blog
Debiteurenbeheer en database marketing: zorg voor juiste gegevens
Ieder bedrijf heeft tegenwoordig een min of meer uitgebouwde prospecten- en klantendatabase. De database heeft verschillende toepassingen. Zo wordt de opgeslagen data gebruikt om processen voor debiteurenbeheer en marketing te starten. Een verontrustend feit is echter, dat gemiddeld zo’n 10% van de gegevens in deze databases verouderd- of zelfs helemaal foutief is. Ondernemers zijn zich bovendien te weinig bewust van de kostprijs van een bestand met verkeerde gegevens.
Een aangetekende aanmaning naar een oud adres? Een factuur met foutieve gegevens? Iedere keer een nieuwe (aangetekende) brief versturen is duur. Hetzelfde geldt uiteraard voor de opmaak van een nieuwe creditnota. Hier blijft het niet bij: vooral het feit dat de debiteur hierdoor te laat betaalt, is financieel pijnlijk. Dit zijn slechts enkele voorbeelden die aantonen dat het essentieel is dat u moet kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens in uw database.
Correcte database marketing
Bedrijven zijn geen statische entiteiten. Ze zijn altijd in beweging. Ze verhuizen en krijgen nieuwe bestuurders. Ze fuseren of krijgen een nieuwe naam. Dit alles maakt het lastig om de juistheid van de gegevens in uw database te garanderen. Het gevolg hiervan is dat de informatie die u als waarheid aanneemt, in sommige gevallen incorrect blijkt te zijn. In deze situatie baseert u uw database marketing campagnes op verkeerde data. Dit alles kan een flinke kostenpost aan gemiste kansen voor uw onderneming betekenen.
Een klant die te laat betaald kost geld
Hiernaast heeft een incorrecte database gevolgen voor uw debiteurenbeheer. De basis voor betaling volgens afspraak is immers accurate informatie. De verantwoordelijkheid voor informatievoorziening ligt dus niet alleen bij de marketingafdeling. Ook de financiële afdeling (en zeker debiteurenbeheer) hoort een steentje bij te dragen aan een correcte database.
Op welke manieren kan deze afdeling bijdragen aan een correcte database, en op deze manier marketingcampagnes ondersteunen?
Zes manieren waarop debiteurenbeheer bijdraagt aan een correcte database
De bijdrage van debiteurenbeheer aan een correcte database marketing is zesvoudig. Het betreft eenvoudige, goedkope en weinig tijdrovende acties.
- Wanneer een klant u zegt dat hij de factuur niet heeft ontvangen, stuur dan niet gewoon een kopie per e-mail. Controleer de juistheid van de adresgegevens.
- Informeer bij de verkoper als een factuur of aanmaning terugkomt wegens ‘verhuisd’ of ‘adres niet correct’. Hij heeft wellicht het nieuwe adres voor u.
- Wanneer u telefonisch incasseert, neem dan regelmatig de tijd om bij uw klant belangrijke gegevens te checken (e-mailadres, telefoonnummer, …).
- Verwijder of blokkeer tijdig inactieve klanten. Indien een oude klant opnieuw actief wordt doet u er goed aan de basisdata eerst te controleren voordat u factureert.
- Laat de gegevens in uw database regelmatig controleren door een expert. Intern beschikt u niet altijd over de juiste bronnen. Een expert beschikt wel over de gegevens die u nodig heeft. Een externe partij kan u helpen uw database up-to-date te houden. Hiermee voorkomt u dat u onnodige kosten maakt.
Kortom, zorg dat u op de hoogte blijft van veranderingen bij klanten en prospecten. Neem hiernaast de tijd om te schakelen met de financiële afdeling. Ook zij hebben een belangrijke rol in het signaleren van veranderingen bij klanten. Neem deze tips in acht, een verzeker uzelf van een correcte database.
Meer weten over database marketing? Ga dan direct naar ons download center en download de ePaper intelligent zakendoen!
Gelijkaardige publicaties
Data driven finance
Wat kunnen we nú zeggen over de impact van het coronavirus op het bedrijfsleven?
Lees meer
Data driven finance
Klantacceptatiebeleid: bewegen jullie mee met de nieuwe realiteit?
Lees meer
Data driven finance
Naar een efficiënte omgang met de belangrijkste schakel in de zorg: de zorgleveranciers
Lees meer
Data driven finance
Bedrijfsovername: analyseer ook het klantenbestand!
Lees meer