Volgens Wikipedia is een wanbetaler een bedrijf of persoon die gebruik maakt van een dienst of product, zonder ervoor te betalen. Als bedrijf kunt u ze missen als kiespijn. Toch hebben bijna alle bedrijven te maken met wanbetalers: 90 % van de facturen wordt te laat betaald, 2.7 % wordt helemaal niet betaald en in 15 % van de gevallen zijn niet betaalde rekeningen de hoofdoorzaak van een faillissement. Redenen genoeg voor uw bedrijf om deze schade te beperken.
Openstaande vorderingen zijn een flinke aanslag op uw werkkapitaal. Zeker nu het lastiger is om financiering rond te krijgen bij uw bank, is het optimaliseren van uw werkkapitaal de smeerolie voor uw organisatie. Door een betere samenwerking tussen sales en finance in een vroeg stadium, kunt u afschrijvingen voorkomen.
Heeft u nog geen duidelijke procesbeschrijving wat uw stappen zijn bij wanbetaling? Stel deze dan zo snel mogelijk op en stel uw salesafdeling op de hoogte. Niet alleen zou sales/accountmanagement dit moeten benoemen in het verkoopgesprek. Ook kan samen met de afdeling finance gekeken worden naar kortingen wanneer de klant binnen een bepaald termijn betaalt. Deze incentive zorgt voor een snellere betaling.
Verreweg de beste manier om wanbetaling te voorkomen is het vooraf screenen van uw potentiële en huidige klanten. Modern credit management leidt ertoe dat u weet wie uw klanten zijn, hoe ze betalen en hoe sterk ze financieel in hun schoenen staan. Nieuwe klanten met dubieus betalingsgedrag kunt u vooraf laten betalen of gewoon aan uw concurrent gunnen.
Openstaande vorderingen zijn een flinke aanslag op uw werkkapitaal.
Soms willen klanten wel betalen, maar kunnen ze niet betalen: zij hebben de factuur nog niet ontvangen. Is de deal afgerond? Stuur dan direct de factuur. Zo laat u weten dat u betalingen serieus neemt. Zorg dat de oorzaak van wanbetaling in ieder geval niet bij uzelf ligt. Op tijd factureren, geen fouten op de factuur en duidelijke richtlijnen wat u gaat doen als er te laat betaald wordt. Lees de tips voor het opstellen van een goede factuur in een ander blog. Laat u ook informeren over de mogelijkheden tot het digitaal versturen van uw facturen. Op die manier is uw factuur direct bij de klant en u bent niet meer afhankelijk van de post.
Een van die richtlijnen die u op de factuur kunt vermelden is het in rekening brengen van de wettelijke handelsrente volgens artikel 119 van boek 6 van het burgelijk wetboek. Daarbij brengt u bovenop het gefactureerde bedrag een extra rente in rekening. Als uw debiteur te laat betaalt, betekent dat hij u gebruikt als bank. U financiert namelijk het werkkapitaal van uw klant. Daar mag best een vergoeding tegenover staan. Sterker nog, afgezien van de rente op het uitstaande geld loopt u zelf kredietrisico. Wie op deze manier kijkt naar het overschrijden van de betalingstermijn zal geen twee keer aarzelen een aanmaning te sturen.
Bereken hier de wettelijke handelsrente. Let op: dit geldt alleen wanneer u uw klant op de hoogte hebt gebracht van een openstaande vordering.
Veel bedrijven hebben helemaal geen zin in het achter de broek aan zitten van een wanbetaler. Bekijk daarom eens de mogelijkheden om facturatie uit te besteden. Er zijn vele vormen van factoring of reverse factoring die u aan de ene kant werk uit handen nemen en aan de andere kant zorgen dat u het geld binnen een dag op uw rekening hebt. Maak vooraf een goede berekening of de kosten van de fee wel opwegen tegen het de administratiekosten en het risico op wanbetaling.
De meeste organisaties nemen pas contact op met de klant nadat het betaaltermijn verstreken is. Veel effectiever is het echter om net voor het betaaltermijn vervalt te bellen met uw klant. Vraag of de factuur in goede orde ontvangen is en of de gegevens op de factuur kloppen. Dit is niet alleen een extra service, maar ook een extra contactmoment. Wanneer uw klant veel rekeningen op de stapel heeft liggen, zal degene met de beste relatie of degene die het hardst roept bovenop komen te liggen. Zorg dat u altijd in gesprek blijft met uw klant.
