Artikel
Geschreven door Bas Geldermans
Posted on 23-04-2015

Een efficiënter en effectiever debiteurenbeleid

454 keer gelezen
Als consultant bij Graydon hoor ik regelmatig van bedrijven dat hun credit management en debiteurenbeheer niet efficiënt genoeg gaat. Het kost veel tijd om achter klanten aan te bellen, ze hebben niet altijd een volledig overzicht van openstaande facturen en vinden het lastig hun risico’s in te schatten en prioriteiten te stellen. Als ik dan doorvraag, blijkt vaak dat er met verschillende systemen wordt gewerkt die niet op elkaar zijn aangesloten. Een los systeem voor de facturatie, een kredietinformatie systeem voor het beperken van de risico’s, een Excel sheet met een overzicht van alle debiteuren…
 
Als een bedrijf net begint is hier niets mis mee, maar zodra het aantal klanten toeneemt doet u er goed aan uw debiteurenbeheer te automatiseren. Dat biedt meer inzicht, voorkomt fouten, scheelt u veel tijd en verbetert uw DSO. 
 

Geen efficiënt debiteurenproces

Vaak gaan de beginstappen bij een nieuwe klant wel goed. Er wordt een credit check gedaan en vervolgens wordt besloten of u zaken gaat doen en of het nodig is om de betalingsvoorwaarden aan te passen. Gaan we deze klant op rekening leveren of vragen we een vooruitbetaling? 

Maar daarna ontbreekt bij veel bedrijven een efficiënt proces. De facturatie gaat in het ene systeem, de lijst met debiteuren en het kredietrisico in een ander. Disputen vanwege klachten worden vaak niet centraal bijgehouden, wat de klantrelatie en betalingsbereidheid niet ten goede komt. Medewerkers van de financiële administratie moeten bij een groeiend klantportfolio steeds meer handelingen verrichten en het gevaar ontstaat dat er onvoldoende overzicht is in prioriteiten. 
 

Nadelen van losse systemen

Het bijhouden van debiteuren in losse systemen is handwerk – en dus foutgevoelig. Misschien heeft de klant wel betaald, maar is een medewerker vergeten dit te noteren. Gevolg is dat de klant onterecht aanmaningen krijgt, wat de relatie niet ten goede komt. Er is geen overzicht en als er vragen over een betaling zijn, vergt dat al snel veel nazoekwerk. Tel dat allemaal bij elkaar op en u snapt waarom bedrijven debiteurenbeheer veel en lastig werk vinden. Met credit management software wordt het allemaal een stuk eenvoudiger en sneller. 
 

Automatisering van het debiteurenbeheer

Met credit management software wordt een deel van het debiteurenbeheer geautomatiseerd, waardoor er veel meer tijd overblijft om andere werkzaamheden te verrichten. Vaak ook prettigere werkzaamheden, want maar weinig medewerkers vinden het prettig om geïrriteerde debiteuren te bellen of om fouten op te lossen. Door de koppeling tussen enerzijds de backoffice en anderzijds kredietinformatie, krijgt u in één overzicht alle openstaande facturen en acties te zien. Een ander voordeel is dat u heel gemakkelijk rapportages kunt maken: u kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in de DSO of alle bestaande klachten. Zo kunnen bedrijven veel effectiever aan hun doelstellingen werken. Medewerkers houden dus meer tijd over voor andere zaken en minstens zo belangrijk: het verbetert de relatie met de klant. Een serieuze klant vindt het namelijk helemaal niet erg om in een goed georganiseerd debiteurentraject te zitten. Een serieuze klant raakt wel geïrriteerd van foutieve of onterechte aanmaningen en van slechte klachtafhandeling. De kans op snelle betaling neemt door goed georganiseerd debiteurenbeheer significant toe. Hierdoor betaalt credit management software zichzelf al snel terug.
 

Functies van credit management software

Credit management software biedt verschillende functies, overzichten en mogelijkheden. Denk daarbij aan:
  • Een duidelijke takenlijst per dag voor de debiteurenmedewerker
  • Overzicht van openstaande facturen (dat geeft snel een beeld van waar zich problemen bevinden)
  • Cashflow forecast (voor inzicht in geld dat u nog moet ontvangen) 
  • Kredietlimiet (zodat u levering op tijd kunt stoppen als klanten hun limiet hebben gehaald)
  • Klachten (waarover u vaak rapportages kunt samenstellen over hoe snel klachten worden opgelost, welke medewerker vaak klachten krijgt of welk percentage van het totale saldo nog openstaat door klachten)
 

Credit management software van Graydon

Ook Graydon biedt een oplossing voor credit management software. Meer weten? Bel 020 567 97 50 of klik hier.