5 tips om te late betalingen te voorkomen

De meeste bedrijven hebben vooral oog voor hun verkoopcijfers. Dat is logisch: geen verkoop betekent geen inkomsten en geen inkomsten betekent geen reden van bestaan. Maar het traject dat na de verkoop volgt, is minstens even belangrijk.

Na het leveren van goederen en diensten aan een klant, verstuurt u een correcte factuur. Dan volgt de volgende stap: u wacht de betaling af. En dat laatste wordt nog weleens vergeten of verwaarloosd, terwijl het een belangrijk onderdeel is van uw verkoopproces. Wat als het wachten op de betaling van uw verstuurde facturen wel erg lang duurt? In deze blog 5 tips die iedereen kan toepassen om te late betalingen te vermijden.

1. Onderhoud persoonlijk contact met uw klanten 

Bouw om te beginnen een persoonlijke band op met uw klanten. U zult dan merken dat klanten sneller geneigd zijn om facturen correct te betalen. Ook zult u door de goede relatie met uw klanten merken of er een reden is om een factuur later of helemaal niet te betalen.

Heeft u veel klanten, waardoor u niet met iedereen een even goede persoonlijke relatie kunt opbouwen? Zorg dan voor een goede segmentatie via customer scoring. De algemene regel zegt dat 20% van uw klanten voor 80% van uw omzet zorgen. Knoop dus zeker een persoonlijke relatie aan met dat topsegment.

2. Check vooraf de kredietwaardigheid van uw klant, maar zoek ook kansen

Vooraf de kredietwaardigheid van uw klant checken? Gespecialiseerde bureaus beschikken over talrijke bronnen om de volledige kredietgeschiedenis van uw klanten na te gaan. Zij zullen de kleinste indicaties van financiële instabiliteit meteen opmerken. Zo kunt u flexibel omgaan met uw voorwaarden en uitstel van betaling geven aan de klanten die het ook waard zijn.

Houd er ook rekening mee dat de omstandigheden snel kunnen veranderen. Daarom raden wij u aan om uw klanten telkens te checken als ze een nieuwe bestelling plaatsen. Met een beslismodel is dat zo gebeurd. Of plaats hen in een systeem van permanente opvolging, wat vooral nuttig is bij contracten die maandelijks gefactureerd worden. De technieken – predictive analytics – hebben zich inmiddels zo ontwikkeld, dat u nu ook een zicht kunt krijgen op de groeikansen van een zakenrelatie.

3. Wacht niet met uw factuur en wees duidelijk

Het ligt voor de hand dat u correct en tijdig factureert. Doet u dat niet, dan geeft dat de indruk dat de factuur niet zo belangrijk is en dat de klant best even kan wachten met betalen.

Zorg dus voor een duidelijke communicatie om te late betalingen te vermijden. Vermeld op uw factuur de specifieke vervaldatum, zodat duidelijk is wanneer de betaling uiterlijk moet zijn gedaan.

4. Vraag vooraf een deelbetaling of meteen het volledige bedrag

Vroeger hielden bedrijven goederen achter tot de volledige som betaald was. Tegenwoordig is dit niet altijd meer mogelijk en het geeft ook niet meteen een goede indruk. Het lijkt alsof de klant niet welkom is of dat u hem niet vertrouwt. Gezien de moordende concurrentie is dat dus niet zo’n goed idee.

Toch is het best mogelijk, als u goederen of diensten levert waarbij u vooraf kosten moet maken. Dan kan het verstandig zijn om een aanbetaling te vragen voordat u aan de opdracht begint. Daar zal de klant al meer begrip voor hebben. Focus u hiervoor nog wel even op punt 2: u wilt immers een betaling ontvangen voor de geleverde goederen.

5. Stimuleer elektronisch betalen

Gelukkig is elektronisch betalen inmiddels erg gangbaar en bovendien voordelig. U kunt uw geld nog dezelfde dag op uw rekening. Bovendien hoeft u geen tijd of energie te verspillen aan de verwerking van overschrijvingen of cheques. Maar het grootste voordeel? U hoeft geen betalingen in de gaten te houden. Zorg er steeds voor dat uw bankrekeningnummer, uw naam en eventuele referentie vermeld staan op uw facturen.