Artikel
Geschreven door Robbert Sinoo
Posted on 24-09-2020

Hoe maakt u een efficiencyslag met uw order-to-cash-proces?

49 keer gelezen

Weten met wie u zaken doet
Sinds de uitbraak van de coronacrisis is het actueler dan ooit om te weten met wie u zaken doet en wat de kredietwaardigheid van uw klanten én leveranciers zijn. Vandaar dat de kredietacceptatie binnen het order-to-cash-proces een nog belangrijk onderdeel is geworden. U wilt immers liever vooraf de risicoschatting maken dan achteraf te worden verrast.

Download en lees de Market Outlook Paper:
'De Toekomst van Groothandels'

Tijd- en kostenbesparing
Door deze onzekere tijden zijn kosten- en tijdbesparing eveneens een actueel onderwerp. Mensen werken thuis en dossiers zijn niet voorhanden, waardoor digitalisering noodzakelijk is. Ook binnen het order-to-cash-proces is vaak een grote efficiency mogelijk waardoor risico’s beter gemanaged kunnen worden, er betere inzichten ontstaan en tijd én worden bespaard.

Hieronder zijn twee traditionele verkoopprocessen weergegeven die beide leiden tot foutieve klantdata, interne frustraties en vergeefse sales- en marketinginspanningen (als gevolg van incorrecte data).

Traditioneel aankoopproces (offline)
1. In het acquisitieproces wordt de prospect aangemaakt in het systeem waarbij lang niet alle bedrijfsgegevens worden ingevuld. De offerte wordt uitgebracht en bij acceptatie wordt de order opgemaakt. De prospect wordt hierbij als debiteur aangemerkt. Dit is tevens het moment waarop blijkt dat de bedrijfsgegevens niet correct zijn. Denk bijvoorbeeld aan incomplete entiteitnamen, ontbrekende KVK-nummers en incorrecte adresgegevens. Er moet dan contact opgenomen worden met de klant om de foutieve data te corrigeren, waarna de order opnieuw getekend moet worden. Zodra dat is gebeurd, vindt de kredietacceptatie plaats. Wanneer er aanvullende zekerheden of informatie nodig blijkt te zijn, moet er opnieuw contact opgenomen worden met de klant. De professionaliteit en imago van u bedrijf wordt inmiddels in twijfel getrokken.

2. Traditioneel aankoopproces (webshop)
Wanneer de aankoop via de webshop plaatsvindt, moet het registratie/aanvraagformulier ingevuld worden met daarin alle relevante bedrijfsinformatie zoals bedrijfsnaam, vestigingsadres, KVK-nummer, btw-nummer en dergelijke. Bedrijfsinformatie die dikwijls niet voorhanden is en dus opgezocht moet worden. Er zijn nu drie mogelijkheden:

  1. De klant vult alles netjes in.
  2. De klant vult onvolledige/incorrecte informatie in.
  3. De klant haakt af en koopt niet.

Wanneer er sprake is van mogelijkheid 1 of 2 moet de bedrijfsdata geverifieerd en eventueel gecorrigeerd worden. Een proces dat achteraf plaatsvindt en veel tijd kost. Wanneer de concurrent dit proces beter heeft geregeld, bestaat er een grote kans dat de klant overstapt. Dat de klant afhaakt en niet koopt, moet uiteraard voorkomen worden. Na correctie van de bedrijfsgegevens vindt het hetzelfde proces plaats als bij de offline aankoop.

API
Zoals u ziet vinden in beide processen veel handmatige werkzaamheden plaats welke foutgevoelig zijn en veel tijd in beslag nemen. Door middel van de rechtstreekse koppeling met de database van Graydon kan er een efficiencyslag plaatsvinden. De klant kan zich online gemakkelijk identificeren door de bedrijfsnaam in te voeren en de juiste entiteit te kiezen. Hierna wordt de volledige bedrijfsinformatie dataset via de API verzonden naar de webshop, of systemen van de leverancier. Hierdoor worden alle invoervelden automatisch ingevuld. De velden bestaan onder andere uit NAW, branchecode, SBI, KVK-nummer, btw-nummer, rechtspersoon, aantal werkzame personen en oprichtingsdatum. Daarnaast zijn via de API ook de actuele creditscores beschikbaar ten behoeve van de creditcheck.

