Douma Staal BV

Goede klantbediening op basis van de juiste inzichten

In 1918 richtten de broers Geert en Sippe het familiebedrijf op dat we nu kennen als Douma Staal BV. Het bedrijf is gevestigd in het Friese Sneek. Begonnen als handelaar in ijzerwaren, richt het bedrijf zich anno nu op de verkoop van staal producten. Vanuit het 33.600 m2 grote bedrijfspand dat vol ligt met voorraad en waar men de beschikking heeft over computergestuurde boor- en zaaginstallaties, weet Douma Staal haar klanten binnen 24 uur te bedienen. Maar tegen welke uitdagingen lopen zij aan bij het zakendoen met verschillende partijen, en wat vereist speciale aandacht? We spraken hierover met Marco Ringnalda, die bij Douma Staal BV verantwoordelijk is voor Finance en P&O.

Dowload hier het verhaal van Douma Staal BV

Groeiende onderneming

Douma Staal BV is een bekende in de staalindustrie. In 2019 vierden ze hun 100-jarige bestaan en verworven ze de titel “koninklijk”. En ze blijven groeien. Bij het bedrijf zijn ruim 90 werknemers actief, en een aantal uitzendkrachten. Dit is nog exclusief transport: dagelijks zijn er rond de 20 vrachtauto’s van een vaste externe transporteur onderweg om de bestellingen snel bij de klant af te leveren.

“We hebben een actief klantenbestand van zo’n 1700 klanten. Hier komen er wekelijks een aantal bij. We zien voornamelijk groei in ons afzetgebied, en leveren op dit moment met name aan klanten boven de rivier.”

Checks bij nieuwe klanten

Naast vaste klanten krijgt Douma Staal continu aanvragen van nieuwe klanten binnen.

“Voordat we leveren aan een nieuwe klant, winnen we informatie in over die partij. In een kredietrapport letten we vooral op het betaalgedrag van de klant, maar ook de aanbevolen kredietlimiet is voor ons van belang. Bij het bepalen van de betaalcondities voor een nieuwe klant maken we een afweging op basis van betaalgedrag, klantgroep en de achtergrond van een klant.”

Mochten het betaalgedrag en de kredietlimiet niet toereikend zijn, past Douma Staal de betaalcondities hierop aan. “De betaaltermijnen die we aanhouden zijn passend binnen de branche. De groep klanten met een aangepaste betaaltermijn is klein.”

Foto6.jpg

Professionalisering debiteurenbeleid

Maar Douma Staal voert niet alleen checks uit bij nieuwe klanten. In samenwerking met Graydon heeft het bedrijf in 2019 een professionaliseringsslag gemaakt in hun debiteurenbeleid.

“Door mutaties in ons klantenbestand ontstaat er vervuiling van de data. Als kenmerken van een klant - zoals de bedrijfsvorm - veranderen, is het voor ons handig dit te weten en indien nodig meer onderzoek te doen. Het is echter lastig om van deze veranderingen op de hoogte te blijven. Daarom hebben we vorig jaar onze NAW-gegevens naast de data van Graydon gelegd en ons bestand opgeschoond. Dit zullen we jaarlijks gaan herhalen. We hadden een match van maar liefst 80%, wat betekent dat onze data al voor een groot deel up-to-date was. Dat is een goede score.”

Uniforme aanpak en intern draagvlak

Daarnaast heeft Douma Staal hun data verrijkt met de kredietlimiet. “Hiervoor hebben we de actuele limieten van Graydon naast onze eigen data gelegd. We zien dat onze eigen gegevens over betaalgedrag van klanten vaak worden bevestigd door de data van Graydon. Met de directie, de commerciële afdeling en de afdeling Finance hebben we dit uitgewerkt en zijn we samen tot nieuwe limieten gekomen.”

