Btw terugvragen bij oninbare vorderingen

Dubieuze debiteuren, oninbare vorderingen – ze horen bij het zakendoen. Als het u overkomt dat een klant een factuur niet betaalt, vergeet dan niet uw vooruit betaalde btw terug te vragen bij de belastingdienst. Als u uw btw terugkrijgt, is dat een kleine pleister op de wond. De kans dat uw aanvraag wordt ingewilligd, is groter als u de juiste procedure volgt.

Oninbare vorderingen

Als u uw klant een factuur stuurt, betaalt u de btw direct aan de belastingdienst. Is het bij uw financiële afdeling ingeregeld dat u deze btw van de belastingdienst terugvraagt als deze factuur een oninbare vordering wordt? Zo niet, dan is het verstandig hieraan aandacht te besteden. Dubieuze debiteuren kosten u immers minder geld als u in ieder geval uw btw terugkrijgt. Natuurlijk zijn er ‘trucs’, zoals het verrekenen van de btw met (interne) creditfacturen of het achteraf boeken van prijsverlagingen. Wettelijk is dit echter niet toegestaan - u kunt er zelfs een boete voor krijgen van de belastingdienst. Hoe zet u dan wél een legale procedure op voor oninbare vorderingen? 

1. Dien een verzoek voor btw-teruggaaf in
Het is belangrijk dat u uw verzoek schriftelijk bij de belastingdienst indient. Daarop moeten in ieder geval onderstaande gegevens staan vermeld. Omdat deze waarschijnlijk op de bewuste factuur staan, kunt u een kopie van de factuur meesturen met uw verzoek:

•    naam en adres van uw debiteur
•    datum en nummer van de oninbare factuur
•    het bedrag van de oninbare factuur
•    het btw-bedrag dat u terugvraagt (eventueel met een kopie van de btw-aangifte)

2. Maak aannemelijk dat de vordering oninbaar is
De eerste stap is eenvoudig. De tweede stap wordt iets lastiger, omdat u aannemelijk moet maken dat het werkelijk om een oninbare vordering gaat. U moet dus documenten meesturen waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet gaat betalen. Als uw klant failliet is (wat in de meeste gevallen de reden is waarom facturen oninbaar worden), kunt u wachten op een verklaring van de curator waarin staat dat u geen uitkering uit de failliete boedel ontvangt. Gelet op het punt hierna (de tijdsfactor) hoeft dit echter niet. U kunt de oninbaarheid al veel eerder aannemelijk maken met een document waarin uw incassobureau aangeeft dat de vordering oninbaar is. Zelfs een brief van uw debiteur waarin staat dat hij niet betaalt, is al voldoende. 

3. Wacht niet te lang
Als u te lang wacht met het indienen van uw verzoek voor btw-teruggave, loopt u het risico dat de belastingdienst uw aanvraag afwijst. Dien uw verzoek daarom in binnen één maand vanaf het moment dat duidelijk is dat uw debiteur niet betaalt. In de meeste gevallen is dat al ruim voor een debiteur officieel failliet wordt verklaard. 

En bij een factoorovereenkomst?

Heeft u een factoorovereenkomst, dan heeft een andere ondernemer uw vorderingen overgenomen. Krijgt hij te maken met dubieuze debiteuren en blijken de facturen oninbaar, dan mag de factoor zelf de btw terugvragen. De enige voorwaarde is dat u de factoor hiervoor machtigt, bijvoorbeeld door het verzoek voor teruggaaf mede te ondertekenen. Uiteraard geldt óók voor de factoor dat hij de juiste documenten en argumentatie op tijd moet aanleveren.

Meer informatie

Wilt u meer weten over dubieuze debiteuren en oninbare vorderingen? Lees dan ook deze e-paper.

Download de e-paper hier