Artikel
Geschreven door John Swaab
Posted on 01-02-2019

Strategisch leveranciersmanagement implementeren: een stappenplan

169 keer gelezen

Wanneer een leverancier niet voldoet aan de verwachtingen kan dat grote gevolgen hebben voor uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan langere levertijden, hogere ontwikkelkosten en ontevreden klanten. In zee gaan met een verkeerde leverancier kan zelfs leiden tot imagoschade, zoals in het geval van belangenverstrengeling of bestuurders die betrokken zijn bij fraude. Om negatieve publiciteit en financiële risico’s te voorkomen moet u strategisch leveranciersmanagement dus goed implementeren. Maar hoe doet u dat? In dit blog een stappenplan voor het implementeren van strategisch leveranciersmanagement.

Waarom strategisch leveranciersmanagement implementeren?

Organisaties besteden steeds vaker nevenactiviteiten uit, zodat ze zich meer kunnen focussen op hun kernactiviteiten. Maar een hoger inkooppercentage zorgt ervoor dat de kwaliteit, de kosten, levertijd en de reputatie steeds afhankelijker wordt van leveranciers. Met behulp van strategisch leveranciersmanagement beperkt u dit soort risico’s. U kijkt bovendien hoe u waarde voor uw eindklant kunt creëren door de kracht van de (juiste) toeleveranciers optimaal te benutten. Bij strategisch leveranciersmanagement onder andere het antwoord te vinden op de volgende vragen:

  • Past mijn huidige leverancier portefeuille bij de lange termijn inkoopbehoefte en doelstellingen van de organisatie?
  • Hoe kan ik imagoschade en het financiële risico beperken?
  • Wat voor selectie- en beoordelingscriteria zijn belangrijk?
  • Worden inkoopvoordelen voldoende benut?
  • Welke leveranciers hebben de meeste impact op onze bedrijfsresultaten en hoe kunnen we deze risico’s spreiden (meer leveranciers) of beperken (strengere afspraken)?
  • Wat zijn de prestaties van onze huidige leveranciers?
  • Wat voor mogelijke knelpunten kunnen we verwachten en springen we hier op in?
  • Kunnen we bepaalde activiteiten beter zelf uitvoeren (make or buy)?
  • Welke strategie pas ik toe per leverancier categorie?

Leveranciersmanagement implementeren: voor wie?

De nadruk bij for-profit bedrijven, zoals in de industrie of bij groothandelaren, ligt erg op efficiency en kostenbesparingen. Voor deze sectoren heeft leveranciersmanagement dus grote impact op de uiteindelijk winstmarge.

Maar ook binnen de non-profit is leveranciersmanagement relevant. Woningcorporaties, zorginstellingen, gemeentes en waterschappen voelen steeds meer druk vanuit toezichthouders en de publieke opinie voor meer transparantie. En aangezien regelmatig meer dan de helft van de kasstromen inkoopgerelateerd zijn, is ook hier de noodzaak voelbaar om het inkoopbeleid verder te professionaliseren.

Stappenplan strategisch leveranciersmanagement

Breng met de volgende stappen uw leveranciersmanagement naar een hoger plan.

Stap 1: Rollen en verantwoordelijkheden

Zeker in kleinere organisaties is de functie van contract- of leveranciersmanager niet altijd belegd. Het gevolg is dat deze organisaties niet voldoende profiteren van contractafspraken, er buiten contracten wordt gekocht en zij leverancier risico’s niet goed managen. Maak daarom mensen binnen de organisatie verantwoordelijk voor leveranciers- of contractmanagement.

Stap 2. Doelstellingen bepalen

Het kan een hele kluif zijn om leveranciersmanagement goed te implementeren. Probeer daarom niet alles tegelijk te doen, maar stel korte- en langetermijn doelstelling op.

Deel de doelen bijvoorbeeld in op:

  • 30 dagen doelen
  • 90 dagen doelen
  • 1 jaar doelen

In de eerste 30 dagen wilt u bijvoorbeeld zorgen dat alle contracten met leveranciers boven water zijn. Bij 90 dagen heeft u uw leveranciersportfolio gescreend op risico’s en de strategie per leverancier categorie bepaald. Na een jaar staat er een strak selectie- en beoordelingsbeleid. U snapt de boodschap; kleine stappen hebben bij elkaar een groot effect.

Stap 3. Inventarisatie van alle contracten

Dit kan, zeker bij grote organisaties met veel divisies, een flinke klus zijn. Ga het hele bedrijf rond, trek alle laatjes open, vis alle kasten leeg en verwerk alle informatie over leveranciers op een overzichtelijke manier. Zorg dus dat u weet welke contracten er zijn, tot wanneer ze lopen, wat voor afspraken er zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Hoeveel mensen zijn er precies beslissingsbevoegd bij welke leverancier en bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid?

Kijk ook naar de aard van de relaties: gaat het om een standaard leverancier, om en raamovereenkomst of iets anders?

Zonder dat dit helder is, wordt het lastig om leveranciersmanagement goed te implementeren.

Stap 4: Evaluatie afspraken en contracten

Nu u alle registers open heeft getrokken en de leveranciers op tafel liggen, kunt de contracten, prestaties en afspraken beoordelen. Stel vragen als:

  • Hoe goed komen leveranciers hun afspraken na?
  • Overlappen leveranciers elkaar?
  • Kunnen we ergens inkoopvoordeel behalen?

Tijdens deze stap kijkt u naar hoe leveranciers afspraken nakomen en of deze afspraken überhaupt voordelig zijn.

