Artikel
Geschreven door Stefan Jorissen
Posted on 02-12-2014

7 tips voor het opstellen van uw Business Continuity Plan

3928 keer gelezen
Werkgeversorganisatie VNO-NCW en het verbond van verzekeraars stellen vast dat de helft van de bedrijven die getroffen worden door een grote brand, deze schade nooit meer te boven komen. De ervaring van verzekeraar Interpolis is dat na een calamiteit ongeveer 40 procent van de bedrijven al in het eerste jaar failliet gaat. Binnen twee jaar na de calamiteit gaat zelfs ruim 60 procent failliet. En dat terwijl deze bedrijven meestal al hun schade vergoed kregen. Wat kunnen we leren van de bedrijven, die niet failliet gaan na een calamiteit? 
 
De praktijk laat zien dat deze bedrijven risicomanagement hoog op de agenda hebben staan en tijd en energie steken in het opstellen en actueel houden van hun Business Continuity Plan (BCP). Deze bedrijven hebben in feite een draaiboek klaarliggen zodat ze precies weten hoe ze bij een calamiteit moeten reageren. Siemens Nederland ondervroeg 461 CEO’s en CFO’s en daaruit blijkt dat bijna 23 procent van de grote bedrijven niet is voorbereid op een calamiteit. Van het MKB heeft 80 procent nog geen Business Continuity Plan.
 
Het grootste probleem bij het opstellen van een Business Continuity Plan is dat ondernemingen vaak niet weten hoe ze moeten starten. In dit blog mijn 7 tips voor het opstellen van uw Business Continuity Plan. 
 

1. Wat is een Business Continuity Plan

Het Business Continuity Plan is een draaiboek waarin wordt vastgelegd welke maatregelen moeten worden genomen direct nadat een calamiteit zich voordoet. Denk hierbij niet alleen aan het voorkomen van slachtoffers, maar ook aan de continuïteit van uw organisatie. Het doel van een BCP is het minimaliseren van de impact van een crisis, calamiteit of andere verstoring van uw dagelijkse processen.  Let op: een BCP focust zich alleen op het garanderen van de bedrijfscontinuïteit na een calamiteit en niet op het voorkomen van de calamiteit. Het voorkomen van de calamiteit is een onderdeel van uw risicomanagementproces. 
 

2. Wat zijn de risicogebieden

De afbakening van uw BCP is van groot belang. Begin met de definitie van een crisis of calamiteit met betrekking tot uw organisatie. U maakt hier een overzicht van gebeurtenissen die uw bedrijfscontinuïteit ernstig in gevaar kunnen brengen.  Kijk naar de meest belangrijke processen en risicogebieden in uw bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie beoordeeld u dus niet de calamiteit zelf maar het effect op uw bedrijfscontinuïteit. Dit zijn een aantal voorbeeld gebieden waar problemen kunnen leiden tot grote rampen. Hierbij kunt u denken aan: 
 
  • Gebouwen  en bedrijfsmiddelen
  • Extremere weersomstandigheden
  • Ketenafhankelijkheid
  • Automatisering en ICT
  • Aansprakelijkheid / Product Recall
  • Politieke besluitvorming
  • Enz 

3.  Bedrijfsnoodplan

Maak actief gebruik van bestaande initiatieven zoals uw bedrijfsnoodplan. In uw bedrijfsnoodplan staat  beschreven wat er moet gebeuren net na een calamiteit. Er moeten voldoende BHV-ers aanwezig zijn die een kleine calamiteit te kunnen bestrijden zoals,  eerste hulp, brand bestrijden, werknemers evacueren en de hulpdiensten inschakelen.  In het bedrijfsnoodplan staan ook de belangrijkste telefoonnummers en acties die genomen moeten worden vermeld. Iedereen in het bedrijf, medewerkers, bezoekers, tijdelijke krachten en leveranciers moeten bekend zijn met uw bedrijfsnoodplan. Iedereen weet dan wat er gebeurt als dit plan in werking treedt. Zorg dat u snel een crisisteam kunt inrichten en dat uw medewerkers goed getraind zijn. 
 

4.    Zoek contact met de leveranciers en uw afnemers

Veel bedrijven zijn onderdeel van een keten.  Doordat meer werkzaamheden worden uitbesteed wordt de keten afhankelijkheid groter. Het kan elke fabrikant overkomen een brand in de productie of het magazijn, failliete leveranciers,  natuurgeweld, problemen met ICT of een recall actie. Het is belangrijk om bij uw leveranciers te informeren naar hun BCP en vervolgens te kijken of uw plannen op elkaar aansluiten. Een bedrijf dat zijn eigen zaken op orde heeft, kan toch in de problemen komen als een ander bedrijf in de keten de zaken niet op orde heeft.  In het uiterste geval kan dit leiden dat u op zoek moet gaan naar een andere leverancier.  Maak daarnaast ook een lijst van belangrijke afnemers en neem contact op met de belangrijkste. 
 
Uit onderzoek van verzekeraar AON blijkt dat veel bedrijven niet voorbereid zijn op een recall actie.
Veel bedrijven zijn onvoldoende voorbereid op een grote recall, blijkt uit analyse van Aon. De kern van het probleem zit voornamelijk in de samenwerking in de productketen. De productketens worden steeds langer en complexer en organisaties blijken niet op de hoogte te zijn van de recall plannen van hun leveranciers en afnemers.
 

5.    Testen, trainen, onderhouden en verbeteren  

Uw BCP is een continu proces.  Testen, trainen, onderhouden en verbeteren is dan ook noodzakelijk.  Een oefening of test toont aan of de maatregelen die u op papier hebt gezet ook werken. Alle procedures, ook die afgesproken zijn met uw leveranciers en afnemers, moet u testen. Alleen zo weet u zeker of ze goed werken. Uw onderneming is een dynamisch geheel. Als uw BCP niet mee verandert of ingeoefend is, is het al snel niet meer actueel en daarmee zo goed als waardeloos.
 

6.    Crisiscommunicatie is belangrijk 

Dit draaiboek kan reputatieschade verminderen bij eventuele negatieve publiciteit na een calamiteit. Het advies is om de communicatie met de media zoveel mogelijk via één persoon te laten lopen. Stel ook interne Social Media richtlijnen op zodat het bewustzijn van uw medewerkers wordt vergroot en de kans op imagoschade na een calamiteit wordt verkleind. 
 

7.     Houd uw bank  en verzekeraar op de hoogte

Laat uw bank en verzekeraar weten welke maatregelen u getroffen heeft in het kader van uw BCP. Een calamiteit kan immers al snel zorgen voor problemen op financieel gebied. Uw verzekeraar moet bij een gedekte gebeurtenis uw schade vergoeden en heeft er dus belang bij dat uw BCP voldoende functioneert. Uw verzekeraar zal daarom graag bereid zijn om u te helpen bij het opstellen van uw BCP.  Als uw financier weet dat uw onderneming een gedegen BCP heeft en weet hoe uw verzekeraar hiermee omgaat dan zal uw financier eerder geneigd zijn uw kredietmogelijkheden te verruimen na een calamiteit.
 

Meer lezen over dit onderwerp? Ga direct naar ons download center en download gratis de ePaper: 6 lessen na een faillissement!
Download het eBook!