Artikel
Geschreven door Frans van den Heuvel
Posted on 27-01-2016

Credit management 3.0.: verlaat uw eiland, neem het voortouw

172 keer gelezen

Boze tongen beweren wel eens dat credit managers aan het afvoerputje van de onderneming staan. Anders gezegd: alles wat er tijdens het verkoopproces fout loopt, mogen zij oplossen. Een te late levering of producten van mindere kwaliteit? De kans is groot dat de klant op de rem gaat staan en de betaling van zijn factuur uitstelt. Het is dan aan het credit management om puin te ruimen.

Die curatieve aanpak zie je vandaag de dag nog te vaak. Debiteurenbeheer in de strikte zin van het woord beperkt zich dan tot het aanmanen van slechte betalers. Hoe dat komt? Veel bedrijven staren zich, onder druk van een dominante salesafdeling, bijna uitsluitend blind op verkoops- en omzetcijfers.

Van defensief naar preventief

Toch zien we de laatste jaren een kentering, waar de economische crisis zeker een rol in heeft gespeeld. Die heeft namelijk gezorgd voor een sense of urgency. Bedrijven maken meer werk van preventie, credit management werkt preventiever. Credit managers houden potentiële klanten tegen het licht. Ze proberen mogelijke betaalproblemen van tevoren op te merken door bijvoorbeeld de kredietwaardigheid te onderzoeken. Waarom zou u immers in zee gaan met ondernemingen die er een slecht betaalgedrag op nahouden?

Toegegeven: de omslag van defensief naar preventief is makkelijker gezegd dan gedaan. Toch is de opbouw van een modern credit management geen hogere wiskunde. Met een goed uitgestippeld strijdplan komt u al een heel eind.

Deze stappen zetten een modern credit management in de steigers

  • Analyse huidige situatie
    Een grondige analyse van uw huidige situatie is een eerste logische stap. Welke inspanningen verricht uw credit management en wat levert het u allemaal op? Wie zijn uw klanten, waar zitten de problemen? Ga heel precies na hoeveel tijd u besteedt aan elke klant. Dat kan tot vreemde conclusies leiden. Slechte klanten eisen bijvoorbeeld meer aandacht op dan goede, de omgekeerde wereld dus. Draai uzelf geen rad voor de ogen, maar maak deze oefening open en eerlijk. U kunt er alleen maar baat bij hebben.

     

  • Concrete doelstellingen bepalen
    Bepaal daarna uw doelstellingen. Wees daarbij zo concreet mogelijk, al is dit niet zo evident als het lijkt. Heel wat bedrijven willen gewoon dat het geld zo snel mogelijk binnenkomt. Een duidelijke eis, maar mag het iets minder vrijblijvend? Waarom zou u als debiteurenbeheerder niet hoger mikken en specifiekere doelstellingen formuleren? Bijvoorbeeld: in één maand tijd het debiteurensaldo terugdringen van 1.000.000 euro naar 900.000 euro. Of een klant ervan overtuigen binnen 30 in plaats van 45 dagen te betalen, door hem een bonus toe te kennen.

     

  • Goed werkende debiteurensoftware
    Nu u toch bezig bent: maak werk van een goed werkende debiteurensoftware. U slaat twee vliegen in één klap. Software garandeert u enerzijds een strikte opvolging van slechte betalers. Anderzijds is het ook een prima aanleiding om uw processen te stroomlijnen met andere KPI’s. Het dwingt u tot nadenken, omdat u eerst moet bepalen met welke parameters die software rekening moet houden. Credit managers moeten bepalen wanneer de knipperlichten van de software gaan branden en welke actie daarop volgt. 

Bijvoorbeeld: vijf dagen na de vervaldag automatisch een aanmaning verzenden. Verlies het menselijke aspect echter nooit uit het oog. Automatisch gegenereerde aanmaningen hebben niet altijd het gewenste effect. Een persoonlijk telefoontje naar uw klant kan wonderen doen, ook in het digitale tijdperk.

Gebruik de software ook om uw klanten te scoren. Met andere woorden: segmenteer uw klanten aan de hand van criteria zoals omzet of kredietwaardigheid, om kansen te ontdekken.

  • Conform uw bedrijfsimago
    De aanpak van uw credit management moet ook passen bij uw bedrijfsimago. Veel ondernemingen leggen hun klanten in de watten. Een keiharde incassopolitiek kan dan al die inspanningen teniet doen. Een samenhang met alle andere bedrijfsdoelstellingen is dus wenselijk. En daar schuilt meteen het grootste gevaar: Credit management bevindt zich in te veel ondernemingen nog op een eiland. Vooral tussen finance en sales gaapt er een grote kloof.

Het moderne credit management mag zich dus niet uitsluitend gebaseerd zijn op regeltjes en procedures. Credit managers moeten naar buiten treden en iedereen meekrijgen, van sales tot productie. Een bedrijf is een gemeenschappelijk project, met continuïteit, winst en rentabiliteit als belangrijkste streefdoelen. Iedere medewerker zou hiervan doordrongen moeten zijn. Vergelijk het met klantvriendelijkheid, een houding die niemand in vraag stelt. Dat bewustzijn moet verder rijpen. Waarom zou de credit manager hier niet het voortouw nemen?

Meer weten?

Wilt u meer weten over modern credit management? Download dan het handboek voor de moderne credit manager en leer alles over de trends in credit management en hoe u deze trends kunt volgen.

Download hier het handboek voor de moderne credit manager