Artikel
Geschreven door Mattijs van de Weijer
Posted on 10-11-2016

6 stappen om een third party due diligence-beleid te implementeren (2/2)

220 keer gelezen

In onze vorige blog maakte u kennis met de eerste drie stappen om een third party due diligence-beleid uit te stippelen. In dit tweede deel gaan we verder met het stappenplan om de reputatie van uw bedrijf en uw merk te beschermen.

De uitwerking en implementatie van een third party due diligence-beleid hebben we opgesplitst in deze 6 belangrijke stappen. In het eerste deel bespraken we stap 1, 2 en 3. In deze blog bouwen we verder aan uw beleid in de stappen 4, 5 en 6.

Stap 4. Risicobeoordeling

In stap 4 toetst u de risico’s die u loopt aan het risicobeleid dat u hebt opgesteld. U gaat dus over tot risicoclassificatie.

Welke risico’s bent u niet bereid te lopen? Welke gebeurtenissen zouden uw reputatie het ergste kunnen schaden? Welk risico is te klein om te behandelen?

Tegelijkertijd is het interessant om deze beoordeling niet alleen te doen. Betrek zo vroeg mogelijk de andere afdelingen uit uw bedrijf die in contact komen met derde partijen. Denk bijvoorbeeld aan de aankoopafdeling en sales.

Sales legt bijvoorbeeld vaak een lange weg af met onderhandelingen, presentaties geven, reizen om mensen te ontmoeten, ... Het is voor hen balen als ze maanden aan een stuk kosten noch moeite gespaard hebben om een klant binnen te halen die vervolgens een negatieve risicobeoordeling krijgt.

Vergeet hierin niet te overleggen met de afdelingen die een direct contact hebben met de markt. Zo kent de communicatieafdeling de gevoeligheden van de pers, kennen uw juristen de wetgeving en hoe deze kan evolueren en luistert de klantendienst elke dag naar uw klanten. Ook hun oordeel is cruciaal in deze risicobeoordeling.

Stap 5. Onderzoek uitvoeren

Want zodra:

  • meerdere bedrijfsafdelingen betrokken zijn,
  • u een volledige lijst hebt opgesteld van derde partijen
  • de risico’s van een samenwerking beoordeeld zijn

... evolueert u in deze vijfde stap van een versnipperd beleid en losliggende puzzelstukken naar één geïntegreerd beleid

Gelukkig hebt u de integratie en het overleg met uw collega’s uit andere afdelingen al achter de rug. Want deze stap kunt u niet tot een goed einde brengen wanneer elke afdeling zijn eigen beleid heeft.

In deze vijfde stap zet u de derde partijen af tegen uw risicocriteria. U voert een grondig onderzoek, zonder gaten in de informatie te tolereren. Ook in deze stap hebt u zoveel mogelijk transparantie van de derde partijen nodig.

Ga bijvoorbeeld om de tafel zitten met die partijen om de onduidelijkheden op te helderen en extra zekerheid te krijgen. In een volgende stap zullen we zien wat u kunt doen met bedrijven die bijvoorbeeld geen openheid van zaken geven.

Hoe langer de productieketen, hoe meer derde partijen en hoe minder snel het risico bepaald is. Deze stap kan dus behoorlijk complex zijn. Zeker als u ook activiteiten ontplooit in andere delen van de wereld.

Stap 6. Neem maatregelen

In de laatste stap gaat u actie ondernemen om het risico te beperken en zelfs helemaal weg te nemen. Want is dat niet het doel? Dat u alle mogelijke reputatieschade rond uw merk en bedrijf voorkomt?

Stap 6 neemt u na de doorlichting van uw derde partijen, de bepaling van uw risicobeleid en de beoordeling van de risico’s die u loopt.

Er zijn een paar mogelijke acties:

  • U werkt verder met uw leverancier.
  • U gaat met hem of haar rond de tafel om pijnpunten te bespreken en een actieplan uit te werken om deze risico’s weg te werken.
  • U stopt de samenwerking met de derde partij wanneer het risico te hoog is of als er geen transparantie of overleg mogelijk is. Denk maar aan een bedrijf waar corruptie woedt.

Door dit stappenplan te volgen, zorgt u ervoor dat u op lange termijn op een duurzame manier zaken kunt doen, dat u uw merk versterkt en consumenten kunt vertellen over uw duurzaam ecosysteem. Door transparant zaken te doen, met al uw relaties zult u een sterke merknaam ontwikkelen, die kan aantonen haar beleid op orde te hebben. Dit zorgt voor een sustainable beleid dat bijdraagt aan een positieve groei van het bedrijfsimago.