Artikel
Geschreven door John Swaab
Posted on 15-01-2019

Leveranciersmanagement modellen: Kraljic en Dupont in de praktijk

697 keer gelezen

Door de tijd heen zijn er steeds meer nieuwe leveranciersmanagement modellen bijgekomen. Dit toont aan dat leveranciersmanagement een steeds belangrijkere positie inneemt bij organisaties. Bedrijven zien in dat een goede inkoopstrategie direct effect heeft op de kosten, de levertijden, de uiteindelijke winst, maar ook op hun reputatie. Denk aan een leverancier het niet zo nauw neemt met duurzaamheid, of wanneer er sprake is van belangenverstrengeling bij een publieke organisatie. Daarom wordt het steeds belangrijker om leveranciersmanagement goed in te richten. Leveranciersmanagement modellen kunnen hierbij helpen. In dit blog leggen we uit hoe u de inkoopportfolio matrix van Kraljic en de Dupont-analyse in de praktijk gebruikt.  
 

Vele ballen in de lucht

Hoe hoger het inkooppercentage, des te groter de afhankelijkheid van leveranciers. Als verantwoordelijke voor leveranciers- en inkoopmanagement zijn er veel factoren waar u rekening mee moet houden. Het inkoopbeleid moet aansluiten bij de doelen van de organisatie en de korte- en langetermijnplanning. Ook moet u kijken naar hoe u leveranciers van verschillende divisies kunt samenvoegen voor meer inkoopvoordeel. Tegelijkertijd moeten u risico’s goed managen: hoe voorkomt u financiële risico’s, reputatierisico’s en volledige afhankelijkheid van een leverancier? Hoe vertaalt u dit in contracten, afspraken en systemen? Hoe monitort u dit en stuurt u bij waar nodig? Al deze factoren moeten ertoe leiden dat u meer waarde voor de eindklant creëert door de kracht van de juiste leveranciers optimaal te benutten.
 

Hoe helpen leveranciersmanagement modellen hierbij?

Met de matrix van Kraljic en het model van Dupont, krijgt u inzicht in de effectiviteit van uw huidige inkoopbeleid. U weet waar uw risico’s en kansen liggen, welke leveranciers u meer moet bewerken en van wie u afscheid moet nemen.

  • De matrix van Kraljic is een heel bruikbaar model voor leveranciersmanagement. In deze matrix deelt u uw leveranciers in op basis van het inkooprisico en de impact op het bedrijfsresultaat. Op basis daarvan weten inkoopmanagers beter met welke leveranciers ze strakke afspraken moeten maken, waar ze het risico moeten spreiden en wat voor relatie ze moeten opbouwen.
  • Het schema van Dupont illustreert wat het effect is van de inkoopprijs (en het verlagen ervan) op de uiteindelijke winst. Dit helpt enerzijds om te zien hoe effectief het inkoopbeleid is en anderzijds waar de kansen liggen.
     

Kraljic Matrix: leveranciers indelen

Aan de hand van dit model kunt u per leverancierscategorie uw strategie bepalen: moeten er leveranciers bij of af, wie moet u strak managen en waar moet u uw tijd en energie in steken.

De matrix van Kraljic heeft twee indicatoren:

  • De x-as staat voor het inkooprisico
  • De y-as vertegenwoordigt de invloed op het bedrijfsresultaat

Producten en diensten die aan uw organisatie worden geleverd, plaatst u ergens op een van de vier kwadranten:

  • Strategische producten
  • Hefboomproducten
  • Routineproducten
  • Knelpuntproducten
     

Kraljic Matrix leveranciersmanagement.png
 

Strategische producten

Invloed op bedrijfsresultaat: Hoog
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Voor een woningcorporatie is dit bijvoorbeeld een aannemer. Deze hebben invloed op het bedrijfsresultaat van woningcorporaties en in een tijd van hoge woningnood zijn deze bovendien schaars.

Aanpak:

  • Afspraken: Maak duidelijke afspraken over wanneer producten en diensten worden opgeleverd, wat de gevolgen zijn van het niet-nakomen en hoe u op de hoogte blijft van eventuele vertragingen.
  • Risicobeperking: Zorg dat u op de hoogte blijft van de financiële situatie van deze leverancier door regelmatige credit checks. Onderzoek bovendien of er geen sprake is van belangenverstrengeling of een andere risico’s die invloed hebben op het imago. Denk bijvoorbeeld aan bestuurders die politiek betrokken zijn of betrokken zijn bij faillissementen.
  • Relatie: Een goede relatie met de leverancier zorgt ervoor dat u een voorrangspositie houdt en op de hoogte blijft van ontwikkelingen.
  • Vervanging: Kijk ook zeker of er nieuwe toetreders zijn en onderzoek of u uw afhankelijkheid verder kunt beperken door zelf dit product of deze dienst te gaan ontwikkelen.

 

Hefboomproducten

Invloed op bedrijfsresultaat: Hoog
Inkooprisico: Laag
Voorbeeld: Producten die minder schaars zijn, maar wel veel impact hebben op het proces, zoals brandstof.

Aanpak:

  • Afspraken: Het aantal concurrenten bij hefboomproducten is groter, waardoor u een sterkere onderhandelingspositie heeft. Kijk of u inkoopvoordelen kunt behalen door grotere bestellingen te plaatsen.
  • Risicobeperking: Ook hier is het van belang eens per zoveel tijd de financiële situatie van deze leverancier te checken, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Op die manier ziet u ook beter welke leveranciers u beter kunt vervangen. Bij het aangaan van relaties moet ook gekeken worden of er sprake is van belangenverstrengeling of dubieuze zaken rondom de leverancier.
  • Relatie: De relatie is vooral gericht op goede afspraken, om inkoopvoordeel te behalen.
  • Vervanging: Houd inzicht in de volledige markt en alle concurrenten en plan eens per zoveel tijd een evaluatie en een gesprek met concurrenten om feeling te houden met accurate prijzen en markttrends.

