Artikel
Geschreven door Stefan Jorissen
Posted on 03-10-2014

Interne audit is niet alleen afvinken van lijst!

721 keer gelezen

We leven in tijden van grote veranderingen en turbulentie. Naast politieke veranderingen worden er steeds hogere eisen gesteld aan bedrijven op het gebied van kwaliteit, veiligheid, compliance en wet- en regelgeving. Als leider en manager verwacht u steeds meer van uw personeel. Om te kunnen voldoen aan al deze eisen moet u bovendien continu alert blijven. Een goed hulpmiddel om te controleren of u voldoet aan compliancy regels en kwaliteitseisen is het doen van een interne audit. De interne audit wordt een steeds belangrijker onderdeel van uw risicomanagement-proces. In dit blog meest gehoorde valkuilen en hoe u hiermee omgaat.

Waarom een interne audit?

Organisaties hebben om uiteenlopende redenen, meestal commerciële, een ISO of een ander kwaliteitscertificaat. Deze certificeringen eisen dat u periodiek en aantoonbaar met verbetering bezig bent. De afgelopen weken sprak ik hierover met verschillende CEO's. De meningen zijn verschillend, maar de prioriteiten komen overeen: De kwaliteit moet omhoog, de kosten omlaag en het blijven voldoen aan de steeds strenger wordende wet- en regelgeving wordt als maar moeilijker. De meeste CEO's krijgen daarom de zenuwen en sommige zelfs slapeloze nachten als er weer een interne controle aankomt. Ik begrijp dat, want bij een interne audit wordt er niet alleen kritisch naar uw organisatie gekeken maar ook naar het functioneren van u en uw mensen.
 
De meeste CEO's krijgen daarom de zenuwen en sommige zelfs slapeloze nachten als er weer een interne controle aankomt.
Hieronder mijn tips voor het verbeteren van uw interne audit:
 
  1. Afbakening en opdrachtformulering 
    Tijdens de afbakening en de opdrachtformulering bepaalt u met elkaar de gewenste doelstelling. Met andere woorden wanneer is de audit geslaagd? In deze fase bepaalt u ook welke checklists en vragenlijsten u wilt gebruiken en welke mensen u interviewt. Tijdens de opdrachtformulering is het cruciaal om ook voldoende aandacht te besteden aan wet- en regelgeving en compliance. Veel organisaties staan onvoldoende stil bij het integreren van wet- en regelgeving in hun bedrijfsprocessen. Het is belangrijk dat ook deze risico's verankerd zijn in uw bedrijfsvoering.
     
  2. Doorvragen tijdens interviews
    Een interview moet veel verder gaan dan het nalopen van een checklist. De doelstelling is immers dat er onderzocht wordt of uw organisatie voldoende functioneert. Veel interne auditoren vinden het lastig om bij collega's echt door te vragen en zo de oorzaak van afwijkingen vast te stellen, vanwege cultuur of ervaring. Stuur daarom uw interne auditoren naar een professionele audittraining, waar men aandacht besteedt aan interviewen, rapporteren en de omgang met collega's.
     
  3. Oorzaakanalyse
    Helaas wordt hier vaak te weinig tijd aan besteed, maar een oorzaakanalyse is een praktisch en belangrijk hulpmiddel om de oorzaken van de bevindingen concreet en aantoonbaar te maken. Voorbeeld: Stel u heeft wateroverlast en u besluit als preventiemaatregel een regenton te plaatsen. Het water wordt opgevangen in deze ton en u bent tevreden want u heeft geen water meer op uw  vloer. U kunt er ook voor kiezen om een oorzaakanalyse te maken, zodat u weet waar de oorzaak van de wateroverlast ligt. Alleen dan kunt u het probleem duurzaam oplossen.

    Begin de oorzaakanalyse met een team van mensen die de helicopterview kunnen houden en voldoende kennis en kunde hebben van het probleemgebied.
     
  4. De rapportage: plan-do-check-act
    De audit en de bijbehorende rapportage moet bijdragen aan een betere beheersing van uw bedrijfsvoering. De rapportage is een keurige opsomming van feiten welke gevonden zijn tijdens het onderzoek. Vaak ligt de nadruk op zaken die niet goed zijn gegaan. Er wordt weinig aandacht besteed aan het leveren van een te hoge kwaliteit. Een gemiste kans, want meer kwaliteit leveren dan nodig of activiteiten toevoegen die geen waarde leveren voor de klant, komt uw rentabiliteit niet ten goede. Door middel van de interne audit dient uw organisatie op zoek te gaan naar de juiste balans tussen kwaliteit, effectiviteit en rentabiliteit. Focus in uw rapportage dan ook op het vinden van deze balans. 

    Een hulpmiddel voor uw rapportage en bevindingen is  de PDCA-cyclus (figuur 1), om zo de uitkomsten van uw onderzoek een belangrijk onderdeel te maken van uw risicomanagementproces. 



     
        Figuur 1, PDCA cyclus
 

Interne audit geeft inzage in rendabiliteit

Een interne audit geeft u dus inzicht in het functioneren van uw bedrijfsvoering. U kunt het vergelijken met een zelfinspectie en dat is veel meer dan het afvinken van een checklist. De tijdsinvestering levert u bruikbare informatie op over hoe de organisatie functioneert en waar u moet bijsturen. 
 
En daar wordt iedereen toch vrolijk van?