Artikel
Geschreven door Susanne Klawer
Posted on 31-07-2013

Spookfacturen en andere ongewenste post

1299 keer gelezen

“Een paar weken geleden registreerde ik drie BV’s bij de Kamer van Koophandel, waar ik een vinkje zette in het vakje van de ‘non-mailing indicator.’ Gisteren vond ik verschillende brieven van Graydon op de deurmat, evenals facturen van het Centrale Register voor Bedrijven voor elk van de drie BV’s. Hier ben ik niet van gediend”, zo luidt de klacht van de ondernemer, “en vlak nadat ik mijn BV’s had geregistreerd, stond Ziggo Zakelijk voor de deur. Is dit allemaal toeval?”

Na het opstarten van je business heb je wel wat beters te doen dan vage facturen en allerhande aanbiedingen door te spitten. Immers moet het geld eerst verdiend worden voordat het kan worden uitgegeven.

Spookfactuur

Allereerst het thema spookfactuur. Een spookfactuur is een factuur die u ontvangt van een bedrijf dat u niet kent voor een nooit geleverde dienst of producten. Fraudeurs gokken erop dat u deze factuur niet goed controleert en samen met andere rekeningen betaalt. Met name grote organisaties betalen facturen vaak klakkeloos, tenzij er een controleproces is ingericht. Laat u niet in het ootje nemen en vraag bij twijfel altijd naar de opdracht(bevestiging).

Spookofferte

De spookofferte is een offerte die eruit ziet als een factuur. Alleen als u de kleine lettertjes leest, ziet u dat het om een aanbod gaat en dat het geen factuur is. Van een betalingsverplichting is dus ook geen sprake! Betaalt u deze nota, dan zit u vast aan een overeenkomst met de betreffende onderneming.

De bovengenoemde klacht had te maken met een spookofferte van het Centrale Register voor Bedrijven, een organisatie die níet geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel onder haar eigen naam, maar steeds een andere identiteit aanneemt. Eerder stonden deze fraudeurs ingeschreven als Nederlandse Stichting Registratie Diensten (opgeheven in februari 2012). Nu staan zij weer ingeschreven onder Marketing Services TR die nog actief is. Een week geleden waarschuwden de Fraudehelpdesk en het Steunpunt Acquisitiefraude voor nota's van EPTR - European Patent and Trademark Register, met een adres in Brussel.                                                                       

Op een vergelijkbare manier was er lange tijd een spookofferte in omloop van De Telefoongids / Gouden Gids met een bankrekeningnummer in Malta die bij organisaties binnenkwam via het algemene info e-mailadres of via de fax.

Spookfacturen duiken juist op in de zomer

De zomer is het hoogseizoen voor beroepsfraudeurs. Als u op het strand ligt, draaien deze bedriegers overuren. Veel mensen zijn op vakantie en de fraudeurs gokken erop dat degene die de facturen goed moet keuren, ook aan het genieten is van de zomer en dat de facturen blindelings worden betaald.

Spookfacturen spotten is een beetje gezond verstand

Met een beetje gezond verstand is het meestal relatief gemakkelijk om spooknota's te spotten. Er hangt vaak toch een luchtje aan:

  • Wees extra alert bij facturen die naar algemene info@ e-mailadressen worden gestuurd, of via de fax binnenkomen.
  • Vaak zijn de gegevens op spookfacturen zeer beperkt. Zo staat er bijvoorbeeld geen telefoonnummer op. Of geen KvK nummer. Dat is verdacht en moet u extra alert maken.
  • Er staan dubieuze gegevens op. Waarom zou De Telefoongids een bankrekeningnummer hebben op Malta? Of waarom heeft een Nederlands bedrijf een adres in Brussel?
  • Vaak zijn de bedrijfsnamen een variatie op de namen van bekende bedrijven. Centrale Register voor Bedrijven doet je denken aan de KvK. Het lijkt betrouwbaar omdat de envelop samen met die van Graydon op de mat valt.
  • Let op: spookofferte! Bedrijven bellen u op met een vraag over het controleren van adresgegevens en sturen u vervolgens een fax met de vraag de gewijzigde gegevens nog even te controleren en voor akkoord te ondertekenen en terug te sturen. Vervolgens zit u aan een overeenkomst vast.

Tips

  • Als u twijfelt over een factuur, betaal de factuur níet, ook niet als de betalingstermijn al bijna is verlopen. Neem altijd contact op met de organisatie om te checken waar het om gaat.
  • Vraag om een opdracht(bevestiging).
  • Zet nergens uw handtekening voordat u weet waarvoor u tekent en wat de financiële consequenties hiervan zijn.
  • Laat u niet onder druk zetten! Hoogstwaarschijnlijk heeft ú gelijk!
  • Check of het bedrijf staat ingeschreven bij de KvK.
  • Zoek op Google op de naam van het bedrijf waarvan u een factuur hebt gekregen. Vaak zult u zo vanzelf terechtkomen op een forum van bijvoorbeeld Tros Radar, waardoor u weet dat het hier om een geval van fraude gaat.
  • Richt een factuurcontrole proces in, waarbij de factuur altijd moet worden gefiatteerd door degene die verantwoordelijk is voor de geleverde dienst/producten.
  • Meld fraude bij het Steunpunt Acquisitiefraude.

En hoe zit het met de post van Graydon?

Nadat u uw bedrijf geregistreerd heeft bij de Kamer van Koophandel, ontvangt u automatisch post van Graydon. Een handelsinformatiebureau valt niet onder de non-mailing indicator. De brief wordt verstuurd in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en is niet commercieel van aard. Hij is er slechts voor bedoeld om kenbaar te maken dat Graydon uw bedrijf heeft opgenomen in haar bedrijvendatabase. U hoeft hier geen actie op te ondernemen. Uw privacy wordt door Graydon gewaarborgd en uw data worden niet voor marketingdoeleinden gebruikt of doorverkocht.

Met dank aan de melder van deze klacht.

Op zoek naar tips om uw credit management beleid te optimaliseren?

Download de cue card