Fraude voorkomen door functiescheiding
Zes op de tien Nederlandse midden- en kleinbedrijven kreeg vorig jaar te maken met interne criminaliteit, bleek deze maand uit onderzoek van Hoffmann Bedrijfsrecherche. In meer dan de helft van de gevallen werd er gefraudeerd met geld. In dit blog leg ik uit hoe u de kans op bedrijfsfraude kunt verkleinen door functiescheiding onderdeel te maken van risicobeheer.
Risico-inventarisatie
Hoe groot is de kans dat u te maken krijgt met fraude door uw medewerkers? Hoffmann Bedrijfsrecherche constateert dat bedrijven doorgaans wel proberen de schade te beperken na een incident, maar slechts zelden kiezen voor een preventieve aanpak. Het onderzoeks- en adviesbureau vermoedt dat bedrijven de afgelopen jaren hebben bezuinigd op preventieve maatregelen als gevolg van de recessie. Een zorgwekkende ontwikkeling, want Hoffmann verwacht dat bedrijven dit jaar onder andere problemen zullen ondervinden met fraude door oudere medewerkers en dalende loyaliteit jegens het bedrijf door kortere arbeidsovereenkomsten met flexibele uren en thuiswerkuren. Met name het MKB blijkt kwetsbaar.
Fraude voorkomen: Het scheiden van functies
Voor accountants is functiescheiding een bekend begrip, met als uitgangspunt het scheiden van beschikkende, bewarende, registrerende, uitvoerende en controlerende functies. Als één persoon binnen een onderneming verantwoordelijk is voor het boeken van de facturen van crediteuren en daarnaast bevoegd is om de stamgegevens van crediteuren aan te passen in het systeem, heeft deze werknemer in theorie de mogelijkheid om het rekeningnummer van een crediteur te wijzigen in zijn eigen rekeningnummer en een valse factuur te boeken om de crediteur te betalen. Onvoldoende functiescheiding zonder adequate beheersmaatregelen, zoals intensief toezicht door de directie, kan een reden zijn voor een accountant om geen goedkeurende verklaring te verstrekken.
Risicobeheer door functiescheiding
Het risico op interne fraude kan worden verkleind door functiescheiding toe te passen, stelt MT Rendement. De gelegenheid om te frauderen neemt af als meerdere werknemers verantwoordelijk zijn voor de financiën van uw onderneming, zonder functievermenging. Maak medewerker A verantwoordelijk voor het klaarzetten van betalingen, medewerker B voor het wijzigen van gegevens van crediteuren en medewerker C voor het autoriseren van betalingen. Zorg ervoor dat wijzigingen in het systeem worden vastgelegd in de software en wijs medewerkers op het belang van het geheimhouden van inlogcodes, zodat kan worden nagegaan door wie een wijziging is aangebracht. Wees extra alert op functiescheiding tijdens waarneming van taken als een werknemer ziek is of verlof heeft. Tot slot: verklein de kans op niet-integer gedrag door integriteit onderdeel te maken door de bedrijfscultuur van uw onderneming.