Geef leveranciers bijvoorbeeld een cijfer op basis van hun prestaties en geef ook een rapportcijfer aan uw afspraken. Later in dit stappenplan vindt u meer ideeën van hoe u leveranciers kunt ‘raten’.

Stap 5: Analyseer uw leveranciersrisico

Analyseer hoe gezond uw huidige leveranciersportfolio is en hoeveel risico u loopt. Daarbij zijn niet alleen financiële risico’s belangrijk. Voor bepaalde sectoren, zoals bij woningcorporaties, goede doelen en de zorg, is het voorkomen van reputatieschade ook erg belangrijk.

  • Heeft u leveranciers in uw portfolio die er slecht voorstaan met een grote opdrachtwaarde?
  • Zijn er reputatierisico’s? Dit brengt u in kaart aan de hand van factoren als het screenen van het bestuur, de betrokkenheid van het bestuur bij faillissementen of fraude en andere opvallende kenmerken.
  • Is er sprake van belangenverstrengeling? Is het bestuur van de leverancier ook betrokken bij uw eigen organisatie? Dit brengt u in kaart door bijvoorbeeld na te gaan hoe de leverancier is binnengekomen. En door het netwerk en de UBO ('ultimate beneficial owner'), oftewel de uiteindelijk belanghebbende te onderzoeken.   

Handmatig uw leveranciersrisico screenen kost veel tijd en bovendien beschikt u niet altijd over de juiste bronnen. Kijk ook eens naar onze leveranciersanalyse. Op basis van talloze kenmerken brengen wij in kaart hoe uw leveranciers ervoor staan, hoe zij presteren ten opzichte van elkaar en ten opzichte van de markt. Ook krijgt u alle mogelijk reputatierisico’s in beeld.

Stap 6: Indelen van leveranciers

Nu duidelijk is wat uw risico’s zijn, kunt u uw leveranciers verder indelen en een strategie bepalen per leverancier categorie.

Met een leveranciersmanagement model, zoals Kraljic, deelt u leveranciers in op basis van invloed op de bedrijfsprestaties en het financiële risico. Zo wordt duidelijk van welke leveranciers u te afhankelijk bent, of welke leveranciers te veel aandacht krijgen in verhouding tot hun bijdrage.

Producten en diensten die aan uw organisatie worden geleverd, plaatst u ergens op een van de vier kwadranten:

  • Strategische producten
  • Hefboomproducten
  • Routineproducten
  • Knelpuntproducten

Lees meer over hoe u het leveranciersmanagement model van Kraljic kunt gebruiken.

Ook de Dupont-analyse kan helpen bij het indelen van uw leveranciersportfolio. Daarmee kunt u zien hoeveel effect lagere inkoopprijzen hebben op de winst. Zinvol wanneer u prijsafspraken wilt onderhandelen.

Stap 7: Standaard rating- en selectievoorwaarden

Veel overheidsinstanties zijn verplicht om leveranciers te selecteren en beoordelen volgens vaste ratings procedures. Maar ook voor andere organisaties heeft dit nut. Het standaardiseren van beoordelings- en selectie maakt het inkoopbeleid een stuk transparanter, sneller en eenduidiger.

Hoe maakt u zo’n rating? Welke kenmerken neemt u mee en waar ligt de zwaarte? Dat hangt erg af van uw business en doelstellingen. Is imagoschade een belangrijk thema? Dan moet u deze kenmerken sterker meenemen. Is de continuïteit belangrijk? Logischerwijs zijn financiële ratio’s dan een heet hangijzer.

Denk aan een score op basis van:

  • Hoeveel impact een leverancier heeft op de bedrijfsprestaties.
  • De betrouwbaarheid van bestuurders (o.a. Pep-lijsten, bad press en faillissementen in het verleden).
  • Hoe kredietwaardig een leverancier moet zijn (dit is gestoeld op veel factoren, zoals jaarcijfers, hoe vaak een bedrijf deponeert, wat het betaalgedrag is).
  • Inzicht in de toekomstverwachting van de leverancier. Op basis van de Graydon Groeiverwachting en Graydon Kans op opheffing krijgt u hier bijvoorbeeld inzicht in.
  • De waarde van het contract (duur, opdrachtwaarde).
  • Hoe goed afspraken worden nageleefd.
  • Hoe MVO en/of duurzaam het bedrijf werkt.

Op basis van de leveranciersanalyse maakt u eenvoudig een gestandaardiseerde rating.

Stap 8: Implementeren in de organisatie

Nu de strategie helder is, moet u het nog implementeren in de organisatie. Welke systemen kunt u gebruiken? Wie zijn er verantwoordelijk? Hoe beheert u contracten? Hoe en hoe vaak onderhoud u contact met elke leverancier?

Stap 9. Rapportage en monitoring

Als laatste stap; rapporteer en monitor met een vaste structuur. Kies dus een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke laatste dag van de maand. Maak een overzichtelijk dashboard met up-to-date informatie over de risico’s en kansen bij leveranciers.

Tot slot

Wilt u meer weten over leveranciersmanagement? Lees dan ook mijn blog over leveranciersmanagement modellen, leveranciersmanagement voor woningcorporaties, download de infographic leveranciersmanagement of de infographic leveranciersanalyse of bekijk onze wiki leveranciersmanagement.

Heeft u hulp nodig om uw leveranciersmanagement naar een hoger niveau te tillen? Bekijk dan ook eens onze oplossing ‘Leveranciersanalyse’.