Artikel
Geschreven door Peter Schoenmaker
Posted on 18-05-2015

Master Data Management vermindert kosten én klachten

535 keer gelezen

Bedrijven gebruiken vaak verschillende systemen voor het opslaan van klant- en andere gegevens. Omdat deze systemen meestal los van elkaar staan, worden wijzigingen niet automatisch overal doorgevoerd. Verhuist een klant, dan wordt dat bijvoorbeeld wel bij finance doorgevoerd maar niet bij verkoop, waardoor een order naar het verkeerde adres wordt gestuurd. Onnodige verspilling van tijd, geld…en als het te vaak fout gaat misschien zelfs wel van klanten. Hoe dan wel? Richt u op goed Master Data Management. 

Wat is master data?

Master Data Management

Elk bedrijf bezit master data. Het zijn de basisgegevens over bijvoorbeeld klanten, producten, leveranciers en medewerkers. Zonder deze ‘stamgegevens’ kan een bedrijf simpelweg niet functioneren. Het beheer van deze gegevens ligt vaak versnipperd door de hele organisatie - en daarin zit het probleem. Als verschillende afdelingen gegevens wijzigen en dat niet onderling afstemmen, kunnen fouten ontstaan. 

Sales kan bijvoorbeeld op het verkeerde adres leveren, omdat finance een adreswijziging heeft doorgevoerd maar dit niet aan sales heeft doorgegeven. Of omgekeerd: sales levert correct af, maar de factuur gaat naar het verkeerde adres. In beide gevallen levert het onnodig meerwerk op, wat geld kost en ontevreden klanten oplevert – die uiteindelijk misschien zelfs wel bij u weglopen. Inconsistente master data kosten bedrijven jaarlijks zo vele miljoenen.

Verkeerd inzicht, verkeerd beleid

Ook veel Business Intelligence projecten leveren niet het gewenste resultaat door fouten in master data. De gevleugelde term ‘garbage in, garbage out’ gaat hier op. Als stamgegevens niet consistent zijn en als de datakwaliteit dus laag is, kunnen nooit goede rapportages worden gemaakt. Gevolg daarvan is dat het bedrijf op basis van verkeerd inzicht besluiten neemt. Goed Master Data Management maakt een eind aan al deze problemen. 

Het nut van Master Data Management

Master Data Management richt zich op het beheren van master data op één centrale plek binnen de organisatie. Daarmee wordt een wildgroei voorkomen van foutieve gegevens in verschillende losse systemen. Dat klinkt logisch en eenvoudig, maar de praktijk leert anders. Bedrijven onderkennen vaak onvoldoende dat onjuiste stamgegevens ernstige gevolgen kunnen hebben voor hun bedrijfsvoering – en dat correcte gegevens dus juist veel voordelen brengen. Door één centrale omgeving te ontwikkelen die met alle losse systemen communiceert, worden alle systemen aan elkaar gekoppeld. Verandert finance iets, dan gebeurt dat automatisch ook bij sales – en vice versa. De master data omgeving is daardoor altijd correct en up-to-date, waardoor ook betrouwbare rapportages kunnen worden gemaakt. Hiervoor is het wel belangrijk de wijzigingen goed te monitoren. Zowel intern als via mogelijke externe (data)bronnen.

Hoe doet u dat?

Master Data Management is geen kwestie van simpelweg een tooltje installeren dat alle problemen oplost. Het vraagt allereerst een fundamentele wijziging in de bedrijfscultuur en -processen. Het belang van correcte data moet worden ingezien en vervolgens moet in de processen worden opgenomen dat het bijhouden van gegevens correct en nauwgezet gebeurt. Pas dan komt u toe aan het werkelijk implementeren:

  • Creëer één omgeving voor alle master data
  • Ontdubbel en corrigeer bestaande data, zodat de basis correct is
  • Bepaal wie zeggenschap over bepaalde aanpassingen hebben
  • Houd vinger aan de pols om zeker te zijn dat alle gegevens correct blijven
  • Gebruik ook externe bronnen voor het actueel houden van de data

Wat levert het op?

Met goed Master Data Management voorkomt u fouten en voorkomt u dus ook dat u onnodig tijd en geld aan het herstel ervan moet besteden. Daarnaast voorkomt u klachten van klanten en verhoogt u dus uw klanttevredenheid. Een derde voordeel is dat u vrijwel automatisch een controleproces invoert. Een spookfactuur zal immers minder snel door finance betaald worden als in de stamgegevens geen informatie over de afzender van die factuur is opgenomen. Mijn ervaring leert dat gemiddeld 20% van de data bij bedrijven jaarlijks vervuild. Als je er niet goed mee omgaat, betekent dit dus een zeer inefficiënte werkwijze en onnodig hoge kosten.

Meer weten? 

Hoe kan database management leiden to meer waarde creatie? Lees het in dit blog!