Waarschuwingslijsten integreren in het risicobeleid

In de detailhandel is een waarschuwingslijst met klanten die betrapt zijn op winkeldiefstal inmiddels gemeengoed geworden. Met een zogenaamde black list (zwarte lijst) voorkomt een winkelier dat een veelpleger opnieuw toeslaat. Ook ondernemingen in andere sectoren maken steeds vaker gebruik van een waarschuwingslijst. Naast een black list kan ook een white list worden bijgehouden. Door deze waarschuwingslijsten te integreren in het risicobeleid, kunt u dubbele checks voorkomen.

Wat is een black list?

Een ondernemer die vervelende ervaringen heeft gehad met een klant, zoals fraude, diefstal of wanbetaling, zal in het vervolg geen diensten meer willen verlenen aan die persoon of onderneming, of alleen onder aanvullende voorwaarden, zoals vooruitbetaling. Om te voorkomen dat een nieuwe overeenkomst wordt aangegaan met de klant, maken bedrijven met grote interne afdelingen die veel klanten bedienen, zoals banken, verzekeraars en grote accountantskantoren, steeds vaker gebruik van waarschuwings- of signaleringslijsten, zoals een zwarte lijst. Op een zwarte lijst staan gegevens van (voormalige) klanten die in het verleden fouten hebben begaan. Door te checken of een klant bij een aanvraag voor een nieuwe overeenkomst op de lijst voorkomt, kan de onderneming voorkomen opnieuw in zee te gaan met een klant die in het verleden bijvoorbeeld heeft gefraudeerd.

Wat is een white list?

De tegenhanger van de black list is de white list (witte lijst). Op deze lijst staan personen en bedrijven die wel worden geaccepteerd. Deze lijst zorgt ervoor dat banken en verzekeraars niet iedere keer meldingen krijgen wanneer de naam van een klant toevallig overeenkomt met iemand op de zwarte lijst. Ter illustratie: stel dat J.E. (Jan Evert) Jansen veroordeeld is voor witwassen, en J.E. (Johannes Evert) Jansen een verzekering wil afsluiten, dan zal de verzekeraar op basis van de naam melding moeten maken dat zij wellicht een crimineel in de boeken heeft staan. Wanneer de verzekeraar vervolgens op basis van de volledige voornamen constateert dat de aanvrager niet crimineel Jan is, dan kan de verzekeraar klant Johannes op een white list plaatsen. Dit voorkomt dat het systeem bij iedere aanvraag of transactie van Johannes opnieuw melding moet maken bij een controlerende instantie.

Waarschuwingslijsten en risicobeleid

Om dubbele checks te voorkomen, is het aan te raden om waarschuwingslijsten te integreren in het risicobeleid van uw onderneming. Hiermee voorkomt u dat uw klanten meermaals moet lastigvallen en bespaart u kosten, doordat u een check slechts één keer hoeft uit te voeren. Banken en verzekeraars maken veelal al gebruik van deze werkwijze, die is goedgekeurd door De Nederlandsche Bank (DNB). Verwacht wordt dat deze ontwikkeling zich zal doorzetten naar het MKB. Maar let op: het aanleggen van een zwarte lijst is niet zomaar toegestaan. Op zwarte lijsten is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Raadpleeg voor meer informatie het dossier van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

• Meer lezen over risicomanagement en wat dit voor uw bedrijf kan betekenen? Lees dan dit blog.

Wilt u meer weten over veilig en transparant zakendoen? Ga dan direct naar ons download center en download gratis onze eBooks en Whitepapers!

Ga naar download center