Artikel
Geschreven door Roland Hoff
Posted on 24-04-2019

Zeven tips om uw debiteurenbeheer te verbeteren

142 keer gelezen

Het gaat goed met de onderneming waar u het debiteurenbeheer voor voert. De opdrachten stromen binnen. Maar met een groot bedrag aan openstaande facturen kunt u de leveranciers nog niet betalen. Denk maar aan uw thuissituatie. Als uw salaris niet op uw rekening terechtkomt, dan kunt u geen boodschappen doen. Daarom is het belangrijk dat u het debiteurenbeheer effectief inricht. Bijvoorbeeld door debiteuren processen sneller en klantvriendelijker in te richten, waardoor klanten sneller betalen. In dit blog geven wij zeven tips voor modern debiteurenbeheer.

Het beheren van debiteuren heeft niet altijd de hoogste prioriteit. De klanten betalen uiteindelijk vanzelf wel, is de gedachte. Maar hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld u beschikbaar heeft om bijvoorbeeld leveranciers of personeel te betalen of belangrijke investeringen te doen voor de toekomst van de onderneming. En blijft een onbetaalde factuur lang liggen? Dan loopt u het risico dat een klant uiteindelijk niet meer bereid is te betalen. Hoe langer de betaling uitblijft, hoe kleiner de kans dat het geld nog op uw rekening belandt.

Goed debiteurenbeheer is dan ook een essentieel onderdeel van effectief credit management. Hoe beheert u het vertrouwen dat u aan uw relaties geeft? Met welke klanten gaat u in zee en onder welke voorwaarden? En welke stappen onderneemt u als een klant niet op tijd betaalt? Met effectief ingericht debiteurenbeheer bewaakt u uw cashflow, zodat de onderneming alle ruimte krijgt om te groeien. Wij geven u zeven tips om uw debiteurenbeheer te verbeteren.

1. Wees klantgericht en denk commercieel

Zodra een klant diensten of producten heeft afgenomen en een factuur van u ontvangt, wordt de klant een debiteur. Een klant levert iets op, maar het woord ‘debiteur’ heeft een negatieve bijklank: een debiteur wordt gezien als een potentiële wanbetaler. Met het veranderen van de terminologie neemt de service richting de klant af. Zeker naarmate een factuur langer onbetaald blijft, neemt de druk toe. Toch blijft een commerciële aanpak belangrijk, ook vanuit debiteurenbeheer. Denk mee met de klant en bewaak de goede zakelijke relatie. Bijvoorbeeld door na de levering van de diensten of goederen contact op te nemen met de klant en te vragen of alles (inclusief de factuur) in goede orde is ontvangen. Zo voorkomt u dat klachten pas na het verstrijken van de betaaltermijn boven tafel komen. Of dat pas later blijkt dat de factuur nooit is ontvangen.

2. Maak betalen zo makkelijk mogelijk

Houd het contact met debiteuren zo persoonlijk mogelijk. Communiceer op een positieve, maar duidelijke manier. Gebruik de naam van de contactpersoon en maak het de klant zo makkelijk mogelijk om te betalen. Bijvoorbeeld door een papieren factuur te vervangen door een digitale factuur of een sms’je met een betaallink. En factureert u een grote opdracht in delen? Informeer bij de klant welk moment van de maand het beste uitkomt en stel de termijnen daarop af.

3. Wees vriendelijk, maar blijf duidelijk

Informeer of de klant de factuur ontvangen heeft. Maar komt een klant een afspraak (herhaaldelijk) niet na? Wees dan niet bang om de klant te herinneren aan de afspraken die u samen heeft gemaakt. Als een klant merkt dat u geen strak debiteurenbeleid voert, bestaat de kans dat de klant meer ruimte pakt en uw facturen voortaan onder op de stapel legt.

4. Segmenteer uw klantenportefeuille

Verdeel uw klantenportefeuille op basis van risico’s en kansen in segmenten. Pas vervolgens uw tactiek aan op het type klant. Betaalt een klant structureel te laat? Durf de klant aan te spreken op zijn gedrag. Maar doet u bijvoorbeeld zaken met een snelgroeiend bedrijf? Dan kan het zijn dat de liquiditeitspositie van het bedrijf door de snelle groei onder druk staat. In dat geval kunt u overwegen andere leveringsvoorwaarden overeen te komen, bijvoorbeeld door deelbetalingen af te spreken of een langere betalingstermijn te bieden. Dit kan een slimme investering zijn in een waardevolle en langdurige relatie.

5.     Automatiseer het betaalproces

Voor het debiteurenbeheer van veel ondernemingen geldt de zogenaamde 80/20-regel. Dit wil zeggen dat de debiteurenportefeuille voor circa 80 procent uit kleine klanten bestaat met relatief weinig impact op de liquiditeit van uw onderneming, terwijl de overige 20 procent bestaat uit grotere klanten die veel meer impact hebben op de financiële positie van uw onderneming als ze laat of zelfs niet betalen. Breng focus aan in uw debiteurenbeheer door het betaalproces van de grote groep kleine klanten te automatiseren. Zo blijft er meer tijd over voor belangrijke relaties die de meeste risico’s met zich meebrengen.

6.     Bewaak het overzicht: meten is weten

Waar staat het debiteurenbeheer van uw onderneming? Wat is uw onderneming kwijt aan late betalers? Maak de kosten inzichtelijk door uw DSO te berekenen. Dit getal geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voordat uw facturen betaald worden. Hoeveel kost dit uw onderneming? Heeft u bijvoorbeeld een kredietfaciliteit bij de bank? Dan kunt u uitrekenen hoeveel rente op jaarbasis de DSO uw onderneming kost. En wat levert het uw onderneming op als u erin slaagt om de DSO met een X-aantal dagen te verlagen?

7.     Maak gebruik van software

Breng uw debiteurenportefeuille in kaart met behulp van software. Zo houdt u zicht op uw debiteuren. Welk bedrag staat er open? En van welke facturen is de betalingstermijn verstreken? Achterhaal welke klanten risicovol zijn, zodat u gericht en tijdig actie kunt ondernemen. Voorkom dat u onaangenaam verrast wordt door het faillissement van een belangrijke klant en neem tijdig maatregelen door bijvoorbeeld vooruitbetaling te bedingen. Met software weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet en blijft u ‘in control’.

Meer weten?

  • Heeft u zicht op uw debiteuren? Met Graydon Ledger Management heeft u op elk moment inzicht in de risico’s binnen uw debiteurenportefeuille. Zo houdt u grip op de financiële positie van uw onderneming. 
  • Goed credit management is de basis van elke gezonde organisatie. Wilt u aan de slag met proactief creditmanagement? In de blog In vijf stappen naar proactief credit management helpen wij u op weg met de belangrijkste stappen die u kunt nemen.
  • Als bedrijfsinformatiespecialist beschikt Graydon over een enorme database met waardevolle data. Aan de hand van deze gegevens maken wij voorspellende analyses, modellen en scores op het gebied van Credit Management, Market Information en Risk & Compliance. Deze informatie stelt u in staat om gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen en uw business te laten groeien. Bent u op zoek naar maatwerk? Bekijk dan ook onze Analytics-oplossingen.