Hoe gaat u om met een trouwe klant in betalingsmoeilijkheden?

Stel u voor. U heeft een bestaande klant, die zich jarenlang in een financieel gezonde situatie bevindt. U werkt op zakelijk vlak als leverancier of als dienstverlener in een goede verstandhouding met hem samen. Maar dan krijgt u van Graydon plotseling een negatief advies voor deze klant. Hoe gaat u daarmee om?

Goede klantrelaties zijn kostbaar. U koestert het vertrouwen dat bepaalde partijen al jarenlang in u hebben, vooral wanneer u met hen op zakelijk vlak op dezelfde golflengte zit. Dat maakt het des te moeilijker om te reageren wanneer u van Graydon een negatief advies krijgt voor de klant in kwestie. Zijn financiële situatie blijkt namelijk niet langer gezond. Toch ondervond u nooit financiële moeilijkheden bij deze klant. Zelfs wanneer hij een zekere betalingsachterstand had opgelopen, nam dat geen zorgwekkende proporties aan.

Dankzij Graydon is het mogelijk om de financiële gezondheid van uw klanten op de voet te volgen. Wanneer die zorgwekkend blijkt, vraagt u zich af wat de meest wenselijke actie is. In dit blog bekijken we deze situatie op drie verschillende niveaus: op klantniveau, op het eigen bedrijfsniveau en op marktniveau. Dat doen we met de nodige nuance. We onderzoeken wat de voor- en de nadelen zijn van actie op elk van deze niveaus.

1. Bekeken op klantniveau

Wie betalingsmoeilijkheden – en bij uitbreiding de twijfelachtige financiële gezondheid van een onderneming – bekijkt op het niveau van de klant, stelt vast dat u als leverancier drie mogelijke scenario's op de tafel hebt liggen.

U onderneemt geen actie en behoudt de klantrelatie

Hoewel u op de hoogte bent van de financieel zorgwekkende situatie, blijft u aan de klant leveren. U vraagt geen voorschot en legt hem geen maximumbedrag op voor toekomstige bestellingen. U verleent deze klant krediet en behandelt hem als een financieel gezonde partij.

Aangezien uw klant te kampen heeft met een liquiditeitsprobleem – wat vaak de aankondiging is van een faillissement – loopt u een aanzienlijk financieel risico. De kans is reëel dat u op lange termijn met afschrijvingen op onbetaalde facturen komt te zitten.

U verbreekt de klantrelatie

Als leverancier weigert u nog langer aan deze klant te leveren. Indien uw goederen of diensten een unieke of cruciale rol vervullen in zijn bedrijfsactiviteiten – u levert bijvoorbeeld bepaalde grondstoffen in de bouwsector – heeft uw beslissing een grote impact op de toekomst van zijn onderneming. Mogelijk bespoedigt u zo zelfs het faillissement van uw klant.

Weet dat u ook zelf verliest door de klantrelatie te verbreken, namelijk een klant én potentiële inkomsten. Het is immers best mogelijk dat uw beslissing overhaast blijkt en dat de klant er uiteindelijk in slaagt zijn schulden af te lossen.

Gulden middenweg: uw risico beperken én de klantrelatie behouden

Het derde scenario streeft naar een oplossing die voor beide partijen een toekomstgericht resultaat oplevert. In dit scenario behoudt u de klantrelatie en probeert u voor uzelf als leverancier het financiële risico zoveel mogelijk te beperken. Concreet werkt u een manier uit waarbij de openstaande schuld geleidelijk wordt afgebouwd.

Zo kunt u de klant voorstellen om bij elke nieuwe factuur een som te betalen die hoger ligt dan het gefactureerde bedrag, om zo de openstaande schuld af te bouwen. Een andere mogelijkheid – die hiermee gecombineerd kan worden – is de inkorting van de betalingstermijn. Ook in dit geval kunt u voor deze klant een kredietlimiet instellen: de openstaande schulden mogen samengeteld nooit hoger zijn dan een bepaald bedrag. Als de schuld toch verder oploopt, dan kunt u alsnog de klantrelatie (tijdelijk) bevriezen.

Door te kiezen voor de gulden middenweg gaat u de klant faciliteren. U denkt niet uitsluitend aan de toekomst van uw eigen onderneming, maar ook aan die van uw klant. Wanneer blijkt dat hij na enige tijd uit deze financieel moeilijke situatie komt, zal hij niet vergeten dat u daarmee heeft geholpen. Met de keuze voor de gulden middenweg bouwt u aan een langetermijnrelatie met deze klant.

En mocht u ooit zelf in een financieel moeilijke situatie terechtkomen, dan zal deze klant mogelijk (meer) geneigd zijn u uit de brand te helpen.

2. Bekeken op bedrijfsniveau

Wanneer een klant in financiële moeilijkheden terechtkomt en niet in staat is om zijn schulden af te lossen, is het belangrijk om te kijken hoe u er zelf financieel voor staat. Verkeert u zelf in een financieel lastige situatie? Is uw eigen vermogen negatief? Heeft u een ernstig cashflowprobleem? In dat geval zult u streng en kordaat moeten optreden. U heeft namelijk financieel niet de ruimte om een klant in financiële moeilijkheden tegemoet te komen.

Gaat het u anderzijds voor de wind en vindt u het gunstig om deze klant meer toe te staan dan gebruikelijk is? Is de klantenrelatie u om een specifieke reden erg dierbaar en bent u bereid een hoger risico te nemen? In dat geval kunt u hem het voordeel van de twijfel gunnen en hem financieel tegemoet komen.

3. Bekeken op marktniveau

Het is ook waardevol om te kijken naar wat zich afspeelt op marktniveau. Is uw klant met betalingsproblemen actief in een sector die ten dode opgeschreven is? Gingen in de voorgaande jaren al veel soortgelijke ondernemingen in die sector failliet? Zo ja, dan is dat een element waarmee u rekening dient te houden. Als u probeert deze klant tegemoet te komen, dan is de kans klein dat hij er alsnog bovenop komt.

Met het Graydon Decision Model kunt u uw zakenrelaties objectief beoordelen. U bouwt een acceptatieproces op maat, dat u eenvoudig kunt evalueren en bijsturen. Vraag hier een gratis demo aan.

Gratis demo Graydon Decision Model