10 tips voor de aanpak van trage betalers

Elk bedrijf weet dat sommige klanten heel snel betalen, dat andere klanten wachten tot de laatste dag en dat er helaas ook klanten zijn die betalen helemaal niet serieus nemen. Mogelijk kunt u deze vertraagde betalingen financieel opvangen. Zo niet, dan kan het desastreuse gevolgen hebben, zeker als het om grote bedragen gaat. Te laat betaald krijgen betekent meestal cashflow problemen - en is dus een kopzorg voor ieder bedrijf, zelfs als het floreert. Het heeft ook een domino-effect. Als een bedrijf zijn leveranciers te laat betaalt, betaalt die leverancier zijn eigen leveranciers op zijn beurt ook later. Het is te stoppen! Hoe grijpt u op tijd in?

Tips voor de aanpak van trage betalers

Uit het State of Small Business Report 2015 van Wasp Barcode Technologies blijkt dat 42% van de onderzochte bedrijven met 11 tot 50 medewerkers hun cashflow als een van hun grootste uitdagingen zien. Daarnaast zegt 21% dat het verkrijgen van voldoende werkkapitaal een groot probleem is. Dus hoe krijgt u uw geld nu op tijd binnen? Tien tips!

1. Controleer de kredietwaardigheid van klanten
Het loont om een kredietcheck van klanten uit te voeren. En misschien zelfs ook wel van hún klanten. U kunt daarmee snel wijzigingen bij klanten detecteren en kunt daardoor proactief inspelen op eventuele financiële problemen. U kunt bij Graydon eenmalig een gratis kredietcheck aanvragen  van een bedrijf naar keuze. U ontdekt daarmee of het bedrijf kredietwaardig is en dus aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. 

2. Motiveer met kortingen en boetes
Elk goed contract geeft duidelijk weer wanneer er moet worden betaald. U kunt uw klant extra stimuleren door het vastleggen van een korting voor eerdere of tijdige betaling - en een boete voor te late betaling.

3. Bepaal wanneer u factureert
Levert u producten, dan is het zeker bij nieuwe klanten of hogere orderbedragen verstandig de helft van een bestelling vooruit te laten betalen en de andere helft bij levering. Levert u diensten, kies dan een vaste dag in de week of maand en factureer altijd op die dag. Uw klanten weten dan waarop ze kunnen rekenen. Wees volledig duidelijk over het factuurbedrag en zorg dat het overeenkomt met een eventuele offerte, zodat er geen vragen kunnen ontstaan.

4. Factureer elektronisch
Het is verrassend dat slechts 36% van de kleine bedrijven via e-mail factureert. Elektronisch factureren maakt betalen eenvoudiger en sneller voor klanten – en dat heeft direct effect op uw cashflow.

5. Praat met uw klant
Het is belangrijk een positieve relatie met uw klanten te houden, dus voorkom slechte (of zelfs gebrek aan) communicatie. Het is ook belangrijk te onthouden dat betalingsachterstanden uw bedrijf ondermijnen en dat het dus echt noodzakelijk is te achterhalen wat er gaande is. Bel eens om erachter te komen waarom de betaling niet op tijd is en om te bespreken of er mogelijkheden zijn. Misschien een compromis of een alternatieve manier om te betalen? In sommige gevallen helpt het klanten enkele dagen voor de betalingstermijn afloopt een vriendelijke herinnering te sturen. Onthoud: de klant is u geld verschuldigd. U hoeft dus nooit te schromen daarover contact op te nemen.

6. Stuur een zorgvuldig geformuleerde aanmaning
Als te late betaling wel héél laat wordt, kunt u een zorgvuldig geformuleerde reeks brieven sturen, bijvoorbeeld na 30, 60 en 90 dagen. Iedere brief moet sterker worden geformuleerd dan de brief ervoor. Het is verstandig deze teksten op te stellen met een jurist, omdat hij of zij weet wat de consequenties van niet-betaling in iedere fase zijn én waarmee u mogelijk kunt ‘dreigen’ als de klant nog steeds niet betaalt. 

7. Zet een gerenommeerd incassobureau in
Incasso klinkt als een laatste redmiddel en niet alle incassobureaus staan bekend om hun voorbeeldige reputatie, maar er zijn goede en professionele incassobureaus die uw openstaande facturen kunnen innen zonder afbreuk te doen aan de zo belangrijke klantrelatie. Het is overigens de moeite waard serieus na te denken over elke klant die u (te) lang op uw betaling laat wachten. Wilt u deze klant in de toekomst eigenlijk nog wel behouden? 

8. Blijf op de hoogte van uw financiën
Zorg ervoor dat u een duidelijk en compleet overzicht heeft van de inkomende en uitgaande geldstromen. U kunt dan veel nauwkeuriger voorspellingen maken en kunt veel beter inschatten wanneer het moment aanbreekt dat u late betalers achter de broek aan moet zitten. 

9. Let extra op met grote bedrijven 
Grote zakelijke klanten zijn vaak trage betalers. Hun starre inkoopvoorwaarden zijn ontworpen om hun eigen cashflow te beschermen - en niet die van u. Let dus extra op het betaalgedrag van deze bedrijven en probeer bij het aangaan van het contract al betalingsafspraken te maken (vaak hebben deze organisaties verschillende betaaltermijnen voor verschillende leveranciers). Om ze toch te verleiden vlot te betalen, kunt u ook boetes en kortingen overwegen (zie tip 2). 

10. Wees op het ergste voorbereid
Soms zijn trage betalers simpelweg niet te voorkomen, hoeveel van de voorgaande tips u ook volgt. Zorg daarom voor een financiële buffer, zodat u trage betalers (of zelfs wanbetalers) kunt opvangen, zonder dat ze een bedreiging voor de voortgang van uw bedrijf vormen. Het zorgt er in ieder geval voor dat trage betalers minder stress veroorzaken.