Artikel
Geschreven door Roon Hulshoff
Posted on 07-05-2020

Datagedreven ondernemen IV: zo vermijdt u silo-denken en verbindt u de organisatie door data

106 keer gelezen

Er zijn verschillende factoren van belang om als een datagedreven onderneming te kunnen opereren. Zo werden eerder al het belang van draagvlak op management level en het bezit van geschikt menselijk kapitaal besproken. Een minstens zo belangrijk aspect is het overstijgend vermogen van de organisatie om anders te denken, doen en handelen. Silo-denken brengt uw datagedreven aanpak namelijk in gevaar.

De meeste organisaties beschikken over afzonderlijke zelfstandige afdelingen. Wanneer de informatie ook via afzonderlijke kanalen binnenkomt bij deze afdelingen en niet gedeeld wordt, is er sprake van silo-denken. Om als een datagedreven onderneming te kunnen functioneren, moet het delen van kennis juist een vanzelfsprekendheid worden.

Silo-denken leidt tot versnipperde aanpak

Bij kleine, jonge bedrijven zijn de datastromen meestal nog overzichtelijk. Deze bedrijven starten met kleine (administratie)systemen. Wanneer het bedrijf groeit, zouden deze systemen mee moeten groeien. Maar wat we daarentegen vaak zien is dat gegevensopslag gedecentraliseerd wordt, en verschillende data bij verschillende afdelingen wordt ondergebracht. Sales gaat bijvoorbeeld werken met een verkoopsysteem, Finance heeft een financieel systeem aangeschaft en marketing houdt klantgegevens en campagneresultaten bij in een systeem gekoppeld aan online resultaten. Deze systemen zijn dan onderling niet met elkaar verbonden en functioneren als losse eilanden. De afdelingen die individueel verantwoordelijk zijn voor deze systemen zijn niet of te weinig met elkaar verbonden vanuit een gemeenschappelijk belang.

Naarmate de tijd verstrijkt komen er steeds meer lijsten en systemen bij, maar wordt het combineren hiervan steeds lastiger door het verouderen van deze systemen. Data raakt steeds verder versnipperd tussen verschillende afdelingen. Terwijl data juist de verbindende factor zou moeten zijn tussen deze mensen en afdelingen. Data-silo’s ontstaan door silo-denken en het ontbreken van een gemeenschappelijke datavisie. Dit is met stip de grootste valkuil wanneer u juist nastreeft om als een datagedreven onderneming te functioneren.

Bedrijven met legacy systemen

U kunt zich voorstellen voor welke taak oudere bedrijven met een legacy aan systemen van zo’n 30 jaar staan, wanneer u bedenkt dat het bij jonge en kleine bedrijven al lastig is om de datastromen inzichtelijk te houden. Legacy replacement, ofwel het aanpakken van verouderde systemen, is een opgave en veelal de showstopper vanuit een directie of MT om de stappen te maken naar een meer data-gedreven organisatie. Nu heel fors investeren in ‘IT legacy replacement’ is namelijk niet voor iedereen weggelegd. Toch is verandering nodig om de verbinding met klanten en de markt te ontwikkelen. Zo kan continuïteit worden gewaarborgd, en kunnen kansen worden benut.

Ondernemen vanuit stevig fundament

Er is veel kennis aanwezig binnen organisaties, over de organisatie, haar klanten en processen. Het ontsluiten van al deze kennis vergt echter modern leiderschap. Het is van belang dat mensen binnen de organisatie alle betrokkenen inspireren en motiveren om data als kennisdrager te laten fungeren. Het versterken van de weerbaarheid en veerkracht van de organisatie: teams, medewerkers en management is essentieel en cruciaal om überhaupt in tijden van crisis te kunnen overleven. We hebben een ‘stevig fundament’ nodig om deze stappen te kunnen ondernemen.

Maar hoe creëert u zo’n fundament? Volgens de 5 principes voor snelle veerkracht, ofwel ‘rapid resilience’, voldoet een succesvolle strategie aan de volgende voorwaarden:

  1. Een strategische visie. De stip aan de horizon vormt bij een data-strategie in de eerste instantie geen belemmering in de huidige operationalisering. Dit stelt de organisatie in staat om vrijuit te denken en gebruik te maken van aanwezige kennis en expertise.
  2. Veerkrachtige cultuur. Het management en de directie van een organisatie stellen zich open voor de grote hoeveelheden kennis die zich in andere lagen van de organisatie bevindt. Aanwezige kennis moet op waarde worden geschat, zodat medewerkers door de gehele organisatie zich erkent voelen en comfortabel zijn met het delen van hun kennis.
  3. Denken in ecosystemen. Besluiten die genomen worden vanuit de vernieuwde data-strategie, kunnen leiden tot ingrijpende koersveranderingen van een organisatie. Bij verandering komt weerstand kijken. Door deze verandering te zien en uit te dragen als iets natuurlijks en noodzakelijks, zal deze weerstand afnemen.
  4. Autonomie van de organisatie met transparante besluitvorming. De meeste goede ideeën gaan verloren doordat er een slecht verhaal aan was gekoppeld. Het is dus zaak dat er aansprekend verhaal – de compelling (data) story - wordt gecreëerd bij partners en klanten dat intrigeert, inspireert en informeert. Dit verhaal verbindt alle betrokkenen en zorgt ervoor dat er een ‘heilig vuurtje’ gaat branden: motivatie wordt een ‘no brainer’.
  5. En secure base leader. Leiders zullen hun verantwoordelijkheid moeten nemen door een sterke basis neer te zetten voor de organisatie, om vanuit daar door te groeien. Hier horen visie, ondernemerschap en het durven nemen van risico’s bij.

Een datagedreven onderneming zegt dan ook alles over het vermogen van de onderneming om anders te denken, doen en handelen vanuit vertrouwen. Zij hebben de moed om het juiste te doen voor klanten en medewerkers, en gezamenlijk te innoveren en ontwikkelen. De datagedreven onderneming is een veerkrachtige organisatie, onderling met elkaar verbonden, die bestendig is over de langere termijn.

Meer weten?

Ga dus niet overhaast aan de slag om te verzanden in operationele beslommeringen. Versterk de basis vanuit een rotsvast vertrouwen dat het mogelijk is ook in deze tijden om stappen naar voren te maken. Gebruik juist deze tijd om met elkaar te reflecteren en na te denken over de toekomstbestendige (datagedreven) onderneming en ontwikkel die strategie. Kunt u hier wel wat hulp bij gebruiken? Laat dan hier uw gegevens achter, dan nemen we spoedig contact met u op.

Naar een datagedreven aanpak

In een volgend artikel bespreken we de basis voor de praktische omslag naar een data-gedreven aanpak: data ontsluiten en integreren. Welke data is beschikbaar en welke waarde voegt deze toe?