Hoewel het een prachtig systeem is voor zowel leverancier als afnemer, dient er door uw eigen organisatie, wel aan een aantal voorwaarden voldaan te worden. Hier een zestal stappen om de opzet van uw eigen VMI-systeem tot een succes te maken:
Stap 1: Steun van het senior management
Het is belangrijk om vanuit de top van de organisatie steun te verkrijgen voor de invoering van het VMI-systeem. De invloedrijke personen in deze laag van de organisatie moeten de wil hebben om gedurende de invoering problemen te verhelpen. Veel voorkomende problemen zijn vooral extra kosten of onwillig personeel, die alleen door het senior management verholpen kunnen worden.
Stap 2: Acceptatie van de medewerkers
Alle medewerkers binnen de organisatie moeten achter het concept staan. Dit geldt vooral voor diegenen die verantwoordelijk zijn voor het voorraadbeheer in de huidige situatie. Iedereen moet de voordelen van VMI begrijpen, in plaats van bang te zijn dat het hen hun baan kost. Om te voorkomen dat werknemers bang zijn hun baan te verliezen, kunt u ze het beste het complete plaatje voorschetsen, en vertellen wat de redenen zijn voor de invoering van het VMI-systeem.
Stap 3: Afstemmen databestanden
Het afstemmen van uw databestanden met die van uw zakenpartner is een van de grootste voordelen die VMI u kan bieden. Als u dezelfde codes en productdata gaat gebruiken zal dit u enorm veel tijd besparen Dit geldt uiteraard niet alleen voor de initiële synchronisatie. Ook updates die hierna plaatsvinden moeten meteen verwerkt te worden, zodat de kans op een mismatch minimaal wordt.
Dit gaat zelfs zover dat de leverancier, en niet de afnemer de aankooporder genereert.
Stap 4: Electronic Data Interchange testen
De interactie, tussen uw computersystemen, en die van uw leverancier, dient uitgebreid getest te worden. Zijn de aantallen die bij uw leverancier geregistreerd staan dezelfde als die u in uw voorraadsysteem heeft staan?
Stap 5: Acceptatie en Performance monitoring
Acceptatie van het voorraadplan, zoals de leverancier deze opstelt, is cruciaal. Het plan moet voor de afnemer begrijpelijk-, maar vooral te accepteren zijn. Hiermee voorkomt u vragen als: ”waarom sturen jullie ons dit product terwijl we het niet nodig hebben?”
Daarnaast moet u tot overeenstemming komen over de manier waarop u de performance monitort. Ook zal u het eens moeten worden over praktische zaken, zoals het aantal keren per week of maand dat er nieuwe voorraad geleverd wordt.
Stap 6: Het overdragen van voorraad- en verkoopcijfers
Om een VMI-systeem tot een succes te maken heeft de leverancier vanzelfsprekend genoeg alle informatie nodig over het verkoopschema van de afnemer. Meestal worden hiervoor historische gegevens van de afgelopen 1-2 jaar gebruikt. Hierop kan de leverancier zijn aanleverschema baseren.
Deze laatste stap houdt ook in dat de afnemer de leverancier informeert over de huidige voorraadniveaus van alle producten die hij levert. Ook dit helpt de leverancier bij het ontwikkelen van een gepast voorraadbeheer.