Artikel
Geschreven door Nico Inberg
Posted on 11-03-2015

De betalingsherinnering: 8 tips

2198 keer gelezen
Betalen, betalen, betalen. Youp van ’t Hek maakte er al eens een leuk liedje over. Het is een van de vervelendste bijkomstigheden van het zakendoen. Minstens zo vervelend is het om achter uw centen aan te moeten zitten. Doet u dat niet, dan wordt het weleens tijd een vergunning aan te vragen bij De Nederlandsche Bank. U bent dan namelijk niets meer of minder dan een ‘financiële instelling’; u financiert op deze manier uw afnemers. ’
 
Wanneer u onvoldoende tijd steekt in het nabellen van uw facturen of het inregelen van een goed credit management proces, is de kans op wanbetaling en zelfs een faillissement veel groter. Blijf uw afnemers dus achter de vodden aan zitten, maar doe dit wel op een effectieve manier. Hier leest u acht tips voor een goede betalingsherinnering. 
 

De betalingsherinnering: acht tips

1. Wees vriendelijk
Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning! Blijf in de herinnering vriendelijk. In deze fase is het belangrijk u te realiseren dat de klant inderdaad gewoon vergeten kan zijn te betalen. Een aanmaning daarentegen mag wat dwingender van aard zijn. Hier kunt u daar meer over lezen. 
 
2. Wees informatief
Het is belangrijk dat uw afnemer direct kan handelen op basis van uw betalingsherinnering, zelfs als de factuur kwijt is geraakt. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om het bedrag meteen over te kunnen maken. 
 
3. Werk samen met sales 
Sales kent uw debiteur als klant. Het zijn immers een en de zelfde partij. De account manager hoort op de hoogte te zijn van de betalingsmoraal van zijn klant. Sowieso mag sales zich wat meer bekommeren om openstaande facturen. Omzet is immers pas omzet als het geld binnen is. 
 
4. Geef een korte termijn mee
Op uw betalingsherinnering hoort iets te staan als: “verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Maak deze termijn niet te ruim, de klant is immers al te laat. U mag best van hem of haar verwachten dat er na de herinnering binnen een paar dagen betaald wordt. 
 
5. Stuur ‘m tijdig
Maak tussen de regels door duidelijk dat u meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat u uw zaken goed op orde heeft. Als een klant merkt dat uw administratie een chaos is, zal dat zijn betalingsmoraal niet ten goede komen. 
 
6. Geen motie van wantrouwen
Het is zaak de klant niet gelijk tegen de haren in te strijken. Zorg voor een neutrale toon zodat uw klant de betalingsherinnering niet opvat als een motie van wantrouwen. 
 
7. Houd de termijn in de gaten
Geef uw klant een relatief korte termijn voor het alsnog voldoen van de factuur. Zorg wel dat u meteen na afloop van deze termijn (dit is allemaal te automatiseren) aan de telefoon hangt. Anders kunt u er net zo goed geen termijn in zetten. De klant moet weten dat u het serieus neemt. 
 
8. Eindig vriendelijk
Het kan natuurlijk zijn dat uw klant net betaald heeft, dat gebeurt heel vaak (“Oh ja, die heb ik net betaald/ wilde ik net betalen!”). Sluit daarom altijd af met de klassieker: “voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen."
 
  • Benieuwd of uw klant niet wil betalen of niet kán betalen? Vraag een check aan!
  • Mijn betalingsherinnering werkt niet. Hoe ziet het incassotraject eruit? U leest het hier!
Is uw klant niet van plan te betalen en schudt hij de debiteurensmoezen uit z'n mouw? Ga dan direct naar ons download center en download de cheat sheet Top 10 debiteurensmoezen!