Artikel
Geschreven door Stefanie de Vos
Posted on 03-07-2019

Voorkom wanbetaling met een goed facturatieproces

108 keer gelezen

Heeft u een onderneming en worden uw zakelijke facturen niet of te laat betaald? Dan komt uw cashflow mogelijk in gevaar. Met ingrijpende gevolgen, want cashflow is essentieel voor uw werkkapitaal. Zonder voldoende werkkapitaal kunt u uw personeel en leveranciers niet betalen en niet investeren in de groei van uw bedrijf. Wilt u het risico op wanbetaling verkleinen? Denk dan goed na over de inrichting van uw facturatieproces. Wij helpen u weg met vijf praktische tips.

Zakelijk betaalgedrag

De betaalmoraal van Nederlandse ondernemingen verslechtert. In het eerste kwartaal van dit jaar moesten bedrijven gemiddeld bijna een dag langer wachten op de betaling van een factuur dan in dezelfde periode een jaar eerder. Dat blijkt uit de Graydon Barometer Betaalgedrag Q1 2019. Gemiddeld werd een factuur in de eerste drie maanden van 2019 pas na 39,9 dagen voldaan. Hoe krijgt u meer grip op het betaalgedrag van uw klanten? Wij geven u vijf tips voor een zorgvuldig facturatieproces waarmee u het risico op omzetverlies beperkt.

1. Screen (potentiële) klanten

Hoe goed kent u uw klanten eigenlijk? Weet u met wie u zaken doet? Door uw potentiële en huidige klanten regelmatig te screenen, verkleint u de kans dat u in zee gaat met dubieuze zakenpartners. Met een kredietrapport checkt u snel hoe uw zakenrelaties er financieel voor staan en hoe groot de kans is op wanbetaling. Zo beperkt u de risico’s aan de voorkant en voorkomt u ongewenste afschrijvingen.

2. Maak passende betaalafspraken

Segmenteer uw klanten op basis van het risico dat uw facturen niet (tijdig) betaald worden. Een goed uitgangspunt is de Kans op opheffing: hoe waarschijnlijk is het dat een bedrijf ophoudt te bestaan in de komende twaalf maanden? Deze score wordt bepaald door onder meer de omvang van het bedrijf, de juridische vorm, het betaalgedrag en de kredietrating. Afhankelijk van de score kunt u uw klanten indelen in verschillende segmenten. Per segment maakt u vervolgens passende betaalafspraken. Is de kans groot dat een bedrijf binnen afzienbare tijd wordt opgeheven? Dan kunt u vooruitbetaling bedingen, zodat u er zeker van bent dat uw factuur tijdig wordt voldaan.

3. Splits uw facturen op

Gaat u aan de slag met een grote of langdurige opdracht? Verklein het risico op wanbetaling door de klus in delen te factureren. Zo kunt u niet alleen eerder beschikken over een gedeelte van de overeengekomen vergoeding, maar krijgt u bovendien de kans om het betaalgedrag van uw klant in kaart te brengen. Wordt de eerste deelfactuur niet of te laat betaald? Dan is het verstandig om voor een volgend deel van de werkzaamheden striktere afspraken te maken over de betaling.

4. Controleer de factuur

Een fout in een factuur is snel gemaakt. Maar herkent de klant het offertenummer niet, is de omschrijving te vaag of is er een tikfout in uw rekeningnummer geslopen? Dan heeft u kans dat uw factuur in een lade belandt en niet meer wordt betaald. Zorg dat u niets te verwijten valt en controleer iedere factuur zorgvuldig. Geef een duidelijke omschrijving, dubbelcheck uw rekeningnummer en vergeet de vervaldatum niet.

5. Blijf in gesprek met uw klant

Heeft u een factuur verstuurd? Informeer voor het verstrijken van de betaaltermijn vriendelijk of uw contactpersoon de factuur in goede orde ontvangen heeft. Zijn er vragen? Dan kunt u ze meteen beantwoorden. Door het contactmoment staat uw factuur meteen weer op het netvlies van de klant en ontstaat een warme band: dat geeft u ongetwijfeld een streepje voor op andere relaties van de klant die nog een betaling tegoed hebben.

Meer weten?

Het verbeteren van uw cashflow en werkkapitaal begint bij waardevolle inzichten in potentiële wanbetalers. Hoe groot is de kans dat een bedrijf binnen een jaar wordt opgeheven? De Kans op opheffing geeft u de kans om uw zakelijke relaties te segmenteren en op tijd passende betalingsmaatregelen te treffen. Wilt u meer weten over de Kans op opheffing of onze andere Analytics-oplossingen? Vul het contactformulier in, wij helpen u graag verder.