Artikel
Geschreven door Nico Inberg
Posted on 24-11-2014

Goed en slecht voorbeeld van een herinneringsfactuur

65967 keer gelezen

In een vorig blog beschreven we al eens een aantal tips voor het opstellen van een herinneringsfactuur. Leuk, al die tips. Maar hoe ziet een ideale betalingsherinnering er nu precies uit? In dit blog een aantal voorbeelden: hoe het wel en ook vooral hoe het niet moet.

Valkuil: Onduidelijkheid over het bestelde item

Belangrijk is dat u het de klant zo gemakkelijk mogelijk maakt om te betalen. Dat betekent maximale informatie over de niet-betaalde factuur. Zo kreeg ik zelf eens een herinneringsfactuur van een uitgeverij waar ik een boek besteld had:
 

Geachte heer, mevrouw,

 

Uit onze administratie blijkt dat van de hieronder genoemde openstaande factuur/facturen de vervaldatum reeds verstreken is. We verzoeken u vriendelijk het totale openstaande bedrag per omgaande te voldoen op bankrekening IBAN NL81INGB……….

Factuurnr.   Factuurdatum        Vervaldatum    Factuurbedrag   Betaald  Openstaand bedrag
165012         08-10-2014              22-10-2014        40,00                                 40,00

 

NB: Wij wijzen u erop dat bij de volgende herinnering wettelijke rente in rekening gebracht zal worden. Mocht u reeds betaald hebben dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Voor vragen en kopiefacturen kunt u mailen naar debiteuren@uitgeverij.nl

 

Aanwezig: maandag, woensdagochtend en donderdag,

 

Hoogachtend,
Debiteuren Administratie

 

Uit bovenstaande betalingsherinnering kan ik niet opmaken wat ik besteld heb. Het factuurnummer is handig voor de debiteurenafdeling zelf, maar zegt mij niets. Als ik de factuur kwijt ben zal ik dus eerst moeten mailen om een nieuwe factuur te moeten krijgen. Het beste kunt u dus een kopie van de factuur bijsluiten.

Dat de debiteurenafdeling kennelijk maar 2.5 dag per week aanwezig is doet natuurlijk niet ter zake voor de klant. Als u wilt dat uw klant betaalt, moet u zorgen dat u bereikbaar bent. Punt. Een klant die op dinsdag de herinnering krijgt en actie wil ondernemen staat voor een dichte deur. U loopt het risico dat de factuur weer onder op de stapel komt en dus voorlopig niet betaald wordt.

Hoe moet het dan wel?

Ga er in uw eerste mailing vanuit dat uw klant de factuur over het hoofd gezien heeft. Het is dan ook een herinneringsfactuur, geen aanmaning. Het verschil hiertussen is groot. In een aanmaning geeft u duidelijk aan wat de consequenties zijn voor uw klant, een betalingsherinnering is een vriendelijke reminder dat de klant nog niet betaald heeft. Zo’n betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Geachte heer van Dalen,

 

Uit onze administratie is gebleken dat bijgevoegde factuur 14021 ad €40,00 nog niet is voldaan. Vermoedelijk hebt u deze factuur over het hoofd gezien. De betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken.

Wij verzoeken u daarom om binnen 7 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer IBAN NL81INGB………….

Indien uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

 

Hoogachtend,

 

M. Boekhoven
Hoofd Debiteurenadministratie

Voeg een kopie van de factuur toe, zodat de klant niet hoeft te zoeken (hij of zij is de factuur waarschijnlijk kwijtgeraakt). Houd het vriendelijk, in de meeste gevallen is de klant van goede wil. Er is nog geen reden om de klant in dit stadium al juridisch te prikkelen.  

Tot slot

Het is vaak het eeuwige probleem tussen commerciële afdelingen en afdelingen die vooral intern werken. Alle medewerkers die klantcontact hebben moeten ervan doordrongen zijn dat het bestaansrecht van de onderneming gedragen wordt door de klant. Behandel daarom ook een in gebreke blijvende debiteur als een klant, en niet als een potentiële wanbetaler. Pas als er structureel iets mis gaat, kunt u een andere tone of voice gebruiken.

Wilt u Meer weten?

Wat u moet doen als uw klant niet betaalt? Ga dan direct naar het download center en download onze cue card!

                                                      cc06.png

Download de CueCard!