First Time Right
Doordat direct de juiste bedrijfsgegevens in het order-to-cash-proces worden ingevoerd, vindt het gehele proces erna veel efficiënter plaats. Risico’s worden nog beter gemanaged en de klant ervaart de professionaliteit van u als leverancier. Dit komt dus ook ten goede van de Customer Journey. Daarnaast worden met correcte klantdata, zoals al eerder hierboven genoemd, veel interne frustraties weggenomen en wordt het analyseren van deze data vergemakkelijkt door de hoge kwaliteit. 

Kredietacceptie & verkoopproces
Idealiter heeft u aan de voorkant van het verkoopproces grip op de kredietacceptatie, juist nu in deze tijden van crisis. Wanneer de relatie geïdentificeerd is en ook de credit scores in de ontvangen dataset zijn inbegrepen, is er direct zicht op de kredietwaardigheid van de relatie in een vroeg stadium van het verkoopproces. Hiermee kunnen vroegtijdig leverings- en betalingscondities besproken worden.

Scoreboard
Door de directe koppeling met de Graydon API kan u op voorhand de potentiële waarde van de prospect bepalen aan de hand van een scoreboard. Wanneer een prospect zich identificeert middels naam of KVK-nummer, wordt via de API direct inzichtelijk in welke (sub-)branche de relatie actief is, hoeveel werkzame personen deze relatie heeft, wat de rechtsvorm is en zelfs wat de kredietwaardigheid is. Het profiel van de beste klanten wordt vastgelegd in het scoreboard. Hierin wordt onder andere weergegeven in welke (sub-)branche de klant actief is en wat de rechtsvorm en bedrijfsgrootte is. Dus zodra een prospect zich aanmeldt en identificeert op basis van naam/KVK-nummer, wordt direct inzichtelijk wat de potentie is volgens het scoreboard. Wanneer de potentie groot blijkt te zijn, wordt onmiddellijk de salesforce ingeschakeld en ingezet volgens de vooraf bepaalde werkwijze binnen het scoreboard. Hiermee benut u de volledige potentie van de prospect en start het order-to-cash-proces zo efficiënt mogelijk.

Datagedreven ondernemen
Nu ook de profielen van de beste klanten inzichtelijk zijn, is het interessant om te weten hoeveel bedrijven in Nederland, of uw regio, actief zijn met een soortgelijk profiel. Zeker in tijden van crisis waarbij klanten wegvallen en targets niet gehaald worden, is het relevant om deze profielen continu te actualiseren. De impact van corona op waardevolle klanten kan immers hoog zijn, waardoor de focus op andere branches noodzakelijk is. Het is daarom belangrijk om precies te weten in welke (sub-)branches uw klanten actief zijn, en in welke branches het marktaandeel groot is waardoor groei vergemakkelijkt wordt. Wanneer u per (sub-)branche of niche precies weet welke bedrijven daarin actief zijn, kunt u gemakkelijk uw marktpositie bepalen én vergroten. Omzet die is weggevallen, kan hiermee gecompenseerd worden.

Zaken als precies weten wie uw klanten zijn, in welke branche zij werkzaam zijn en wat de bedrijfsgrootte is, is juist nu van belang. De vragen die continu gesteld moeten worden:

  1. Wat zijn mijn meest waardevolle doelgroepen?
  2. Wat is de omvang van deze doelgroep(en)?
  3. Wat is mijn marktpositie binnen deze groep(en)?
  4. Hoeveel potentie is er nog en wie zijn dat?

Dit zijn relevante vragen die helpen om inzicht te krijgen in de markt en inzichten die nodig zijn om (groei) doelstellingen te behalen.  

Dus, waarom investeren in uw order-to-cash-proces?
Door het order-to-cash-proces efficiënter te maken, vangt u dus meerdere vliegen in één klap. Er wordt tijd – en dus ook kosten – bespaard. Daarnaast wordt alle klantdata direct correct in het systeem gezet (First Time Right) wat veel interne frustratie en vergeefse sales/marketinginspanningen scheelt. En – last but not least – bent u als onderneming nog meer in staat om datagedeven beslissingen te nemen. Door de beschikbare data te analyseren en te koppelen met andere databronnen, ontstaan interessante inzichten welke kunnen helpen bij het behalen van de doelstellingen. 

Wilt u weten wat Graydon kan betekenen voor uw groothandel? Lees dan onze Market Outlook Paper ‘De toekomst van Groothandels’.