 

Knelpuntproducten

Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Dit zijn producten of diensten waar er weinig aanbieders van zijn, maar waarvan het product weinig invloed heeft op de uiteindelijke resultaten en de winst. Denk aan bepaalde softwareprogramma's, schaarse onderdelen van machines of schaarse medewerkers op de arbeidsmarkt.

Aanpak:

  • Afspraken: Het aantal aanbieders bij knelpuntproducten is beperkt. Maak daarom heldere afspraken met deze leveranciers over een gegarandeerd inkoopvolume. Daar kan een hoger bedrag tegenover staan, maar vanwege het inkooprisico is dit het geld waard. Ook inzicht krijgen in de voorraden is belangrijk, zodat u tijdig in actie kunt komen.
  • Risicobeperking: Houd de financiële positie van deze leveranciers nauwlettend in de gaten, vanwege uw inkoop-afhankelijkheid. Wees ook op de hoogte van mogelijke concurrenten en hun financiële positie. Bij het aangaan van relaties moet ook gekeken worden of er sprake is van belangenverstrengeling of dubieuze zaken rondom de leverancier.
  • Relatie: Onderhoud een goede relatie met deze leveranciers en zorg dat u regelmatig aan tafel zit, om vinger aan de pols te houden. Zo worden afspraken over inkoopvolumes en levertijden sneller nageleefd.
  • Vervanging: Zorg dat u niet volledig afhankelijk wordt en maak een plan B. Is een bepaald onderdeel van een machine in eigen land steeds moeilijker te vinden? Kijk dan eens over de grens naar mogelijkheden.
     

Routineproducten

Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Laag
Voorbeeld: Dit zijn leveranciers die weinig inkooprisico vormen en weinig impact hebben op het bedrijfsresultaat. Denk aan catering of kantoorartikelen.

Aanpak:

  • Afspraken: Deze producten zijn makkelijk verkrijgbaar en hebben weinig invloed. Werk daarom zo veel mogelijk met raamcontracten, zodat u het aantal leveranciers beperkt en schaalvoordeel behaalt. Kies ook lokale leveranciers, die leveren een betere prijs. Zorg ook voor een zo efficiënt mogelijk inkoopproces om de prijs te drukken.
  • Risicobeperking: Het monitoren van de financiële positie van deze leveranciers is minder belangrijk. Ook hier moet bij het aangaan van de relatie gekeken worden of er sprake is van belangenverstrengeling, bad press of andere dubieuze zaken rondom de leverancier.
  • Relatie: Ook het onderhouden van de relatie is minder urgent, dus het aantal gesprekken kunt u beperken.
  • Vervanging: Reduceer het aantal leveranciers voor dezelfde producten. Door leveranciers samen te voegen in een contract, worden diensten gebundeld en krijgt u een lagere prijs.
     

Dupont-analyse: inzicht in kostenbesparingen

Het oudste model om de inkoopprestatie in kaart te brengen is het bijna 100 jaar oude Dupont-model. Maar hoe oud ook, het is nog steeds een goede manier om de invloed van inkoopbesparingen op de rentabiliteit van een organisatie te meten. Het schema van Dupont (zie hieronder) is een hulpmiddel om het effect van inkoopbesparingen op de winstgevendheid van een organisatie te illustreren.
 

Dupont schema leveranciersmanagement.png

Hoe het werkt?

Door een simpele rekensom kunnen bedrijven, maar ook non-profit organisaties als zorginstellingen en woningcorporaties, zien wat de invloed is van inkoopkosten op de uiteindelijke winstgevendheid.

Winstgevendheid wordt uitgedrukt met het kengetal ‘rentabiliteit totale vermogen’. Het schema laat zien wat de samenhang is tussen onderdelen van de balans en winst- en verliesrekening en aan welke knoppen u moet draaien om de winst te verhogen. Door de kosten, dus ook de inkoopprijzen, te verlagen wordt de winstmarge (en daarmee de rentabiliteit) verbeterd.

Door in het bovenste gedeelte van de formule de inkoopkosten te verlagen, ziet u wat het uiteindelijke effect is op de winst. Niet alleen heeft het verlagen van de inkoopprijs effect op deze factor, ook het stukje ‘overige kosten’ gaat omlaag. Overige kosten bestaan onder meer uit rente, afschrijvingen en personeelskosten. Doordat u met betere inkoop minder hoeft te lenen, gaan de rentekosten voor leningen ook omlaag.

Hoewel het Dupont-schema mooi in kaart brengt wat de invloed van inkoop is op de winst, is de voorwaarde wel dat de boekhoudcijfers betrouwbaar zijn. Garbage in is garbage out.
 

Meer informatie

Wilt u meer informatie over leveranciersmanagement? Bekijk dan ook onze wiki-pagina of onze infographic. Op zoek naar een oplossing om uw leveranciersrisico's beter te managen? Met onze leveranciersanalyse brengt u zowel reputatierisico's als financiele risico's beter in kaart. U weet onder ander:

  • Welke leveranciers een reputatie- of financieel risico vormen 
  • Hoe uw leveranciers presteren ten opzichte van de markt 
  • Hoe uw leveranciers presteren ten opzichte van elkaar 
  • Wat voor strategie het best passend is voor elke categorie leveranciers 

Lees meer over onze leveranciersanalyse