Artikel
Geschreven door Lisanne Barnaart
Posted on 09-06-2015

De voor- en nadelen van e-factureren

1338 keer gelezen

De belastingdienst staat elektronisch factureren al sinds 2009 toe en de Nederlandse overheid heeft de wetgeving per 1 januari 2013 zo aangepast dat een elektronische factuur wettelijk exact hetzelfde wordt behandeld als een papieren factuur. De verschillen zijn eigenlijk ook niet zo groot. Dus waarom zou u niet overstappen op e-facturatie?

Wat is eigenlijk een e-factuur?

Eigenlijk maken we sinds de komst van de computer al elektronisch facturen. In Word, in Excel of in een factuursysteem - dat maakt op zich weinig uit. Sterker nog, daarin verandert niets. Bij e-facturatie gaat het puur om het verzenden. U maakt uw factuur nog steeds op zoals u dat altijd al deed, met dezelfde gegevens die altijd al verplicht waren, maar u hoeft nu niet meer naar de brievenbus of naar het postkantoor. U maakt er een bijlage van in uw e-mailpakket - en binnen een seconde is de factuur waar hij moet zijn. 

Vervolgens kan de factuur bij de klant gewoon geprint worden en ligt er weer een ‘oude vertrouwde’ factuur van vóór het digitale tijdperk op het bureau. Het gaat dus niet om de inhoud of de opmaak - het gaat om de verzendwijze. Die is gewijzigd en heeft wettelijk gezien wat voeten in de aarde gehad. Nu ook die hobbel is genomen, lijkt er geen enkel bezwaar meer te zijn tegen e-factureren. 

De voordelen van e-factureren

Een factuur opmaken, printen, naar de postkamer brengen, laten opsturen, bij het postkantoor afgeven…en dan moet hij nog op transport naar de klant in de hoop dat hij onderweg niet verloren gaat. Bij de klant moet de postkamer de post eerst verdelen, waarna de juiste persoon uw factuur op zijn bureau heeft. Zo ging het. Nu zorgt u er met één muisklik voor dat de juiste persoon uw factuur binnen een seconde direct voor zich heeft - vrijwel zonder foutkans. U kunt zelfs een leesbevestiging vragen. Hoe sneller uw factuur er is, hoe eerder deze betaald wordt. Dat is uw eerste voordeel. Maar er zijn er meer:

  • E-facturen zijn goedkoper (gemiddeld € 0,30 tegen € 2,50 voor een papieren factuur) 
  • U kunt e-facturen volledig automatiseren (met bijvoorbeeld dagelijkse of maandelijkse verzending)
  • Archivering is niet meer noodzakelijk
  • Zoeken gaat sneller, omdat er een volledige historie wordt bijgehouden
  • U biedt gemak en verhoogt dus de klanttevredenheid
  • U zorgt voor een administratieve lastenvermindering
  • U gebruikt geen papier en dat is beter voor het milieu 

Zijn er ook nadelen aan digitaal factureren?

Nauwelijks. Hier en daar is de wetgeving wellicht nog niet helemaal duidelijk. Daarnaast bestaat er geen formele standaard voor e-facturen. Al sinds 2009 is het niet alleen voor consumenten, maar ook voor Nederlandse bedrijven onderling toegestaan elektronische facturen zonder digitale handtekening te versturen. U kunt ze dus naar eigen keuze opmaken en versturen in bijvoorbeeld Word, Excel of als PDF (wat het meest gangbaar is, omdat het programma Acrobat Reader dat nodig is om deze bestanden te openen gratis is). Mogelijk is een nadeel dat niet alle e-facturen automatisch in de boekhoudsoftware van de klant kunnen worden geladen. Het voordeel is echter dat het meestal wél kan – en laten we daarbij niet vergeten dat de oude papieren factuur per definitie niet automatisch kon worden ingeladen. Toch is er wel een aandachtspunt. Uw klant moet namelijk akkoord gaan met e-facturen.

Uw klant moet akkoord gaan

De kans dat uw klant ‘nee’ zegt tegen een e-factuur is minimaal. De voordelen die voor u gelden, gelden immers ook voor hem. Toch is het verstandig het akkoord te vragen. Dat kunt u uiteraard doen door het te bespreken. Daarnaast kunt u het in uw algemene voorwaarden opnemen (gaat de klant daarmee akkoord, dan gaat hij automatisch akkoord met e-facturatie). Maar u kunt het er ook gewoon op aan laten komen. Stuur de e-factuur en u hoort vanzelf of dat bevalt of niet. Mocht de klant alsnog een papieren factuur willen, dan kunt u deze nasturen. Als u zich er dan maar wel bewust van bent dat de klant hierom mag vragen.