Debiteurenbeheer uitbesteden om deze 7 redenen

Een groot deel van uw werkkapitaal zit waarschijnlijk in uw post debiteuren. Het is dus belangrijk proactief op uw debiteuren te sturen als u uw cashflow wilt verbeteren. Dat kunt u zelf doen, maar u kunt uw debiteurenbeheer ook uitbesteden. Hoewel er ook wat nadelen (kunnen) zijn, heeft uitbesteding vooral een positief effect op het succes van uw debiteurenbeheer. Moet u uzelf of uw directeur overtuigen? Dit zijn de 7 voordelen.

1. Betere klantacceptatie

Professionele externe partijen weten niet alleen hoe ze facturen moeten incasseren, ze beschikken ook over belangrijke bedrijfsinformatie om klantacceptatie te optimaliseren. Op basis van up-to-date kredietinformatie weten ze hoe een bedrijf er financieel voor staat. Daarnaast kunnen ze nagaan of bedrijven bijvoorbeeld op fraudelijsten voorkomen. Op basis daarvan kunnen ze u adviseren of u een nieuwe klant moet accepteren of niet – en op basis van welke voorwaarden.

2. Meer geld door hogere succesratio

Vreemde ogen dwingen. De praktijk leert dan ook dat een externe partij uw facturen meestal eerder betaald krijgt. Bovendien geeft u uw debiteurenbeheer uit handen aan een specialist - en mag u er dus op vertrouwen dat medewerkers speciale trainingen krijgen en dat ze werken met de nieuwste tools en technieken om uw facturen betaald te krijgen.

3. Minder handwerk door geautomatiseerd debiteurenbeheer

Hoe minder u handmatig hoeft te doen, hoe minder fouten u maakt en hoe hoger de kwaliteit van uw debiteurenbeheer wordt. Een gespecialiseerde externe partij kan uw debiteurenbeheer analyseren, aangeven waar het ‘fout’ gaat, helpen KPI’s op te stellen en aangeven hoe u uw processen kunt versnellen – al dan niet door ze te automatiseren.

4. Betere prioriteren door debiteurensegmentatie

Een externe debiteurenbeheerder weet dat elke klant (of klantsegment) anders is en dus een andere aanpak vereist. U kunt debiteuren bijvoorbeeld segmenteren op betalingsrisico – of op marketingsegmenten als ‘loyale klanten’ en ‘nieuwe klanten’. Hierop kunt u de aanpak vervolgens laten aanpassen, wat voor een externe specialist relatief eenvoudiger is dan wanneer u alles zelf doet.

Download hier de ePaper over customer scoring

5. Eerder signaal verlaagt herhaling

Helaas geldt bij debiteurenbeheer dat degene die het hardst roept, vaak het eerst betaald krijgt. Zelf heeft u waarschijnlijk niet altijd tijd om direct in actie te komen. Dit geeft een signaal af dat u uw debiteurenbeheer onvoldoende serieus neemt, wat uitnodigt om later te betalen. Uitbesteden zorgt ervoor dat u altijd kort op de bal speelt. Klanten weten dat met u niet valt te spotten – en zullen ook in de toekomst vlot blijven betalen.

Lees hier 12 maatregelen om wanbetaling te voorkomen.

6. Meer (financiële) flexibiliteit

Als u iemand voor debiteurenbeheer in dienst neemt, krijgt u te maken met vaste personeelskosten, ziekteverzuim, vakantiedagen en alle andere zaken die bij personeel komen kijken. Bij uitbesteding van debiteurenbeheer heeft u geen vaste, maar variabele kosten. U betaalt alleen voor verricht werk – en ziekteverzuim is nooit een issue.

7. Meer in- en overzicht

Een externe debiteurenbeheerder biedt u heldere rapportages of zelfs management dashboards waarop u realtime kunt meekijken. In die rapporten staat niet alleen wie wel en niet betaald hebben, maar als het goed is ook hoe uw cashflow ervoor staat, wat uw debiteurensaldo is en hoe goed (of slecht) de verschillende debiteurensegmenten betalen.

Er zijn ook nadelen

Is extern debiteurenbeheer dus het ultieme walhalla? Nee. Er kan bijvoorbeeld onrust over baanverlies in uw bedrijf ontstaan. Daarnaast kunt u uw betrokkenheid bij uw debiteurenbeleid verliezen, omdat u het idee heeft dat ‘het wel goed zit’. Meer over de voors en tegens leest u in dit blog. Veel incassobureaus houden er overigens slechte praktijken op na, dus als u wilt weten hoe u het juiste bureau kiest, is dit artikel ook interessant voor u.