Net als het op tijd versturen van de factuur, is ook het op tijd attenderen op een openstaande vordering essentieel. Telefoontjes kunnen minder gemakkelijk genegeerd worden dan aanmaningen per mail of brief. Soms wordt een factuur over het hoofd gezien of ligt hij bij de verkeerde afdeling.
De afnemer komt er pas achter als er gereclameerd wordt. Word daarom niet meteen onvriendelijk, de debiteur is ook uw klant. Uw debiteur aan de lijn krijgen is één, de factuur betaald krijgen is iets anders. Een heldere doelstelling formuleren en het omgaan met tegenwerpingen is cruciaal voor de effectiviteit van uw gesprek. Lees de top 10 debiteurensmoezen en hoe u hier het beste op kunt reageren. Ons advies is om tussen de 7 en 15 dagen na de overschrijding contact op te nemen.
Het ontvangen van een aanmaning geeft mensen geen fijn gevoel. Men wordt immers aangesproken op wangedrag! In veel brieven wordt dit gevoel echter te weinig bewust gebruikt. Herinneringsbrieven zijn meestal onderdeel van een geautomatiseerd proces waarin nauwelijks rekening wordt gehouden met het individu of bedrijf waar men deze brief naartoe stuurt. Structurele wanbetalers die elke keer dezelfde aanmaning krijgen, zijn daarvan niet onder de indruk. Verplaats u in de schoenen van de lezer, speel meer in op het gevoel en zorg voor een gepersonaliseerde brief. Lees hoe u uw aanmaning onderscheidend maakt. Wij adviseren om 30 dagen na afloop van het termijn een aanmaning te sturen.
Na het versturen van uw aanmaning zorgt u dat u direct heldere afspraken maakt over de betalingsregeling en bevestigt u deze schriftelijk. Maak de ontvanger ook direct duidelijk wat de sancties zijn wanneer deze regeling niet wordt nagekomen. Denk aan het inschakelen van een incassobureau of het stilleggen van uw diensten. Ook in dit stadium is het raadzaam om uw salesafdeling op de hoogte te brengen van de situatie. Wellicht kan een telefoontje of ‘toevallig’ bezoekje van sales zorgen voor wat extra druk.
Wanneer uw klant na 45 dagen nog steeds niet heeft betaald, stuur dan een (creatieve) ingebrekkestelling. Maak daarin duidelijk wanneer u de zaak overdraagt aan een incassobureau en dat alle kosten voor rekening komen van de klant.
Bij veel wanbetalers is het zien van het woord incasso of deurwaarder al voldoende om het geld per omgaande over te maken. De CJIB (van de verkeersboetes) doet dat heel goed: op de eerste factuur staat ook al het bedrag wat u moet betalen na de eerste aanmaning en na de tweede aanmaning. Dit schrikt dusdanig af dat velen het overschrijden van de betalingstermijn wel uit hun hoofd laten. In het bedrijfsleven is dat natuurlijk niet altijd mogelijk in verband met de klantvriendelijkheid die u nastreeft. Toch adviseren wij om het woord incassobureau bij de bevestiging van uw betalingsregeling of ingebrekestelling te laten vallen. Na 60 dagen is het echt tijd dat u de zaak overdraagt aan een gespecialiseerd incassobureau.
Soms kunt u wanbetaling voorkomen door een grote of langlopende opdracht in gedeelten te factureren. Dan hebt u in ieder geval al een gedeelte van het geld binnen en meteen een indicatie van het betalingsgedrag van de klant. Het maakt het optreden tegen wanbetaling ook gemakkelijker. Toekomstige leveranties kunnen worden tegengehouden of vertraagd totdat het geld binnen is, waardoor de klant voelt dat hij zijn tegenprestatie ook op tijd moet leveren.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Trends in risicomanagement
De laatste trends rondom risicomanagement voor bedrijven
Debiteurenrisico verkleinen met 4 instrumenten
Verklein uw debiteuren risico
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.