Artikel
Geschreven door Joris Scheelen
Posted on 04-04-2018

5 tips voor effectief data management

243 keer gelezen

Data speelt een steeds prominentere rol binnen een organisatie. Het geeft inzicht in klanten en in de markt. Om de grote hoeveelheid data aan te kunnen, is er een effectieve datamanagementstrategie nodig. Waaraan moet zo’n strategie voldoen? Enkele tips die u helpen om een datamanagementstrategie vorm te geven.

Data verzamelen betekent kansen benutten

Het verzamelen van data heeft over het algemeen een positieve invloed op uw bedrijf én op uw klanten. Met een datagedreven aanpak krijgt u als organisatie namelijk meer inzicht in het profiel van uw klanten. Hierdoor kunt u beter inspelen op hun behoeften. Andersom ontvangt uw klant relevante boodschappen en oplossingen. U neemt namelijk beslissingen op basis van feiten, waardoor u zinloze strategieën vermijdt en geen nutteloze uitgaven doet.

Belemmeringen voor effectief data management

Toch lopen veel bedrijven in de praktijk kansen en inkomsten mis omdat ze de enorme hoeveelheden data niet kunnen overzien. Typische belemmeringen voor een doeltreffend databeheer bestaan uit:

  • Gegevens die bij een afdeling zijn opgeslagen, maar waar veel collega’s weinig tot geen toegang tot hebben;
  • Een hoeveelheid data die te groot is om te beheren, inzichtelijk te maken en te vertalen naar effectieve acties;
  • Organisaties die nog te stroef zijn om hun processen aan te passen of bij te sturen.

Toch kunt u zelf invloed uitoefenen om maximale winst uit uw data te behalen. Dat doet u aan de hand van een slimme datastrategie, waarbij u rekening houdt met de volgende punten:

1. Bepaal welke data nuttig is

Niet alle data is even nuttig of waardevol. Om data effectief in te kunnen zetten, moet u vooraf bepalen welk type data bruikbaar is voor uw organisatie. Bepaal ook de strategische doelen van uw bedrijf en verzamel op basis daarvan de benodigde data. Zoek daarnaast uit wat hiervan de kosten zijn en wat de toegevoegde waarde is van de data die u gaat verzamelen.

Draag ten slotte zorg voor de kwaliteit van uw data: schoon het regelmatig op, zodat alleen correcte informatie wordt bewaard.

2. Maak de verantwoordelijkheden voor data management duidelijk

Lukraak een grote hoeveelheid data verzamelen? Dat heeft weinig zin: een te grote hoeveelheid data kan IT-systemen in de problemen brengen. Het is daarom beter om van tevoren doelgericht te bepalen hoe u de data gaat inzetten. Daarbij kunt u bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

  • Waar wordt de data opgeslagen?
  • Wie heeft er toegang tot de data en op welke manier?
  • Wie zal de data analyseren?
  • Hoe worden de inzichten toegepast?

Ten slotte stellen grote bedrijven vaak een Chief Data Officer aan, die data management in goede banen leidt.

3. Sla uw data centraal op

In veel organisaties zit data verspreid opgeslagen in verschillende afdelingen en in verschillende systemen. Zo ontstaan er aparte silo’s met data. Vaak communiceren deze silo’s niet met elkaar en is een effectief databeheer niet mogelijk. Uw collega’s en u moeten echter snel toegang hebben tot cruciale informatie om op het juiste moment strategische beslissingen te nemen.

Daarom is het belangrijk dat alle data centraal is opgeslagen. Volg daarvoor de volgende stappen:

  1. Identificeer de verschillende silo’s in uw organisatie. Hier kijkt u dus naar de verschillende plekken waar data onzichtbaar is voor andere afdelingen.
  2. Analyseer de data en bewaar alleen data die correct en nuttig is.
  3. Breng deze data samen op een toegankelijke centrale locatie.

4. Beveilig uw gegevens

Wanneer u uw data op één centrale plek bewaart, is het risico op veiligheidsinbreuken en datadiefstal een stuk groter. Beveilig uw bedrijfsdata dus goed tegen hackers en fraudeurs. Weet ook: cloudsystemen zijn niet per definitie veilig. Vertrouw bedrijfsgevoelige data dus alleen toe aan een betrouwbare provider die de hoogst mogelijke veiligheidsinspanningen levert. Breng ook in kaart waar de mogelijke risico’s op dataverlies zitten en neem alle systemen nog eens kritisch onder de loep.

Een databeschermingsplan helpt met het correct naleven van de GDPR, de Europese verordening rond de bescherming van persoonsgegevens. De GDPR versterkt niet alleen de rechten van de klant, maar treedt ook streng op tegen bedrijven die de wet niet op de juiste manier naleven. 

5. Analyseer data en gebruik de resultaten in uw voordeel

Data verzamelen heeft alleen nut wanneer u de data ook analyseert en gebruik maakt van de inzichten die de data u geven. Het gaat dus niet om het verzamelen van zoveel mogelijke data, maar vooral om wat u ermee doet. Met behulp van predictive analytics voorspelt u toekomstige handelingen en vragen van uw klanten en stippelt u proactieve acties uit. Zoek uit welke analysemethodes voor u relevant zijn en zet de inzichten om in creatieve campagnes die resultaat opleveren.