Debiteurensaldo verlagen, hoe doet u dat?

Als het lang duurt voor uw klanten u betalen, heeft dat gevolgen voor de liquiditeit van uw bedrijf - om nog maar niet te spreken van klanten die helemaal niet betalen. Hoewel slechte betalers en wanbetalers nooit helemaal uit te bannen zijn, kunt u uw debiteurensaldo wel degelijk verlagen. Een aantal tips!

Chapter 1

Begin bij het begin

U weet pas wat u moet veranderen als u weet waar u nu staat. Begin daarom met een inventarisatie van uw huidige situatie, acties en debiteurensaldo. Hoe lang duurt het gemiddeld voor klanten u betalen? Hoe controleert u alle betalingen? Wat doet u als klanten niet betalen? En hoe effectief is dat herinnerings- en aanmaningstraject?

Daarnaast is het belangrijk uw klanten goed te kennen. Bij de Kamer van Koophandel kunt u eenvoudig alle basisgegevens opvragen - en voor meer zekerheid kunt u bij bedrijven als GraydonCreditsafe aanvullende informatie opvragen over de (financiële) situatie van uw klanten. Als u dat allemaal helder heeft, kunt u vervolgens verbeteringen doorvoeren om uw debiteurensaldo te verlagen.

Chapter 1

Hoe kunt u uw debiteurensaldo verlagen?

In de basis is het belangrijk heldere afspraken te maken en continu vinger aan de pols te houden om ervoor te zorgen dat ze ook worden nageleefd. Laat u het touw vieren, dan denkt de klant eerder dat hij ermee weg komt om u wat later, minder of zelfs niet te betalen. Let dus op het volgende:

Maak een debiteurenbeleid. Leg daarin zaken vast als de betaaltermijn, het herinneringstraject, de incassoprocedure en welke kosten uw klanten hiervoor maken.
Communiceer uw debiteurenbeleid. Uw beleid werkt pas als uw klanten ervan weten. Leg met iedere klant dus duidelijk afspraken vast. Overleg ook altijd uw algemene voorwaarden.
Bepaal wie verantwoordelijk is. Leg ook vast welke medewerker wat en wanneer doet om ervoor te zorgen dat uw klanten betalen.
Blijf consequent. Uw beleid werkt pas als u het consequent naleeft. Maak dus geen uitzonderingen voor klanten (in principe - dit hangt af van hoe belangrijk de klant voor u is) en zorg ervoor dat uw medewerkers consequent op tijd herinneren en aanmanen.
Zorg voor persoonlijk contact. Als u weet wat er bij uw klant speelt, kunt u op tijd maatregelen nemen. Neem daarom waar nodig persoonlijk contact op en handel het niet altijd af met standaard brieven. Door te bellen kunt u problemen of fouten direct oplossen en eventuele onduidelijkheden wegnemen. Dit is echter wel een vak apart, lees de tips voor telefonisch incasseren.
Zorg voor een goede debiteurenadministratie. Als u niet eenvoudig kunt nakijken of uw klanten (op tijd) betalen, loopt u direct 1-0 achter.

Chapter 1

Een debiteurenadministratie opzetten

Een goede debiteurenadministratie vormt zelfs de basis als u uw debiteurensaldo wilt verlagen. U heeft immers allereerst inzicht nodig. Hoe u deze administratie inricht, hangt voornamelijk af van de grootte van uw bedrijf.

Een klein bedrijf kan prima volstaan met een onderdeel van de boekhouding als debiteurenbeheer. Een groot bedrijf heeft vaak een hele debiteurenafdeling nodig om alles te administreren. Wilt u klein beginnen? Dan komt u met een spreadsheet in Excel al een heel eind. Noteer in de eerste kolom de basisgegevens van de debiteur (zoals naam, factuuradres en contactpersoon). Daarna kunt u kolommen toevoegen met gegevens als:

De kredietwaardigheid. In eerste instantie kan dit de door een rating agency geadviseerde kredietlimiet zijn, zodat u bijvoorbeeld weet dat u tot 5.000 stuks veilig kunt leveren en alles daarboven beter in deelleveringen kunt splitsen.
Het gemiddelde betaalgedrag volgens de kredietinformatie.
De orderwaarde of het factuurbedrag.
De afgesproken betaaltermijn.
De verzenddatum van de factuur. Als u zelf de factuur later heeft gestuurd, moet u hier rekening mee houden in geval van aanmanen.
Het standaard incassotraject, inclusief data die van toepassing zijn: herinnering, aanmaning, incassobureau.
Overige afspraken, bijvoorbeeld korting bij eerdere betaling.

Whitepapers

De laatste best practices in credit, risk en data management.

Debiteurenrisico verkleinen met 4 instrumenten

Met deze 4 instrumenten verkleint u eenvoudig het debiteurenrisico

Download whitepaper

Is uw bedrijf financieel gezond?

5 kengetallen die impact hebben op uw kredietwaardigheid

Download whitepaper

Gerelateerde blogartikelen

De laatste trends in credit, risk en data management.