Betalingsherinnering en aanmaning per Whatsapp?

De trend van per post verstuurde schriftelijke stukken naar digitaal e-mailverkeer zet zich steeds verder voort naar smartphonecommunicatie via berichtendiensten als WhatsApp. Hoe ver kunt u daarin gaan bij uw debiteurenincasso?

Als uw debiteur uw facturen niet betaalt, moet u uw debiteur in gebreke stellen. Volgens de wet moet dat schriftelijk. Een ingebrekestelling houdt in een schriftelijke aanmaning waarin een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog na te komen. Veelal vindt dit plaats in een incassotraject. Na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur wordt eerst een herinnering gestuurd, vervolgens een aanmaning en tenslotte een sommatie.

De herinnering is vaak een vriendelijk geformuleerd verzoek alsnog de factuur te voldoen aangezien de betalingstermijn daarvan is verstreken. Als op die herinnering ook geen betaling volgt, doet u er verstandig aan uw debiteur een aanmaning te sturen die voldoet aan de eisen van een ingebrekestelling zoals in de wet omschreven. 

Volgens de jurisprudentie kan een ingebrekestelling ook per e-mail worden gestuurd. Dat is niets nieuws. Hier maken in de praktijk natuurlijk ook al langer veel marktpartijen gebruik van. 

Wilt u zich als schuldeiser op een ingebrekestelling beroepen, dan zult u moeten bewijzen, bij betwisting, dat de ingebrekestelling de wederpartij heeft bereikt. Aan een e-mail kunt u een leesbevestiging hangen, waarmee u ook bewijsrechtelijk sterker staat in uw positie aan te tonen dat de e-mail door de ontvanger is geopend. 

Ingebrekestelling per SMS wordt in de juridische literatuur ook aanvaardbaar geacht. Ook zijn er voorbeelden waaruit blijkt dat de rechter daar ook zo over denkt. 

Voorheen was het lastig te bewijzen dat een SMS of WhatsApp-bericht werd ontvangen door uw debiteur. WhatsApp heeft de twee blauwe vinkjes, die u waarschijnlijk wel kent. Uiteraard zult u dan ook nog wel moeten bewijzen dat het telefoonnummer waar u de ingebrekestelling per SMS of WhatsApp aan verzond, daadwerkelijk van uw debiteur (of de bestuurder van uw debiteur) is.

Er is een geval bekend waarin een rechter in Groningen op grond van de twee blauwe vinkjes oordeelde dat zonder meer kon worden aangenomen dat een WhatsApp-bericht succesvol was afgeleverd op de telefoon van de wederpartij.

Een ingebrekestelling kan dus op diverse manieren worden verstuurd. Per deurwaardersexploot, per aangetekende (al dan niet met handtekening retour) of gewone post, per fax, per e-mail en (waarschijnlijk) ook per mobiele communicatiediensten als SMS en WhatsApp. 

Uiteraard is niet ieder SMS-bericht of WhatsApp-bericht aan te merken als een ingebrekestelling. Een SMS of appje met het verzoek “telefonisch contact op te nemen” of “om te praten” is uiteraard geen ingebrekestelling zoals de wet dat vereist. De aanmaning moet immers nog steeds een redelijke termijn bevatten waarin alsnog nagekomen kan worden. 

Steeds zult u moeten kunnen bewijzen dat de ingebrekestelling door uw debiteur is ontvangen. Bouw daarom altijd een dossier op. Uw SMS- en WhatsApp-berichten kunt u ook opslaan, e-mailen of uitprinten. Print dan bijvoorbeeld ook duidelijk vergroot de profielfoto uit, als uw debiteur daar zichtbaar op staat. Of zorg op een andere manier dat u kunt bewijzen dat het telefoonnummer van de ontvanger van de SMS of WhatsApp van uw debiteur is. 

Vraag ook eens om de reden van het (nog) niet betalen. Als uw debiteur dan zegt dat hij er nog niet aan toe gekomen is, of toezegt dat de betaling snel volgt, leg dat dan vast. Er zijn dan kennelijk geen inhoudelijke argumenten om uw facturen niet te voldoen. Kennelijk voldeed hetgeen u verkocht heeft of de dienst die u geleverd heeft aan de overeenkomst. Het is van belang dat vast te leggen in uw incassodossier voor het geval u uiteindelijk toch via een gerechtelijk vonnis betaling van uw openstaande facturen moet afdwingen.