Artikel
Geschreven door Nico Inberg
Posted on 29-10-2014

Voorraadbeheer: zes stappen voor een Vendor Managed Inventory-systeem

2257 keer gelezen

In de voorbije decennia lag de nadruk wat betreft logistiek vooral op processen binnen de organisatie. Dit is in de loop der jaren echter veranderd. De focus ligt vandaag de dag veel meer op het beheersbaar maken en verbeteren van de logistieke processen in de toeleveringsketen, de supply chain. Een goed voorbeeld hiervan is Vendor Managed Inventory (hierna VMI).

Het uitbesteden van het voorraadbeheer aan uw leverancier, beter bekend als VMI, is een van de meest voorkomende manieren waarop bedrijven hun supply chain verbeteren. VMI houdt in dat de leverancier elektronische informatie ontvangt over de verkoop en voorraadniveaus van zijn klant. De leverancier is verantwoordelijk voor het creëren en handhaven van het voorraadbeheer. De leverancier krijgt dus de volledige verantwoording voor het beheer van de voorraad van zijn klant. Dit gaat zelfs zover dat de leverancier, en niet de afnemer de aankooporder genereert.

 voorraadbeheer

Zes stappenplan Voorraadbeheer

Hoewel het een prachtig systeem is voor zowel leverancier als afnemer, dient er door uw eigen organisatie, wel aan een aantal voorwaarden voldaan te worden. De (Engelstalige) kenner op het gebied van VMI beschrijft een zestal stappen om de opzet van uw eigen VMI-systeem tot een succes te maken:

Stap 1: Steun van het senior management
Het is belangrijk om vanuit de top van de organisatie steun te verkrijgen voor de invoering van het VMI-systeem. De invloedrijke personen in deze  laag van de organisatie moeten de wil hebben om gedurende de invoering problemen te verhelpen. Veel voorkomende problemen zijn vooral extra kosten of onwillig personeel, die alleen door het senior management verholpen kunnen worden.

​Stap 2: Acceptatie van de medewerkers
Alle medewerkers binnen de organisatie moeten achter het concept staan. Dit geldt vooral  voor diegenen die verantwoordelijk zijn voor het voorraadbeheer in de huidige situatie. Iedereen moet de voordelen van VMI begrijpen, in plaats van bang te zijn dat het hen hun baan kost. Om te voorkomen dat werknemers bang zijn hun baan te verliezen, kunt u ze het beste het complete plaatje voorschetsen, en vertellen wat de redenen zijn voor de invoering van het VMI-systeem.

Stap 3: Afstemmen databestanden
Het afstemmen van uw databestanden met die van uw zakenpartner is een van de grootste voordelen die VMI u kan bieden. Als u dezelfde codes en productdata gaat gebruiken zal dit u enorm veel tijd besparen Dit geldt uiteraard niet alleen voor de initiële synchronisatie. Ook updates die hierna plaatsvinden moeten meteen verwerkt te worden, zodat de kans op een mismatch minimaal wordt.

Dit gaat zelfs zover dat de leverancier, en niet de afnemer de aankooporder genereert.

Stap 4: Electronic Data Interchange testen

De interactie, tussen uw computersystemen, en die van uw leverancier, dient uitgebreid getest te worden. Zijn de aantallen die bij uw leverancier geregistreerd staan dezelfde als die u in uw voorraadsysteem heeft staan?

Stap 5: Acceptatie en Performance monitoring
Acceptatie van het voorraadplan, zoals de leverancier deze opstelt, is cruciaal. Het plan moet voor de afnemer begrijpelijk-, maar vooral te accepteren zijn. Hiermee voorkomt u vragen als: ”waarom sturen jullie ons dit product terwijl we het niet nodig hebben?”
Daarnaast moet u tot overeenstemming komen  over de manier waarop u de performance monitort. Ook zal u het eens moeten worden over praktische zaken, zoals het aantal keren per week of maand dat er nieuwe voorraad geleverd wordt. 

Stap 6 Het overdragen van voorraad- en verkoopcijfers
 Om een VMI-systeem tot een succes te maken heeft de leverancier vanzelfsprekend genoeg alle informatie nodig over het verkoopschema van de afnemer. Meestal worden hiervoor historische gegevens van de afgelopen 1-2 jaar gebruikt. Hierop kan de leverancier zijn aanleverschema baseren.
 Deze laatste stap houdt ook in dat de afnemer de leverancier informeert over de huidige voorraadniveaus van alle producten die hij levert. Ook dit helpt de leverancier bij het ontwikkelen van een gepast voorraadbeheer.

Vertrouwen in elkaar

Als deze zes stappen in acht genomen zijn, kan het proces van start gaan. Vergeet echter niet dat er naast deze zes stappen één voorwaarde het allerbelangrijkst is: het vertrouwen wat u in elkaar heeft. Alleen door een langdurige en bestendige onderlinge vertrouwensrelatie kan dit systeem tot volle bloei komen.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Lees dan ook deze blogs:

Wilt u direct weten of uw leverancier ook betrouwbaar is?

Check het gratis via onze database!