Artikel
Geschreven door Roberto Tessaro
Posted on 30-03-2020

Naar een efficiënte omgang met de belangrijkste schakel in de zorg: de zorgleveranciers

74 keer gelezen

De gezondheidszorg is een breed begrip in Nederland. Of we nu kijken naar de ziekenhuizen, verzorgingstehuizen, gehandicapteninstellingen of psychiatrische instellingen, bijna iedere inwoner in Nederland heeft er direct of indirect mee te maken. Het lijkt dan ook vaak vanzelfsprekend dat alles vlekkeloos doorloopt. Er wordt echter vaak vergeten dat er aan het verlenen van zorg veel stappen voorafgaan. In dit artikel wordt besproken hoe u als zorginstelling stappen kunt maken naar een efficiënter leveranciersmanagement.

Selectie van zorgleveranciers

Om te beginnen met een efficiënter leveranciersmanagement selecteert u in de eerste instantie geschikte leveranciers. De eerste stap van deze selectie is oriëntatie naar de behoefte van de zorgvragers, en hoe deze behoefte het beste vertaald kan worden naar de markt. Welke vraag is er vanuit de gebruikers, en welk aanbod sluit hierop aan? Potentiële leveranciers in de markt krijgen de gelegenheid aan te geven wat ze te bieden hebben. Aan de hand van de mate waarin dit aansluit op de eerder vastgestelde vraag, krijgen marktpartijen punten. De zorginstelling selecteert vervolgens op basis van puntenaantal de meest geschikte (zorg)leveranciers.

Dit is natuurlijk een zeer eenvoudig geschetst beeld van een selectie van een leverancier in de zorgcontext. Aan de hand van modellen van Kraljic of Dupont kan de effectiviteit van de gekozen leveranciers in kaart worden gebracht.

  • De matrix van Kraljic deelt de leveranciers in op basis van het inkooprisico en de impact op het bedrijfsresultaat. Op basis daarvan weten zorginstellingen beter met welke leveranciers ze strakke afspraken moeten maken, waar ze het risico moeten spreiden en wat voor relatie ze moeten opbouwen.
  • Het schema van Dupont illustreert wat het effect is van de inkoopprijs (en het verlagen ervan) op de uiteindelijke winst. Dit helpt enerzijds om te zien hoe effectief het inkoopbeleid is en laat anderzijds zien waar er kansen liggen.

Omgaan met onverwachtse veranderingen

Uiteindelijk is het de bedoeling dat de leverancier met zijn dienst of product bijdraagt aan het versterken van uw zorgprestaties en het minimaliseren van gevaren in de zorg. De kwaliteit van de patiëntenzorg moet dus behouden blijven of omhoog. Maar hoe kunt u omgaan met onverwachtse veranderingen, zoals leveranciers die hun betaling eerder nodig hebben of het wegvallen van een leverancier? En op welke manier kunt u kijken naar de stabiliteit van uw bestaande leverancier? De modellen van Kraljic en Dupont zijn niet gemaakt voor zulke situaties.

Een basis voor het verrijken van uw inzichten kunnen de financiële jaarcijfers van een leverancier zijn. Deze geven informatie over de leverancier, die extra waardevol is als u de informatie van meerdere jaren naast elkaar legt. Hierin kunnen eenvoudig trends en ontwikkelingen binnen de opgenomen posten worden gezien. Maar bent u daar dan mee geholpen?

In een enkel geval wel, maar er zijn meer eenvoudige manieren om een beter beeld van de veranderingen bij uw leveranciers te krijgen. Zo bieden ratings of scorebureau’s allemaal de mogelijkheid om inzichten te krijgen in uw leveranciersportefeuille. Maar u zult merken dat hier verschillen tussen zitten.

