Finance Cost Center of Opportunity Center?

Kost Finance alleen geld? Of kan de afdeling ook bijdragen aan de winst? Veel financials zullen deze discussie herkennen, terwijl het niet zo moeilijk is. Zelf heb ik vaak ervaren dat u Finance makkelijker op de kaart zet dan u denkt. In drie stappen van cost naar profit/opportunity center.

Stap 1: Identificeer financiële drijfveren

Wilt u weten wat de toegevoegde waarde van uw afdeling is binnen de onderneming, stel dan de volgende vragen:

• Zijn onze facturen transparant en dekken zij volledig de lading van de diverse geleverde diensten / producten?
• Hoeveel klachten over facturen zijn hierbij binnengekomen? Hoe verhoudt de waarde hiervan zich tot de afgeschreven facturen? 
• Gewetensvraag: zou u zelf uw factuur betalen als u dezelfde klachten / onduidelijkheid zou hebben?
• Zijn er trends te ontdekken in klachten over facturen en de producten/diensten waarop deze betrekking hebben?
• Hoe zijn de afgeschreven facturen onderverdeeld qua rubricering in periode, producten enzovoorts? Hierbij gaat het voornamelijk om het ontdekken van causale verbanden alsmede trends.
• Hoeveel keer is hier vanuit debiteurenbeheer actie op ondernomen?

Stap 2: Plan, Do, Check, Act

• Plan van aanpak: stel vast hoe de facturatie met eenvoudige maatregelen beter kan en stel specifieke doelen. Kan een nieuwe lay-out (bijvoorbeeld een duidelijkere vermelding van de geleverde diensten en producten, relevante periode en eenduidige vermelding van de opdrachtgever en relevante contactpersonen) iets toevoegen? Let op: de klachten die u krijgt leveren u de waardevolle informatie om uw facturatieproces te verbeteren!
• Do: pas de nieuwe facturatiemethode toe op een deel (bijvoorbeeld 10%) van de factureren. Laat deze run parallel lopen aan de reguliere facturatiestroom (90%). Het Championship/Challenger-model geeft een betrouwbaar beeld van resultaten en verbeterpunten.
• Check: benader de klanten die deelnamen in de nieuwe facturatiemethode en stel vast of gewenste doelen zijn bereikt. Vergelijk de cruciale feedback van deze klanten met de feedback van de ‘oude’ facturatiemethodiek. Dit levert ‘hard bewijs’ op voor bereikte verbeteringen.
• Act: bespreek de relevante inzichten vanuit Finance met (vooral) de business en de commerciële afdeling. Met de resultaten van de nieuwe facturatiemethode kunt u makkelijk(er) als sparringpartner optreden binnen uw organisatie. In gezamenlijk overleg kunt u vervolgens het plan van aanpak verder verfijnen en doelen bijstellen indien nodig.

Stap 3: Realiseer o.b.v. PD(CA) analyse

Met de nieuwe inzichten blijft u als Finance een bijdrage leveren in het verlagen van het aantal klachten, voorkomen van crediteringen en daarmee diverse afschrijvingen. Voor u als financial is het een koud kunstje om de financiële meerwaarde zichtbaar te maken en uw collega’s te laten zien dat Finance een concrete bijdrage levert aan het algemene bedrijfsresultaat.

Heeft u zelf goede inzichten gegenereerd die hebben geleid tot zowel inzichten alsmede materiële bijdrage of vragen omtrent deze blog? Voeg mij dan toe aan uw LinkedIn-contacten of stuur mij een e-mail: d.kram@graydon.nl