10 tips om te voorkomen dat je met een fout incassobureau in zee gaat

Voor het starten van een incassobureau is geen enkel diploma of vergunning nodig. het inschakelen van het verkeerde incassobureau voor openstaande vorderingen kan vervelende risico’s met zich meebrengen. als je zelf geen interne afdeling hebt die late betaling en non betaling kan behandelen – en vele ondernemingen hebben dit niet –, dan is het een goede beslissing om je vorderingen aan een gekwalificeerd bureau uit handen te geven. maar hoe vind je het juiste bureau? 10 tips.

1. Vraag een referentie

Vraag het bureau om een relevante referentie uit de branche waarin je werkzaam bent. Vraag of je deze kunt bellen om een indruk te krijgen van hun ervaring met het bureau en of ze tevreden zijn met de manier waarop hun incasso’s worden behandeld. Dit is de beste bron die je kan vertellen of je te maken hebt met een betrouwbaar bureau met goede resultaten.

2. Zoek online naar klachten

Gebruik een zoekmachine en typ de naam van het bureau in + “klachten” en bekijk wat je vindt. Bekijk daarnaast of het incassobureau voorkomt op klachtensites zoals TrosRadar, Kassa, Klachtenoplossing en Incassoklachten. Negatieve uitingen online zijn niet bepalend, maar geven wel aan dat je wat meer onderzoek moet doen.

3. Ga voor een specialist

Ga voor een bureau dat ervaring heeft in jouw sector en check of ze ervaring hebben in de B2B of B2C sector. Bekijk ook of je internationale incasso’s kunt indienen, mocht dat relevant zijn.

4. Check het keurmerk

Een goed incassobureau heeft het NVI keurmerk van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen. Hierdoor is de kwaliteit van het incassoproces en daarmee het Maatschappelijk Verantwoord Incasseren gewaarborgd.

5. Controleer álle kosten

Controleer wat de kosten zijn voor het uit handen geven van je vordering en maak een opsplitsing voor het minnelijke en juridische traject. Een goed bureau brengt geen kosten in rekening bij het minnelijke traject. Dit betekent dat je geen behandelkosten en geen provisiepercentage betaalt over de geïncasseerde bedragen. Zorg dat je vooraf weet wat het maximale percentage provisie is over het bedrag van de vordering, mocht een juridisch traject noodzakelijk zijn.

6. Vraag om een kredietrapport

Vraag om een kredietrapport van het incassobureau dat je op het oog hebt. Een goede financiële gezondheid van het bureau aan wie je je vorderingen gaat overdragen, is cruciaal.

7. Check inzicht in de financiële gezondheid

Een goed incassobureau past het traject aan op basis van de financiële gezondheid van je klant en begint met een surseance-, WSNP- en faillisementscheck.

8. Vraag om een demo

De meeste bureaus werken inmiddels zo dat je inzicht hebt in de voortgang van de lopende vordering. Vraag om een demo en bepaal of je hiermee kunt werken. De betere bureaus geven daarbij ook management rapportages met daarin o.a.:

• Aantal en percentage van ingevoerde en ingetrokken zaken
• Rechtstreeks aan u betaalde bedragen
• Aantal en waarde van lopende zaken
• Aantal en percentages van geïncasseerde en niet geïncasseerde zaken
• Rendementspercentages

9. Check de contactmogelijkheden

Is er persoonlijk contact mogelijk met het bureau? Veel kleine nieuwe (online) aanbieders kennen hun eigen klanten niet eens en het lijkt onmogelijk om met hen in contact te komen. Check daarom of er een goede serviceafdeling is en/ of je een persoonlijk accountmanager krijgt toegewezen. Spreek de gewenste contactmomenten af en ook op wiens initiatief deze plaatsvinden.

10. Test

Probeer eerst een bureau voordat je ál je vorderingen in één keer overdraagt