Debiteurenbeheer: 4 basistips

Debiteurenbeheer nog steeds ondergeschoven kindje

Ondanks dat de crisis toch een aardige eyeopener zou moeten zijn voor bedrijven om het debiteurenbeheer wat serieuzer te nemen, valt het mij op dat veel bedrijven nog steeds weinig investeren in debiteurenbeheer. Daarom geef ik u graag enkele basistips voor een goed en degelijk debiteurenbeheer. Opdat debiteurenbeheer de plek krijgt die het verdient!

Tip 1: train & coach uw medewerkers regelmatig
Regelmatig geef ik trainingen ‘telefonisch incasseren’ aan groepen credit collectors die al jaren klanten bellen en die nog nooit getraind zijn of op z’n minst een degelijke instructie hebben gekregen.

Waar verkopers toch vaak meerdere keren per jaar trainen om hun vaardigheden op scherp te zetten is de investering om te investeren in de debiteurenadministratie voor veel bedrijven toch blijkbaar een stap te ver. Blijkbaar is één van de moeilijkste gesprekken die je met je klant kan voeren (bellen wanneer de klant z’n afspraken niet nakomt),  iets waar je niet voor opgeleid hoeft te zijn.

Tip 2: onderzoek de kosten/baten van een degelijk softwarepakket voor uw organisatie
Een goed softwarepakket in combinatie met de juiste mensen en goede procedures is goud waard. Ja, met Excel, Outlook en/of een aantal ringbandmappen is het ook te doen, maar de effectiviteit die een pakket met zich meebrengt, betaalt de investering vaak al snel terug. Heeft u weinig klanten die over het algemeen netjes betalen, lukt het vaak nog wel met de ‘traditionele’ Office hulpmiddelen. Al zal het als manager soms lastig zijn om de voortgang van het debiteurenbeheer te monitoren.

Tip 3: breng uw processen in kaart
Bel- en aanmaningsacties worden nog steeds te vaak op ad hoc basis uitgevoerd. Gestructureerd debiteurenbeheer verhoogt de effectiviteit en het overzicht. U kunt voor verschillende type klanten verschillende trajecten uitstippelen. Misschien stuurt u wel een andere eerste aanmaning naar een grote klant dan naar een kleine klant. Breng uw processen in kaart en onthoud dat een proces een middel is om een doel te bereiken. Het doel staat altijd voorop!

Tip 4: maak doelstellingen SMART
Het meest gebruikte meetinstrument in de wereld van debiteurenbeheer is de DSO (Days Sales Outstanding). Om deze makkelijk uit te rekenen, heeft u uw openstaand saldo van dit moment en uw gemiddelde dagomzet nodig. Een voorbeeld:

Deze uitkomst  geeft u de indicatie dat uw klanten u rond de 50 dagen betalen. Aan dit getal kunt u doelstellingen verbinden, bijvoorbeeld over 6 maanden terug naar 45 dagen. Op basis van deze teruggang in de DSO kunt u berekenen hoeveel kosten u hiermee bespaart en blijkt de investering in een softwarepakket of training opeens wel rendabel te zijn.

Tot slot
Debiteurenbeheer is een vak waarmee u als bedrijf een behoorlijk slag op het gebied van kostenbesparing kunt realiseren, maar dan moet u debiteurenbeheer wel de plek geven die het verdient!

Op zoek naar tips voor het inrichten van uw credit management beleid?
Download de cue card