Artikel
Geschreven door Mattijs van de Weijer
Posted on 19-08-2014

Customer due diligence stappenplan: snel en efficiënt voldoen aan wetgeving

1294 keer gelezen

Customer due diligence stappenplan

Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van het WWFT 10-stappenplan dat is verschenen in het Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) ( (2013) door B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en N. Roetert-Steenbruggen.

Om de integriteit van het financiële stelstel te waarborgen en witwassen en financiering van terrorisme te voorkomen, zijn bepaalde instellingen sinds 2008 wettelijk verplicht om de identiteit van klanten vast te stellen en ongebruikelijke transacties te melden. Voldoen aan wet- en regelgeving is vaak tijdrovend en complex. In dit blog presenteer ik het Tilleman/Snijder-stappenplan om snel en efficiënt te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), zonder in te boeten op kwaliteit van uw business.  

WWFT stappenplan als leidraad voor beleid.  

Dit 10-stappenplan kunt u gebruiken als leidraad om een goed beleid op te zetten voor de naleving van de Wwft. Ook kunt u aan de hand van deze leidraad toetsen of uw huidige beleid op orde is. De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, BFT en Belastingdienst Bureau WWFT houden toezicht op de naleving van de Wwft. Wanneer u dit stappenplan doorloopt en zorgvuldig documenteert, kunt u bij een controle aantonen dat u zich inspant om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. De wet is hierin leidend, echter biedt dit stappenplan een korte en snelle leidraad. 

Stap 1. Bepaal of de Wwft op u van toepassing is.

Valt u onder de Wwft? Aan de hand van het begrip ‘instelling’ wordt in artikel 1 van de Wwft opgesomd welke partijen onder de deze wet vallen. De wet is onder meer van toepassing op banken, verzekeraars, beleggingsinstellingen, administratiekantoren, accountants, belastingadviseurs, trustkantoren, advocaten en notarissen. Bekijk het overzicht van meldingsplichtige instellingen van Financial Intelligence Unit (FIU)-Nederland.

Stap 2. Vraag iedere klant voor aangaan zakelijke relatie naar identiteitsgegevens.

Met wie gaat u zakendoen? Vraag uw cliënt naar zijn persoonsgegevens, leg deze vast en bewaar ze (artikel 33, Wwft). De identiteit moet worden vastgesteld voordat er een transactie wordt uitgevoerd. Deze gegevens maken een adequate en onderbouwde risicobeoordeling mogelijk. Bij de identificatie van de cliënt kan worden afgegaan op de gegevens die de cliënt verstrekt.

Stap 3. Verifieer de identiteit van de cliënt.

Komt de opgegeven identiteit overeen met de werkelijke identiteit van uw cliënt? Aan de hand van documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron controleert u de gegevens die uw cliënt heeft aangeleverd. De verificatie kent een risicogeoriënteerd karakter: u moet kunnen beargumenteren dat het gerechtvaardigd is om op bepaalde documenten, gegevens of inlichtingen af te gaan. Bij een natuurlijke persoon is verificatie mogelijk aan de hand van een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart. Bij een rechtspersoon kunt u de identiteit verifiëren aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister.

Stap 4. Achterhaal de Ultimate beneficial owner (UBO).

Wanneer een cliënt een rechtspersoon is, dient u de UBO of uiteindelijke belanghebbende te identificeren en te verifiëren. Vanwege de vele concernrelaties waar een bedrijf uit kan bestaan, is het vaak lastig te achterhalen wie de uiteindelijk begunstigde is van een onderneming. Maak bijvoorbeeld gebruik van de UBO Search van Graydon, waarmee de UBO en het pad ernaartoe direct inzichtelijk wordt.

Stap 5. Onderzoek of uw cliënt een politically exposed person (PEP) is.

Voordat u een zakelijke relatie aangaat, stelt u vast of uw cliënt of zijn directe familie of naaste een prominente publieke functie bekleed of het afgelopen jaar bekleed heeft. Een PEP brengt een hoger dan gemiddeld risico met zich mee op bijvoorbeeld witwassen, terrorismefinanciering of kapitaalvlucht. Lees ook mijn eerdere blog over corruptierisico’s bij PEP’s. Om te kunnen herkennen of een cliënt een PEP is, biedt Graydon een Customer Due Diligence-oplossing aan.

Stap 6. Maak een risico-inschatting.

Wat wil uw cliënt, wat is zijn motivatie, op welke wijze en is dit logisch? Beoordeel het doel en de aard van de zakelijke relatie, de aard van de transactie en de herkomst en bestemming van de middelen. Maak op basis van deze informatie een risico-inschatting. Lees voor een uitgebreide toelichting de leidraad Wwft en SW (Sanctiewet) van DNB en andere toezichthouders, zoals AFM.

Stap 7. Monitor het risicoprofiel van uw cliënt.

Een risicoprofiel dat u in het verleden heeft vastgesteld, kan veranderen. U dient het risicoprofiel van uw cliënten voortdurend te monitoren. Houd in de gaten of transacties afwijken van het normale gedragspatroon van een cliënt.

Stap 8. Controleer of de identificatie en verificatie correct is uitgevoerd.

U kunt gebruik maken van de identificatie- en verificatiegegevens die u heeft gekregen van een andere onderneming (bijvoorbeeld een bank), maar u blijft zelf verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de wet.  

Stap 9. Beoordeel of transacties ongebruikelijk zijn.

Een ongebruikelijke transactie moet worden gemeld als deze voldoet aan één of meerdere indicatoren. Voor elke meldergroep gelden specifieke verplichtingen. In de lijst met objectieve en subjectieve indicatoren van FIU-Nederland kunt u bekijken welke indicatoren gelden voor de meldgroep waartoe u behoort. 

Stap 10. Meld ongebruikelijke transacties FIU-Nederland.

Een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie moet onverwijld gemeld worden, nadat het ongebruikelijke karakter van die transactie bekend is geworden. Kijk voor een toelichting op de meldprocedure op de website van FIU-Nederland.
 

Hulp nodig?

Om snel, efficiënt en op uniforme wijze inzicht te verkrijgen in uw zakelijke relaties en te voldoen aan het verplichte cliëntenonderzoek biedt Graydon een Customer Due Diligence-oplossing met inzicht in UBO’s en sanctielijsten. Kijk voor meer informatie op onze website of neem direct contact met mij op.
 

Bronnen

Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van een WWFT 10-stappenplan dat oorspronkelijk is verschenen in het Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) (2008) bij een artikel van  B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman, D.Kaya en D.S. Kolkman. Een verder ontwikkelde versie is opgenomen in Teksten en toelichting Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) Editie 2012, van A.T.A. Tilleman, D.S. Kolkman en P.C. Speekenbrink enTijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) (2013) bij een artikel door B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en N. Roetert-Steenbruggen Het 10-stappenplan is eveneens te raadplegen via de site van het Bureau Financieel Toezicht, de leidraad Wwft en SW van DNB en veelgestelde vragen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Meer weten? Extra informatie kunt u vinden op de wikipagina over compliance.

Wilt u weten hoe u snel en efficiënt aan de WWFT kunt voldoen? Ga dan direct naar ons download center en download gratis ons ePaper!

Download de ePaper!