Artikel
Geschreven door Stefanie de Vos
Posted on 17-04-2019

8 redenen om uw debiteurenportefeuille te monitoren

124 keer gelezen

Het startpunt van goed credit management is een solide klantacceptatiebeleid. Elke nieuwe klant wordt getoetst aan de hand van betrouwbare kredietinformatie. De financiële afdeling kan hiermee zinvolle adviezen geven over het kredietlimiet en de leveringsvoorwaarden. Maar een valkuil in het credit management proces is dat bedrijven geen beleid hebben hoe ze omgaan met bestaande klanten. Met andere woorden: de debiteurenportefeuille wordt niet gemonitord. En dat is gevaarlijk. Dat een bedrijf er een jaar geleden goed voor stond, zegt immers niets over de situatie vandaag de dag. Het zijn vaak juist de bestaande (grote) klanten die zorgen voor problemen en zij hebben veel impact op de uw DSO en cashflow. Andersom leidt het niet monitoren van uw klanten ook tot gemiste kansen: als verkoop een order plaatst voor 1/6 van het gestelde limiet, dan weet de financiële afdeling dat er meer in zit. Zo kan finance aansturen op meer omzet en winst. Daarom in dit blog 8 redenen om uw debiteurenportefeuille te monitoren.

1. De financiële situatie kan verslechteren

De eerste reden is voordehandliggend. De financiële situatie van uw klant (of leverancier) kan namelijk verslechteren. Gaat het mis bij een grote klant? Dan kan dat ook uw bedrijf in de financiële problemen brengen. Daarom is het cruciaal dat bedrijven minimaal hun grote of strategische zakenrelaties 24 uur monitoren. Met de Graydon Monitoring Tool wordt u automatisch up-to-date gehouden bij veranderingen. Dat moet u zien als een soort alarmsysteem; zodra er iets negatiefs of juist iets positiefs in de financiële situatie van het bedrijf verandert, krijgt u hier melding van.

Zo besloot Stichting Portaal al in 2011 om de portefeuille te monitoren. “We krijgen nu eerder signalen dat het niet goed gaat met een bedrijf, dus kunnen wij actie ondernemen. Zo kiezen wij soms bijvoorbeeld om de opdracht ‘in stukjes te hakken’, zodat we het risico verlagen. Zien we een faillissement aankomen, dan hebben we de kosten dubbel en dwars terugverdiend,’ aldus Joost Wools van Stichting Portaal.

2. Het moederbedrijf staat er niet goed voor

Het staat regelmatig met grote koeienletters in de krant: ‘Door failliet moederbedrijf, nu ook bedrijf X in noodweer’. Hoewel uw relatie misschien financieel gezond is, kan het ook in de problemen komen door een wankelend moederbedrijf.

Door uw debiteurenportefeuille te monitoren, krijgt u niet alleen meldingen over de situatie bij uw eigen relatie. Ook krijgt u updates wanneer er opvallende zaken spelen bij gelieerde bedrijven.

3. U laat kansen liggen bij groei

Kredietinformatie heeft niet alleen als doel om risico’s te beperken. Inzicht in bestaande klanten zorgt ook voor commerciële kansen. Wanneer u als financiële afdeling signaleert dat verkoop een order plaatst voor ⅙ van het gestelde limiet, dan weet u dat er meer in zit.

Deze informatie laat dus zien dat er mogelijk cross- of upsell mogelijkheden zijn. Het is een algemeen gegeven dat een bestaande klant behouden 7x effectiever is dan nieuwe klanten werven. Uit onderzoek blijkt verder dat de winstgevendheid van bedrijven met 25% tot 95% kan toenemen als ze 5% meer klanten behouden.

Met andere woorden: door adviezen te geven over groeikansen bij bestaande klanten, kan de financiële afdeling meehelpen aan het vergroten van de bedrijfsomzet en zichzelf positioneren als strategisch partner.

4. U kunt uw DSO verbeteren

Voor veel financiële afdelingen is de DSO een belangrijke graadmeter voor hun debiteurenbeleid. Om het geheugen nog even op te frissen; DSO staat voor ‘Days Sales Outstanding’ en geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voor een bedrijf de factuur betaald krijgt, nadat een dienst of product is geleverd. Vaak is de financiële afdeling gemoeid met het managen van de DSO, maar steeds vaker houdt de verkoopafdeling zich ook bezig met de DSO-ratio. Een goede DSO zegt dat u snel uw geld krijgt, zodat uw cashflow gezond is en u dit geld direct kunt gebruiken voor investeringen of het betalen van eigen leveranciers.

Door uw (belangrijkste) klanten te monitoren, kunt u tijdig ingrijpen. Gaat het minder goed met een klant? Dan kunt u een gesprek aangaan over deelleveringen, zodat u minder risico loopt en uw DSO laag kunt houden.

Tip: heeft u toch openstaande facturen? Zorg dan dat u de facturen voornamelijk telefonisch incasseert. Telefoontjes kunnen minder makkelijk genegeerd worden dan een brief of mail. Lees hier meer over telefonisch incasseren of andere tips om wanbetaling te voorkomen.

Kijk ook eens naar Graydon Ledger Management. Hiermee ziet u direct welke klanten uw betaaltermijn overschreden hebben en welke klanten of klantgroepen een risico vormen voor uw DSO en cashflow.

