Artikel
Geschreven door John Swaab
Posted on 25-01-2019

Acht tips voor strategisch leveranciersmanagement binnen woningcorporaties

202 keer gelezen

Nederlandse woningcorporaties staan de komende jaren voor grote maatschappelijke opgaven, zoals het bouwen van een groot aantal nieuwe woningen en het renoveren en verduurzamen van bestaande huizen. Voor het realiseren van deze opgaven zijn de corporaties sterk afhankelijk van aannemers en leveranciers. Maar hoe zorgt u ervoor dat u als woningcorporatie met de juiste partijen in zee gaat? In dit blog helpen wij u op weg met acht praktische tips voor strategisch leveranciersmanagement.

Schaarste in de bouwsector

De bouw in Nederland floreert, constateerden we eerder. Veel aannemers hebben hun werkplanning goed gevuld en gaan niet meer op elke aanbesteding in. Positief voor bouwbedrijven, maar een uitdaging voor woningcorporaties. Om de continuïteit van noodzakelijke nieuwbouw- en renovatieprojecten toch te kunnen garanderen, willen woningcorporaties het liefst langjarige contracten afsluiten met aannemers en leveranciers. Maar aan langdurige contracten zijn ook risico’s verbonden.

Wat als een leverancier failliet gaat? Of als uw woningcorporatie wordt beschuldigd van belangenverstrengeling, omdat het bestuur ‘toevallig’ ook in het bestuur zit van de leverende partij. De forse uitdagingen en investeringen waar woningcorporaties de komende decennia voor staan, vragen dan ook om strategisch leveranciersmanagement. Niet alleen om te voorkomen dat projecten vertraging oplopen, maar vooral om reputatieschade te voorkomen.

 

Het belang van leveranciersmanagement

Om de komende decennia voldoende betaalbare en duurzame huurwoningen te kunnen aanbieden, zijn woningcorporaties meer dan ooit afhankelijk van strategische leveranciers. Wanneer een bouwbedrijf failliet gaat en een project stil komt te liggen, kunnen de gevolgen zeer ingrijpend zijn. Denk aan het moeten vinden van een andere aannemer en het opnieuw onderhandelen over prijzen, maar ook aan onbegrip en klachten van ontevreden huurders en negatieve publiciteit.

In de nasleep van de economische crisis is het maatschappelijk vertrouwen in de sector nog altijd broos. Wat als een toezichthouder ontdekt dat u als woningcorporatie zakendoet met een dubieuze leverancier? Of als u bijvoorbeeld door een ijverige journalist beschuldigd wordt van belangenverstrengeling? Om financiële risico’s en de kans op imagoschade te beperken, zou leveranciersmanagement zorgvuldig ingebed moeten zijn in de bedrijfsvoering van elke woningcorporatie.

 

Tips voor strategisch leveranciersmanagement

Voor woningcorporaties is gedegen leveranciersmanagement cruciaal om de komende jaren te kunnen voldoen aan de maatschappelijke opgaven waar zij voor staan. Met de volgende acht tips kunt u als woningcorporatie zelf aan de slag.

1. Blijf objectief
Als woningcorporatie bent u waarschijnlijk geneigd om aannemers te selecteren uit de regio. Bekende namen wellicht, waar u een goed gevoel bij heeft. Zorg echter dat het sentiment niet de overhand krijgt, maar blijf objectief bij de selectie van leveranciers. Voer altijd een gedegen screening uit.

2. Voorkom dat een leverancier te afhankelijk wordt
Leveranciers werken graag voor (semi-)overheidsorganisaties, zoals woningcorporaties. Daardoor ligt het gevaar op de loer dat een leverancier te afhankelijk wordt. Zorg dat u als corporatie bij voorkeur verantwoordelijk bent voor maximaal 20 tot 25 procent van de omzet van een leverancier. Controleer dit aan de hand van jaarrekeningen via Graydon, of door de omzet over de afgelopen drie jaar op te vragen bij bij uw leverancier.

3. Voorkom belangenverstrengeling
Ga na hoe een leverancier bij uw woningcorporatie in beeld is gekomen. Heeft een werknemer wellicht persoonlijke of zakelijke banden met een leverancier? Wees bedacht op mogelijke belangenverstrengeling.

