Artikel
Geschreven door Gert van den Berg
Posted on 11-04-2019

In vijf stappen naar proactief credit management [Deel 1]

195 keer gelezen

Goed credit management is de basis van elke gezonde organisatie. Toch komen veel bedrijven pas in actie als een factuur niet wordt betaald. Zij komen niet verder dan de eerste twee fases van het Credit Maturity Model, een model dat in vier fases de weg wijst naar een optimaal credit management. Maar goed credit management is veel meer dan alleen debiteurenbeheer. Het verlaagt de DSO, verbetert de cashflow en helpt niet alleen risico’s te voorkomen, maar juist ook kansen te zien. Wij helpen u op weg met de vijf belangrijkste stappen voor proactief credit management.

Stap 1. Stippel een beleid uit

Effectief credit management begint bij een helder beleid. Werk duidelijke kaders uit en draag het beleid actief uit, zodat medewerkers én zakelijke relaties weten waar ze aan toe zijn. Wanneer verstuurt u een aanmaning? Op welk moment stopt u met leveren? Wanneer neemt u verdere stappen?

Neem de doelstellingen van uw organisatie als uitgangspunt. Wilt u uw cashflow verbeteren? Of streeft u naar een lagere Days Sales Outstanding (DSO), het aantal dagen dat facturen gemiddeld openstaan? En waar wilt u als organisatie over vijf jaar staan? Stem de beleidskaders vervolgens af op uw klanten. Bij een zakelijke relatie die op het randje staat van een faillissement houdt u de teugels strakker dan bij een groeiend bedrijf met een goede betaal reputatie. Zie stap 2.

Stap 2. Segmenteer uw klantenportefeuille

Deel uw klanten in op basis van risico’s en kansen. Door uw klantenportefeuille te segmenteren, kunt u uw benadering afstemmen op de klant. Maak een plan van aanpak per klantgroep. Hoe kredietwaardig is een klant? En welk aandeel levert de klant in de omzet en winst van uw onderneming? Analyseer de financiële positie en geef de klant een rapportcijfer. Zet dit cijfer af tegen het belang van de klantrelatie voor uw onderneming. Hoe groter het belang, hoe scherper u de klantrelatie in de gaten houdt. Zo kunt u snel in actie komen en verkleint u de risico’s.

Hoe werkt dit in de praktijk? Een grote klant met omvangrijke orders heeft veel impact op uw winstgevendheid. Door deze klant scherp te monitoren, houdt u grip op uw DSO en cashflow. En ook de marktpositie van een bedrijf kan een rol spelen in de benadering. Gaat u bijvoorbeeld in zee met een startend bedrijf met een veelbelovend businessplan, maar vooralsnog beperkte financiële middelen? Dan kunt u overwegen om (tijdelijk) een langere betalingstermijn toe te staan, zodat u in de toekomst als betrouwbare zakelijke partner kunt meeliften met de groei van de startup.

Te veel handwerk? In de nieuwe omgeving van Graydon Insights kunt u met Graydon Ledger Management uw debiteurenportefeuille segmenteren op basis van bijvoorbeeld de grootte van een bedrijf, sector en productcategorie. Zo houdt u de risico’s en kansen per klantgroep gemakkelijk in de gaten.

Stap 3. Kijk vooruit

Wacht niet tot de bom barst en facturen onbetaald blijven, maar handel proactief en houd grip op uw debiteurenportefeuille. Benut de kansen van interne en externe data. Blijkt bijvoorbeeld uit het betaalgedrag van een klant of uit de activiteiten van een dochteronderneming dat de Kans op opheffing van een bepaalde klant binnen 12 maanden groot is? Dan is het slim om een kortere betalingstermijn overeen te komen – of vooruitbetaling af te spreken.

Andersom kan een omzetprognose duiden op een Groeiverwachting, waar uw onderneming haar voordeel mee kan doen door de relatie te intensiveren. De Analytics-oplossingen van Graydon bieden waardevolle inzichten in zowel de bedreigingen als het groeipotentieel binnen uw klantenportefeuille. Door continu vooruit te blikken kunt u als credit manager tijdig voorsorteren op risico’s én kansen voor uw onderneming.

Stap 4. Monitor de debiteurenportefeuille

Het kan verkeren. Door toenemende concurrentie, een nieuwe strategie of bijvoorbeeld een wisseling van het bestuur kan de financiële positie van een klant (in korte tijd) verbeteren of verslechteren. Verkeert een klant in zwaar weer en worden uw facturen niet tijdig betaald? Dan heeft dat automatisch gevolgen voor de DSO en cashflow van uw onderneming. Daarom is het belangrijk dat u de ontwikkelingen binnen uw debiteurenportefeuille blijft monitoren. Zo kunt u tijdig ingrijpen en problemen voorkomen, bijvoorbeeld door afspraken te maken over deelleveringen of vooruitbetaling te bedingen. Gaat het juist goed met een klant? Dan kunt u profiteren van de groei door de samenwerking te intensiveren of uit te breiden naar andere diensten.

Stap 5. Automatiseer de processen

Voorkom menselijke fouten en willekeur door de klantprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Zo kunt u het acceptatieproces versnellen en uniformiseren met het Graydon Decision Model, een model dat uw acceptatiebeleid vertaalt in een beslissingsvoorstel op maat. Bovendien kunt u als credit manager met het automatiseren van processen een belangrijke bijdrage leveren aan duurzaamheidsdoelstellingen. Bijvoorbeeld door papieren factureren te vervangen door e-facturen. Daarnaast stelt automatisering u in staat om eenvoudig rapporten uit te draaien op alle niveaus. Zo kunt u uw beslissingen als creditmanager op elk gewenst moment gefundeerd onderbouwen.

Meer weten?

  • Met de vijf stappen uit dit blog helpen wij u op weg naar proactief credit management. Wilt u meer stappen zetten? In het vervolg van dit tweeluik delen wij vijf aanvullende tips voor effectief credit management.
  • Als bedrijfsinformatiespecialist beschikt Graydon over een enorme database met waardevolle data. Aan de hand van deze gegevens maken wij voorspellende analyses, modellen en scores op het gebied van Credit Management, Market Information en Risk & Compliance. Deze informatie stelt u in staat om gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen en uw business te laten groeien. Wilt u een voorsprong behalen op de concurrentie? Bekijk onze Analytics-oplossingen.
  • Graydon Insights is vernieuwd. Op ons nieuwe platform profiteert u van versnelde inzichten, een verbeterde workflow en nog meer voorspellende scores. Van het checken van zakelijke relaties tot aan een verregaande integratie in uw systemen met up-to-date data. Zo krijgt u nog beter inzicht in de risico’s én kansen voor uw onderneming.