Een goed opgestelde betalingsherinnering zorgt ervoor dat nog niet betaalde facturen snel en adequaat behandeld worden. Als bedrijf is het van belang dat facturen op tijd betaald worden. Is dit niet het geval? Schrijf dan een goede herinneringsfactuur om het probleem op te lossen.
Een valkuil bij het schrijven van een betalingsherinnering is onduidelijkheid over het bestelde item. Belangrijk is dat u het de klant zo gemakkelijk mogelijk maakt om te betalen. Dat betekent maximale informatie over de niet-betaalde factuur. Hier een herinneringsfactuur van een uitgeverij waar een boek is besteld:
Geachte heer, mevrouw,
Uit onze administratie blijkt dat van de hieronder genoemde openstaande factuur/facturen de vervaldatum reeds verstreken is. We verzoeken u vriendelijk het totale openstaande bedrag per omgaande te voldoen op bankrekening IBAN NL81INGB……….
NB: Wij wijzen u erop dat bij de volgende herinnering wettelijke rente in rekening gebracht zal worden. Mocht u reeds betaald hebben dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Aanwezig: maandag, woensdagochtend en donderdag,
Hoogachtend, |
Uit de bovenstaande betalingsherinnering is niet op te maken wat er besteld is. Het factuurnummer is handig voor de debiteurenafdeling zelf, maar zegt de ontvanger niets. Als de factuur kwijt is, zal er dus eerst een mail verstuurd moeten worden om een nieuwe factuur te krijgen. Het beste kunt u dus een kopie van de factuur bijsluiten.
Dat de debiteurenafdeling kennelijk maar 2.5 dag per week aanwezig is doet natuurlijk niet ter zake voor de klant. Als u wilt dat uw klant betaalt, moet u zorgen dat u bereikbaar bent. Punt. Een klant die op dinsdag de herinnering krijgt en actie wil ondernemen staat voor een dichte deur. U loopt het risico dat de factuur weer onder op de stapel komt en dus voorlopig niet betaald wordt.
Ga er in uw eerste mailing vanuit dat uw klant de factuur over het hoofd gezien heeft. Het is dan ook een herinneringsfactuur, geen aanmaning. Het verschil hiertussen is groot. In een aanmaning geeft u duidelijk aan wat de consequenties zijn voor uw klant, een betalingsherinnering is een vriendelijke reminder dat de klant nog niet betaald heeft. Zo’n betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
Geachte heer van Dalen,
Uit onze administratie is gebleken dat bijgevoegde factuur 14021 ad €40,00 nog niet is voldaan. Vermoedelijk hebt u deze factuur over het hoofd gezien. De betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken. Wij verzoeken u daarom om binnen 7 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer IBAN NL81INGB…………. Indien uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Hoogachtend,
M. Boekhoven |
Voeg altijd een kopie van de factuur toe, zodat de klant niet hoeft te zoeken. De klant is de factuur waarschijnlijk kwijtgeraakt. Als een klant een factuur niet betaalt is het meestal niet opzettelijk. Houdt het dus ook vriendelijk, in de meeste gevallen is de klant van goede wil. Er is nog geen reden om de klant in dit stadium al juridisch te prikkelen.
Alle medewerkers die klantcontact hebben moeten ervan doordrongen zijn dat het bestaansrecht van de onderneming gedragen wordt door de klant. Behandel daarom ook een in gebreke blijvende debiteur als een klant, en niet als een potentiële wanbetaler. Pas als er structureel iets mis gaat, kunt u een andere tone of voice gebruiken.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Zakendoen: wat moet u weten?
Schat vooraf in of het verstandig is om zaken te doen met een partij
Debiteurenrisico verkleinen
4 instrumenten om uw debiteurenrisico te verkleinen
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.