5. U krijgt minder dubieuze debiteuren

Een laat betalende klant kunt u nog managen, door achter de factuur aan te bellen. Maar bij een faillissement of een noodlijdend bedrijf kunt u helaas vaak fluiten naar uw geld. Het gemiddeld percentage van oninbare rekeningen ligt rond de 3%. In zo’n geval moet u een factuur gaan ‘afschrijven’ en moet u dit opnemen in de administratie als ‘dubieuze debiteur’. Dit drukt uiteraard op de winst, dus u wilt afschrijvingen zoveel mogelijk voorkomen.

Door uw debiteurenportefeuille te monitoren kunt u het percentage dubieuze debiteuren dat u per jaar moet afboeken flink verlagen. U ziet een faillissement namelijk al maanden van te voren aankomen.

Naast de Monitoring Tool van Graydon zijn er ook andere signalen waaraan u een dreigend faillissement kunt herkennen, zoals het betaalgedrag richting uw organisatie, wisselende bestellingen en een hoog personeelsverloop. Leg uw interne data en analyse naast de externe data van Graydon en u krijgt een 360 graden klantbeeld.

Moet u toch dubieuze debiteuren afboeken? Lees dan hier hoe u dat doet.

6. U heeft een betere cashflow

De cashflow (ook wel kasstroom) is een belangrijk meetinstrument om de financiële positie van uw bedrijf te bepalen. Niet voor niks worden snelgroeiende bedrijven gewaarschuwd om hun cashflow positie goed in de gaten te houden.

Cashflow bestaat simpel gezegd uit de volgende rekensom:

Cashflow = inkomende geldstroom – uitgaande geldstroom

Wanneer een klant de rekening niet (op tijd) betaalt, krijgt u minder inkomende geldstromen. Wanneer uw uitgaande geldstromen vervolgens wel toenemen, dan moet u mogelijk lenen om aan uw eigen verplichtingen te kunnen voldoen. En dat kost geld. Is uw cashflow uit balans? Dan komt u dus snel in een negatieve spiraal. Door (in ieder geval) grote orders te monitoren, kunt u snel handelen wanneer er negatieve of juist positieve signalen zijn.

Lees meer over hoe u uw cashflow kunt verbeteren.

7. U kunt klanten gaan segmenten

Door uw belangrijkste, grootste of meest risicovolle klanten te monitoren, kunt u een eerste stap zetten in klantsegmentatie. Klantsegmentatie in credit management is een belangrijke bouwsteen om uw financiële resultaten verder te verbeteren.

Met klantsegmentatie deelt u uw debiteurenportefeuille in in verschillende groepen, bijvoorbeeld van ‘hoog’, ‘midden’ tot ‘laag risico’. Of in ‘start-up’, ‘mkb’ en ‘grote organisatie’. Welke criteria u ook kiest, voor elke groep kunt u dan een ander plan van aanpak en beleid kiezen. Bij een start-up met veel groeipotentieel, maar weinig financiële middelen kunt u bijvoorbeeld de teugels voor de betalingstermijn iets laten vieren, om daar vervolgens in de toekomst van te profiteren.

Met de Graydon Monitoring Tool kunt u (uw belangrijkste) klantgroepen vervolgens goed in de gaten houden.

Wilt u nog een stapje verder gaan met klantsegmentatie? En altijd inzicht hebben in welke klanten en klantgroepen het betalingstermijn overschrijden en een risico vormen? Kijk dan ook eens naar Graydon Ledger Management.

8. U gaat van reactief naar proactief credit management

Door uw klanten te monitoren groeit credit management van reactief naar een proactieve afdeling. In plaats van alleen klanten te checken die binnenkomen, kunt u te allen tijde het management en de commerciële afdeling voorzien van adequate adviezen over groeikansen en risico’s.

Vinden er alarmerende wijzigingen plaats, dan kunt u tijdig bijsturen in het aanmaningsproces of in gesprek gaan over deelleveringen of extra rente bij late betalingen.

Zo groeit de finance afdeling naar een adviseursrol. Bij credit management komt immers alles samen: de prijs, de marge, de DSO en de groeiverwachting van klanten. Dit stelt de financiële afdeling in staat om input te geven over welke klantsegmenten het meeste opleveren en welke juist het meeste risico vormen. 

Monitoring stelt u in staat die adviseursrol toe te eigenen.  

Tot slot

Goede bedrijfsinformatie leidt tot meer inzicht in de groeikansen en risico’s voor organisaties. U wilt betrouwbare informatie en slimme scores die het toekomstige verloop van bedrijven kunnen voorspellen. En die informatie wilt u het liefst zo makkelijk mogelijk voorgeschoteld krijgen.

Graydon Insights, ons vernieuwde platform, voldoet aan al die eisen. Door verbeterd gebruiksgemak en een moderne look & feel krijgt u in een oogopslag al uw kansen en risico’s in beeld. U kunt proactief handelen, doordat Graydon Insights voorspellende scores geeft over de Groeiverwachting en de Kans op opheffing van bedrijven. Bovendien kunt u klanten gemakkelijk segmenteren en monitoren.

Wilt u nog een stap verder gaan en uw klantacceptatiebeleid en monitoring geheel of gedeeltelijk automatiseren? Dan kan dat ook met Graydon API en het Graydon Decision Model. Graydon Insights biedt voor elke data-behoefte een passende oplossing.