4. Bepaal per leverancier uw strategie
Maak gebruik van een leveranciers- of inkoopmodel om inzicht te verwerven in uw leveranciers. Breng uw inkoopuitgaven in kaart met behulp van een spend-analyse. Verwerf inzicht in uw leveranciers met de Kraljic-matrix en de Dupont-analyse.

We nemen de Kraljic-matrix als voorbeeld. Aan de hand van deze matrix kunt u uw leveranciers indelen. De Kraljic-matrix maakt onderscheid in vier soorten producten op basis van inkooprisico en invloed op het financiële resultaat:

  • strategische producten,
  • hefboomproducten,
  • knelpuntproducten
  • en routineproducten.

Voor woningcorporaties zijn routineproducten bijvoorbeeld kantoorartikelen. Hefboomproducten kunnen contracten zijn met onderhoudsbedrijven. Bepaalde software kan een knelpunt product zijn. Strategische leveranciers zijn bijvoorbeeld bouwbedrijven binnen de duurzame markt.

Vanwege het hoge risico verdienen leveranciers van strategische producten bijzondere aandacht. Screen en monitor deze leveranciers bijzonder zorgvuldig, maak duidelijke afspraken en blijf in gesprek, maar probeer ook het risico te spreiden door met andere leveranciers te gaan praten.

Kraljic Matrix leveranciersmanagement.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Screen en monitor leveranciers
Hoe goed kent u uw leveranciers daadwerkelijk? Zorg voor een gedegen screening en monitoring. Let bijvoorbeeld op de kans op faillissement, betaalgedrag, uitbestedingsrelaties, wisselingen in het bestuur, wisselingen van aandeelhouders, berichtgeving in de media en eventuele betrokkenheid van de bestuurders bij faillissementen. Blijf waakzaam voor subjectiviteit.

6. Sluit langdurige overeenkomsten af
Onder invloed van de schaarste in de bouwsector zijn langjarige overeenkomsten met aannemers en leveranciers gemeengoed geworden. Langdurige contracten kunnen een goed middel zijn om de continuïteit van projecten te bewaken, maar vereisen een zorgvuldige selectie van de partijen met wie u als corporatie een relatie aangaat.

7. Zorg voor risicospreiding
Spreid uw risico’s door relaties aan te gaan met meerdere leveranciers voor dezelfde producten of diensten. Stel een grens aan het percentage van uw omzet waarvoor u onafhankelijk bent van één leverancier. Gaat een leverancier onverhoopt failliet? Dan is de schade beperkt en kunt u terugvallen op uw andere relaties.

8. Kijk ook naar kansen
Met een screening van uw leveranciers ontdekt u niet alleen welke relaties een risico vormen, maar ook hoe leveranciers er financieel voor staan en hoe zij presteren ten opzichte van hun concurrenten. Deze inzichten bieden niet alleen kansen om met de juiste leveranciers in zee te gaan, maar ook om betere voorwaarden te bedingen. Denk aan snellere levertijden, lagere kosten en een hogere kwaliteit.

 

Zelf aan de slag?

Wilt u als woningcorporatie uw leveranciersmanagement zorgvuldig aanpakken? Verwerf strategische inzichten in uw leveranciers met de Graydon Leveranciersanalyse. Denk aan financiële inzichten, maar ook inzichten in bijvoorbeeld negatieve berichtgeving, wisselingen in het bestuur en imago risico’s, zoals de kans op fraude en faillissementen. Ontdek niet alleen welke leveranciers een reputatie- of financieel risico vormen, maar ook hoe leveranciers presteren ten opzichte van elkaar, van de markt en van de totale groeiverwachting. Aan de hand van deze waardevolle inzichten kunt u per leverancier een passende strategie bepalen en strategisch leveranciersmanagement inbedden in uw organisatie.

 

Meer weten?

Wilt u meer informatie over de Graydon Leveranciersanalyse? Ontdek wat wij voor u kunnen betekenen. Wilt u op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen binnen de woningcorporatiesector? Bekijk dan deze specifieke pagina, speciaal voor woningcorporaties.