Hoe herkent en voorkomt u spookfacturen?

Een spookfactuur  of spooknota is een factuur voor nooit geleverde diensten. Oplichters versturen deze facturen vaak lukraak met duizenden tegelijk in de hoop dat er bedrijven zijn die ze niet controleren en dus betalen. Betaalt u niet, dan hoort u er nooit meer iets over. Betaalt u wel, dan heeft de oplichter geluk. Welke trucs zijn er en hoe wapent u zich ertegen?

Verschil met phishing en acquisitiefraude

Spookfacturen worden vaak geassocieerd met acquisitiefraude. Bij deze fraudevorm levert de oplichter echter nog iets – al is dat waardeloos. Bij een spookfactuur gaat het puur om een factuur. Er staat dus geen enkele levering tegenover. Dit neemt overigens niet weg dat sommige oplichters zich met zowel acquisitiefraude als met spookfacturen bezighouden. 

Spooknota´s zijn ook iets anders dan phishing. Phishing is een vorm van internetfraude waarbij mensen vaak via een link in een e-mail onbewust naar een valse (bank)website worden gelokt om daar hun gegevens in te vullen. De oplichter gebruikt deze gegevens vervolgens om geld op te nemen of bijvoorbeeld artikelen te kopen.  

Veelgebruikte trucs

Wat spookfacturen, phishing en acquisitiefraude wél met elkaar gemeen hebben, is dat het gaat om trucs. Meestal gaat het bij spookfacturen om kleinere bedragen tot 250 euro. Dit zijn bedragen die relatief snel en zonder controle worden betaald. Soms is de afzender op de factuur een ‘officiële’ instantie die contributie factureert, zoals de Kamer van Koophandel. Zelfs het logo van deze instantie kan gekopieerd zijn. Een andere truc is een aanbieding die er op het eerste gezicht uitziet als factuur, vaak met aangehechte acceptgiro. Alleen als u écht goed leest, weet u dat het geen factuur is. Betaalt u dit soort spooknota´s, dan kunt u er zeker van zijn dat dit door de oplichter wordt bijgehouden en dat u opnieuw facturen zult ontvangen. Bovendien kunt u er zeker van zijn dat u uw geld nooit kunt terugvorderen.

Hoe wapent u zich tegen spookfacturen?

Betaal nooit facturen zonder deze te controleren, zeker als deze afkomstig zijn van voor u onbekende leveranciers. Lees de kleine letters om te ontdekken of het wel echt een factuur is en controleer of de factuur een spooknota is op www.fraudehelpdesk.nl. Daarnaast kunt u werken met opdrachtnummers. Kopen uw medewerkers iets in, dan moeten ze daarvoor bij uw afdeling financiën een opdrachtnummer aanvragen. Dit nummer moet de leverancier vervolgens op zijn factuur vermelden om betaald te krijgen. Zo kunt u de factuur eenvoudig door de verantwoordelijke medewerker laten controleren. Maar pas ook nu op, want als u met voor de hand liggende of elkaar direct opvolgende nummers werkt, kan een oplichter het nummer gokken en u alsnog een spookfactuur sturen.

Geautomatiseerd problemen voorkomen

Zeker als uw organisatie veel betalingen doet, is het aan te raden een automatisch controleproces in uw systemen te integreren. U kunt leveranciersgegevens bijvoorbeeld laten analyseren met speciale software van Graydon. Uw leveranciersgegevens worden dan onderzocht op 86 punten, zoals op spookfacturen, veel faillissementen, vele verhuizingen en andere zaken die kunnen wijzen op fraude of een verhoogd risico. 

Wat weet u van de jaarrekening? Ga direct naar ons download center en download gratis het eBook Jaarrekening lezen voor Dummies:

Download het eBook!