Tips voor het invoeren van masterdata management

Als we het hebben over masterdata, hebben we het over de kerngegevens van een bedrijf. Vrijwel altijd gaat het daarom over gegevens van klanten, producten en bijvoorbeeld bestellingen - gegevens die vaak in meerdere datasystemen worden gebruikt. Het is iedereen wel duidelijk dat masterdata belangrijk zijn. En dat masterdata management (MDM) nodig is om zeker te zijn dat er zorgvuldig met masterdata wordt omgesprongen. Vraag is alleen…hoe doe je dat? Enkele praktische tips voor drie belangrijke aspecten van MDM: kwaliteit bepalen, kwaliteit waarborgen en het gebruik van software.

Welke masterdata van welke kwaliteit?

Voor u kunt sturen op datakwaliteit, moet u bepalen wat kwaliteit voor ú is. Bovendien, over welke data heeft ú het eigenlijk? Geen bedrijf is hetzelfde en dus het is belangrijk dat u eerst voor uw eigen organisatie definieert welke data werkelijk masterdata zijn - en welke kwaliteit deze data vervolgens moeten hebben. Zijn uw leveranciers bijvoorbeeld belangrijk genoeg om ze onder masterdata te scharen? En moet vervolgens altijd alles 100% correct zijn voor iedere datacategorie of gaat de 80/20 regel op en spendeert u 80% van uw tijd om ook de laatste 20% perfect te krijgen? Enkele praktische tips:

• Bepaal welke categorieën voor uw bedrijf tot masterdata behoren
• Bepaal dit met medewerkers van verschillende afdelingen en disciplines
• Stel vast wat voor u de kwaliteitsnorm is
• Maak deze norm meetbaar, zodat u controles kunt uitvoeren

Continu management van masterdata

Als u weet welke data relevant genoeg zijn om zich masterdata te noemen en als u weet aan welke kwaliteitsnormen ze moeten voldoen, wordt het tijd om processen en structuren in te richten om uw doelen te behalen. Dat is een continuproces. U moet systemen inrichten en bijhouden - maar u moet er ook voor zorgen dat de eisen die u stelt actueel blijven. Worden leveranciers plotseling belangrijker? Dan mogen ze zich wellicht ook onder uw masterdata scharen. 

• Creëer een heldere structuur van rollen, taken en verantwoordelijkheden
• Wijs een kwaliteitsmanager aan die controles kan uitvoeren
• Overleg regelmatig of de kwaliteitsdefinities en -doelen nog actueel zijn
• Sluit zoveel mogelijk aan op uw bestaande organisatiestructuur om MDM niet onnodig complex te maken

Automatisering van masterdata management 

Afhankelijk van de hoeveelheid data binnen uw bedrijf en de kwaliteitseisen die u eraan stelt, kan masterdata management een behoorlijke impact hebben op de arbeidscapaciteit van uw bedrijf. Met softwaretools kunt u dit beperken. Er zijn tools voor het integreren van data, voor het onderhouden van data en voor kwaliteitsbeheer van data . Stuk voor stuk tools die taken van medewerkers kunnen overnemen en het werken met masterdata efficiënter kunnen maken.

• Bedenk dat software geen doel op zich is, maar een middel om uw doel te bereiken
• Koop daarom alleen software als het werkelijk toegevoegde waarde heeft
• En ga eerst na of u al software in huis heeft die u (eventueel na aanpassing) kunt gebruiken
• Stel vervolgens prioriteiten om alleen tools aan te schaffen waarmee u grote stappen kunt zetten (ook nu: richt niet 80% van uw aandacht en budget op de laatste 20% om MDM perfect te krijgen)

Meer informatie

Door masterdata de nodige aandacht te geven, kunt u uw bedrijfsprocessen soepeler laten verlopen, efficiënter werken en krijgt u toegang tot betrouwbare managementinformatie op basis waarvan u gedegen beleidsbeslissingen kunt nemen. Het mag echter duidelijk zijn dat het invoeren van masterdata management niet altijd even eenvoudig is. Wilt u weten waarom het toch verstandig is ermee aan de slag te gaan? Lees dan ook eens het artikel ‘Masterdata management vermindert kosten en klachten’.