Begroting en businessplan hand in hand

Ieder Financieel Directeur, iedere CFO, Controller en wat dies meer zal het wel herkennen: het seizoen van de budgettering voor volgend jaar is weer begonnen. Nog voor de zomermaanden de planning opstellen en communiceren, de uitgangspunten voor het budget vaststellen & de templates opmaken om alle divisies op een vlotte manier de gevraagde informatie te kunnen laten leveren.

Ook bij Graydon zijn we weer begonnen. Het streven voor dit jaar was om nadrukkelijker een relatie te vinden tussen het budget en de strategische uitdagingen waar wij voor staan. Want – en ook dit zullen veel lezers herkennen – het risico om de kosten en de omzet van vorig jaar als uitgangspunt te nemen is altijd groot.

Om dit te bewerkstelligen hebben wij de verschillende organisatorische eenheden gevraagd een businessplan op te stellen voordat we daadwerkelijk beginnen aan het budget. ‘Wacht even’, zult u denken. ‘Toch niet van die pakken papier van 60 kantjes met eindeloze analyses van de wereld?’ Neen, dat is nadrukkelijk niet de bedoeling.

De uitdaging die wij onze lijnmanagers hebben meegegeven, is het formuleren van 15 à 20 strategische doelstellingen (financieel, markt en klant, processen & leren en groeien) om die vervolgens onderling met elkaar in relatie te brengen. Daarnaast is een korte inschatting van de huidige stand van deze doelstellingen gevraagd.  En we willen weten welke initiatieven en projecten er in de komende periode worden ontplooit om deze doelstellingen te bereiken. Dit kunnen grootschalige projecten zijn met een hoge investering, maar ook kleinere aanpassingen zoals een extra FTE op een afdeling of een training voor een bepaalde groep mensen. Aan deze initiatieven wordt vervolgens een verantwoordelijke én een budget toegekend.

Met deze eenvoudige verbinding tussen strategische doelstellingen, initiatieven, kosten & opbrengsten, worden managers ‘gedwongen’ een budget op te stellen dat gekoppeld is aan de strategie. Ook wordt een bespreking over het budget direct zinvoller.

Een discussie over ‘kosten die omlaag moeten en opbrengsten die omhoog moeten’ ervaart men vaak als frustrerend. Een discussie over wat er moet gebeuren om de strategie te realiseren en de consequenties die dat voor het budget heeft, heeft betekenis en geeft energie.