Video: Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
In deze video laten we in 5 minuten zien hoe je in 10 stappen snel en efficiënt kunt voldoen aan de WWFT wet. Kijk en leer!
Vandaag neem ik jullie mee door de Wwft-wet of de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’. Hoe kan je snel en efficiënt voldoen aan deze wetgeving? Er zijn een heleboel partijen die allemaal voorbeeldcases hebben, maar uiteindelijk komt het neer op 10 stappen.
Stap 1: Val je onder de Wwft-wet?
De doelstelling van de Wwft-wet is voorkomen dat partijen geld witwassen en/of voorkomen dat partijen terrorisme financieren. Als je dat niet op orde hebt, kan je een boete krijgen. De eerste stap is te onderzoeken of jezelf onder die wetgeving valt.
Denk bijvoorbeeld aan een accountantskantoor, een bank of een belastingadviseur. Ze hebben er zelf alle belang bij dat hun klanten geen geld witwassen of terrorisme financieren. En op die basis val je onder de Wwft-wet.
Stap 2: Identiteitsverificatie
De tweede stap is op het moment dat er een nieuwe partij zich aandient. Kijk dan of die persoon daadwerkelijk de persoon is of dat het bedrijf ook daadwerkelijk dat bedrijf is. Vraag bijvoorbeeld gewoon naar een identiteitsbewijs. Op het moment dat je het identiteitsbewijs hebt ontvangen van deze persoon moet je controleren of dit ook klopt. Verifieer dus de identiteit.
Stap 3: Vastleggen identiteit
Belangrijk daarbij is dat je moet beseffen dat je die identificatie ook weer moet vastleggen. Bewaar dus een kopie van het identiteitsbewijs.
Stap 4: Wie is of wie zijn de UBO(s)?
Vervolgens moet je de UBO achterhalen. UBO staat voor ‘Ultimate Benificial Owner’ oftewel de uiteindelijke belanghebbende in een organisatie. Zie het als de persoon die aan de touwtjes kan trekken. Belangrijk daarbij is dat je de UBO kunt identificeren op twee verschillende manieren:
- het aandelenpercentage
- het feitelijke zeggenschap
In de Wwft-wet staat bepaald dat deze natuurlijke persoon voor 25% of meer feitelijk zeggenschap of direct belang moet hebben in de organisatie. Op het moment dat je die hebt geïdentificeerd, kan je naar de volgende stap.
Stap 5: UBO op de zwarte lijst?
De vijfde stap is de controle of de natuurlijke persoon die je hebt geïdentificeerd op een zwarte lijst voorkomt. Een voorbeeld van een zwarte lijst is de PEP lijst of de ‘Politicaly Exposed Person’-lijst. Dat betekent dat je nagaat in hoeverre iemand politieke invloed kan uitoefenen ten gunste van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een partner van iemand met veel politieke invloed. Dan kan die de politieke invloed ten gunste van het bedrijf inzetten. Dat moet je identificeren.
Andere voorbeelden van zwarte lijsten: sanctielijsten, maar ook negatieve mediaberichten. Deze stap en alle stappen daarvoor helpen om een risico-inschatting te maken.
Stap 6: Maak een risico-analyse oftewel -inschatting
Een risico-inschatting aan de hand van de eerder genomen stappen, bepaal je op basis van
- geografische risico's
- cliëntrisico's
- of productrisico's
Zo kun je een analyse maken en deze categoriseren op bijvoorbeeld een risico ‘hoog’, ‘midden’ of ‘laag’.
Stap 7: Monitor het risicoprofiel
Deze risico-inschatting zorgt dat je een monitorsprofiel instelt. Dus wijzigt er iets in de organisatie, dan moet je dat weten. Het risico dat je loopt op basis van je inschatting is natuurlijk groter in een hoger segment. De frequentie wordt bepaald aan de hand van de eerder genomen stappen bij de risico-inschatting.
Denk onder andere aan het feit dat bepaalde branches in Nederland een verhoogd risico hebben op het witwassen van geld, omdat bijvoorbeeld veel cashgeld over de toonbank gaat. Dan kan een partij ervoor kiezen het beleid zo in te stellen dat het risicoprofiel hoger ligt en dus vaker gecontroleerd moet worden of die partij nog netjes aan de wetgeving voldoet.
Stap 8: Check of identificate/verificatie correct is uitgevoerd
Wat kan gebeuren is dat partijen wisselen van een accountantskantoor. Het ene jaar zit je bij de ene en het volgende jaar bij de andere. Als jij een klant krijgt die al eerder gecontroleerd is door een concullega dan mag je die toetsing overnemen. Echter moet je wel controleren of de identificatie en verificatie correct zijn uitgevoerd. Dus of de eerder genomen stappen door de andere partij voldoende weergegeven zijn. Let op dat je op het moment dat je een klant accepteert, er geen ongebruikelijke transacties plaatsvinden.
Stap 9: Zijn er ongebruikelijke transacties?
Een ongebruikelijke transactie is bijvoorbeeld een grote som cashgeld. Als er geen logisch verhaal achter zit van je cliënt waarom ze kiezen om een betaling cash te doen, dan is er een verhoogd risico.
Stap 10: Meld ongebruikelijke transacties
Komt zo'n hoge risicotransactie voor, dan dien je diet ook te melden. Dat is letterlijk verplicht en dat is meteen de laatste stap van het traject.
Leg alles vast in een audit trail
In theorie voldoe je nu aan de wet- en regelgeving mits, en dat is de gouden tip, je al deze stappen ook goed vastlegt in een audit trail. De Wwft-wet wordt gecontroleerd door de Nederlandse Bank en de AFM (Autoriteit Financiële Markten) en op het moment dat zij aan partijen vragen aan te tonen hoe die stappen zijn doorlopen en wat daarbij is gevonden, moet dat dossier overgelegd kunnen worden. Dus de registratie in alles wat je vindt in de genomen stappen is enorm belangrijk. Het helpt uniform en efficiënt te voldoen aan de Wwft-wet (De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).
Lees ook het e-paper:
