Hoe stapt u over op (automatisch) digitaal factureren?

In 2013 zou slechts één op de vijf facturen elektronisch zijn verstuurd. Blijkbaar blijven we de voorkeur dus geven aan postzegels plakken en enveloppen dichtlikken. Vreemd, want uit een rapport van het Duitse bedrijf Billentis blijkt dat bedrijven 60% tot zelfs 80% kunnen besparen als ze digitaal factureren. Ga alleen de besparing op de portokosten maar na… Waarom stappen we niet massaal over? En hoe doet u dat eigenlijk - overstappen op digitaal (of zelfs automatisch) factureren?

Waarom niet digitaal factureren?

De voordelen van digitaal factureren zijn duidelijk. Langzaamaan dringt bij de overheid zelfs het besef door dat ze de doorbraak van digitaal factureren een duwtje in de rug kan geven, bijvoorbeeld door haar leveranciers te verplichten elektronisch te factureren. Dat moet bij bedrijven het bewustzijn creëren dat ze heel wat kunnen besparen door ook hun andere klanten elektronisch te factureren. Toch blijken er nog obstakels te zijn die een echte doorbraak in de weg staan:

• Complexe wetgeving. Elke lidstaat van de Europese Unie heeft in zijn wetgeving andere accenten gelegd, waardoor er geen harmonisering van elektronische facturatie bestaat.
• Kip-ei. Veel bedrijven willen wel elektronisch facturen, maar veel klanten blijven facturen op papier eisen. Daarom doen deze bedrijven het toch maar niet. Waar begin je? Bij de klant? Of bij het bedrijf? Er is een patstelling ontstaan, die zichzelf in stand houdt.

Automatisch factureren

Als u besluit digitaal te factureren, kunt u handmatig een PDF van uw factuur maken en deze e-mailen. U kunt het factureringsproces (inclusief herinneringen en aanmaningen) echter ook volledig automatiseren. En dan loopt u tegen nog een obstakel op… Verschillende aanbieders zetten technologische systemen om elektronisch te factureren op de markt, maar deze zijn vaak niet compatibel met elkaar. En toch. Ook automatisch factureren biedt erg veel voordelen:

• U maakt en verzendt uw facturen goedkoper.
• U heeft een goed overzicht van de onbetaalde facturen.
• De software stuurt automatisch herinneringen uit, wat minder handwerk oplevert.
• Sneller facturen versturen en beter opvolgen, zorgt voor een snellere betaling. Klanten voelen dat ze niet onbestraft een factuur kunnen laten liggen.

Zo start u met automatisch factureren

Wegen de voordelen voor u op tegen de nadelen en wilt u vlot een automatisch systeem opzetten? Let dan in ieder geval op het volgende:

1. Kies de IT-tool die u past. Ze zijn er in alle prijsklassen en vaak kunt u ze proberen met een gratis testperiode. 
2. Kies in ieder geval voor een open systeem dat u meteen of later in een ruimer CRM-systeem kunt integreren. 
3. Zorg voor correcte data van uw klanten. Zo gaan uw facturen naar het juiste adres en naar de juiste contactpersonen.
4. Neem de inhoud van de offerte over in uw factuur, zodat ze inhoudelijk aansluiten. Veel systemen kunnen offertes vlot in facturen omzetten.
5. Programmeer aanmaningen voor onbetaalde facturen, zodat ze automatisch worden verstuurd.
6. Koppel rente en administratieve kosten aan deze aanmaningen, maar doe dat niet meteen in de eerste herinnering. Dat zet slechts kwaad bloed.
7. Blijf in uw aanmaningen beleefd, informatief en ondersteunend naar uw klant. E-mail alle betalingsinformatie telkens opnieuw. Uw systeem kan deze gegevens waar en hoe u dat wilt invoeren op de herinnering of aanmaning.
8. Stel een alarm in dat u een melding geeft wanneer u verdere stappen moet ondernemen. Uw systeem kan zelfs zorgen voor een aangetekend schrijven en een link naar een incassobureau. 
9. Houd uw aanmaningen persoonlijk. Als de klant merkt dat hij berichten uit een automatisch systeem krijgt, zakt de betalingsbereidheid. 
10. Blijf consequent. Dreigt u met rente of administratiekosten? Reken ze dan ook. 

Monitor uw klantportefeuille

Digitaal en automatisch factureren betekent nog niet dat u niets meer in de gaten hoeft te houden. Door uw portefeuille met zakenrelaties voortdurend te monitoren, blijft u altijd perfect op de hoogte van hun financiële situatie. Belangrijk, want een klant die financiële problemen krijgt, mag u niet meesleuren in zijn val. Een goede klant vandaag, kan morgen een wanbetaler zijn. En gaat het juist extra goed met een klant? Dan wilt u dat ook weten, omdat het wellicht nieuwe kansen voor u creëert. Door uw klantportfolio permanent te monitoren, staat u nooit meer voor verrassingen. Vraag eens naar de mogelijkheden die Graydon u hiervoor biedt!

Voor meer informatie over Credit Management verwijzen wij u door naar ons handboek:

Handboek voor de Moderne Credit Manager