Ken uw leveranciers

Wat laten signalen zoals veranderingen in bestuurders, aandeelhouders of bedrijfsstructuur eigenlijk zien, en wat is de mogelijke impact hiervan op de diensten en producten van de leverancier? Het is belangrijk om een idee te krijgen bij de effecten die dit voor u kan hebben. Bovendien is het van belang dat u weet wat er speelt bij uw leveranciers en op de hoogte blijft van veranderingen.

Hierin is vaak een verschil tussen strategische leveranciers en routineleveranciers. Van uw strategische leveranciers weet u vaak wel wat er speelt, en komt u sneller achter veranderingen in de bedrijfsvoering of -structuur. Maar hoe goed bent u op de hoogte van uw routineleveranciers? Hier gaat vaak het Pareto principe, ofwel de 80-20 regel, voor op. Zo’n 80% van uw uitgaven gaat naar een kleine groep strategische leveranciers waar een actief beleid op is, en de andere 20% van uw uitgaven krijgen een stuk minder aandacht. Een kwestie van prioriteiten? Of gemak?

Omdat uitgaven aan routineleveranciers samengenomen evengoed oplopen tot hoge bedragen, is het van belang ook inzichten te hebben in de gezondheid van deze groep leveranciers. Het gaat immers om geld dat goed besteed moet worden. Door een leveranciersanalyse uit te (laten) voeren, kunt u eenvoudig in beeld krijgen hoe uw verschillende leveranciers ervoor staan.

Stappen naar actuele data

Het is dus zaak dat zorginstellingen op de hoogte zijn van de gezondheid van hun leveranciers. Een eerste stap is het onder de loep nemen van de actualiteit van de leveranciersportefeuille. Het is verstandig om periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, uw leveranciersbestand op te schonen aan de hand van unieke ID-nummers van uw leveranciers, zoals de KvK inschrijvingsnummers. Ook doet u er goed aan om geregeld uw data te verrijken met de actuele NAW-gegevens.

Waarschijnlijk maakt u al een onderscheid tussen uw actieve en inactieve leveranciers. Echter, ervaring wijst uit dat zelfs inactieve crediteurenbestanden gegevens onvolledig zijn. Informatie van bedrijven die bijvoorbeeld in de afgelopen periode zijn overgenomen, voortgezet, opgeheven of failliet zijn gegaan kan ontbreken.

Gelukkig is het opschonen en het verrijken van uw leveranciersdata redelijk eenvoudig en laagdrempelig. U heeft vaak zelfs de mogelijkheid om deze aan te vullen met financiële scores, zoals de kredietlimiet en de betaalscore. Zo kunt u op een eenvoudige manier snel inzicht krijgen in de financiële gezondheid van uw leveranciers. Bovendien heeft u in veel gevallen de mogelijkheid om het door uw eigen filters te halen.

Sentiment-loos filteren

De band die u met bepaalde leveranciers heeft opgebouwd, kan voor u een reden zijn om de zakenrelatie voort te zetten. Het is echter verstandig om uw leveranciers zonder sentiment, maar aan de hand van data te belichten. U kunt zelf besluiten wat u doet met deze inzichten uit data. Om op de hoogte te blijven van opmerkelijke veranderingen in de leveranciersdata, kunt u bijvoorbeeld meldingen inschakelen. Zo kunt u de leveranciers die voor u van groot belang zijn monitoren.

Ja, het is haast onmogelijk om van alles en iedereen iets te weten of te vinden. Maar op laagdrempelige wijze kunt u snel inzichten verwerven in de belangrijkste schakels in de zorg: uw leveranciers.

Door periodiek uw leveranciersportefeuille te actualiseren, op te schonen en te verrijken heeft u blijvend inzicht de gezondheid van uw leveranciers. Bekijk de situatie eens zonder sentiment, maar aan de hand van de feiten. Wees u ervan bewust dat er laagdrempelige manieren bestaan om inzicht te krijgen en te behouden in de gezondheid van uw leveranciers, en het omzetten van een samenwerking naar een partnership.