Door deze gezamenlijke beoordeling is het begrip tussen Finance en Commercie onderling gegroeid. “Voorheen leidde het vaak tot onbegrip bij Commercie als Finance achteraf een aanvraag moest afwijzen vanwege een kredietlimiet. Maar waar we eerst wat voorzichtiger waren en de order dus sneller blokkeerde om extra checks uit te kunnen voeren, loopt dit door controle op voorhand nu soepeler. Doordat de limieten nu beter passen bij de situatie van de klant, lopen we tegen aanzienlijk minder problemen aan in het orderproces, het logistieke proces en de service. We willen namelijk binnen 24 uur kunnen leveren, en blokkades belemmeren dit.”

Stromen op gang houden

Voor Douma Staal is het goed bedienen van klanten die op regelmatige basis een bestelling plaatsen van groot belang. “Door te zorgen dat deze processen goed verlopen, houden we grip op de betaalstroom. Zo kunnen we de materiaalstroom ook goed sturen. Bij onze actieve klanten zien we namelijk weinig mutatie.”

De professionalisering van het debiteurenbeleid heeft voor Douma Staal dus veel positieve effecten gehad. Het interne begrip onderling is gegroeid en stagnatie van orders wordt in veel gevallen voorkomen. “Bovendien betalen onze klanten uitstaande orders nu gemiddeld sneller: de DSO (Days Sales Outstanding) is naar beneden gegaan.”

Monitoren: bijhouden van veranderingen

Naast het jaarlijks opschonen en verrijken van de klantdata, houdt Douma Staal van een kleine groep belangrijke klanten de ontwikkelingen regelmatig bij. “Door onze belangrijkste klanten in de monitoring te zetten, kunnen we veranderingen volgen. Zo krijgen we bijvoorbeeld meldingen bij veranderingen in de kredietlimiet, het betaalgedrag of de bedrijfsvorm van een klant. Aan de hand van deze informatie kunnen we dieper in de verandering duiken, en als het nodig is actie ondernemen.”

“In het verleden zijn we er wel eens tegenaan gelopen dat er een klant failliet is gegaan die een hoop bestellingen had geplaatst op een entiteit die niet meer bleek te bestaan. Het is bijna onmogelijk om naderhand te achterhalen hoe dit precies in elkaar steekt. Het is dan ook enorm veel gedoe om alsnog de betaling te ontvangen, maar we doen veel moeite om de schade te beperken. Deze situatie had voorkomen kunnen worden als we eerder een signaal gekregen hadden dat het bedrijf niet meer bestond.”

Foto4.jpg

Bijzondere situaties en aanvullende checks

Er zijn verschillende redenen te bedenken om aanvullende checks op een klant uit te voeren. Bijvoorbeeld aan de hand van XSeptions. Deze bieden direct inzicht in de opmerkelijke situaties die zich bij zakenrelaties en in hun netwerk voordoen. “Als er meerdere bedrijven rondom onze klant hangen, moeten we ook iets weten van die eenheden. Staat er bijvoorbeeld nog een aandeelhouder boven die we niet kennen? En hoe lopen de geldstromen? Als er reden is om twijfel te hebben over de solvabiliteit van een klant, sturen we één van onze vertegenwoordigers langs om de situatie te beoordelen.”

“Bovendien voeren we aanvullende checks uit bij bestaande klanten als we het signaal krijgen dat hun bestelgedrag verandert. Als een klant bijvoorbeeld ineens een stuk meer afneemt, kan dit een signaal zijn dat een andere leverancier heeft besloten niet meer aan deze klant te willen leveren. Klanten hebben doorgaans namelijk verschillende inkoopkanalen. Een verandering in het bestelgedrag kan dus een signaal zijn dat er iets mis is. Dit is voor ons dus vaak aanleiding voor het uitvoeren van aanvullende checks.”

Toekomstplannen

Door het succes van de professionaliseringsslag voor Douma Staal, zijn er ook plannen om veranderingen door te voeren bij Fisher Edelstaal, dat onder hetzelfde concern valt.

“Nu we met Douma Staal op ruim 90% schone data zitten, wordt het tijd om te kijken hoe het ervoor staat met de data van Fisher Edelstaal. Uniformering van processen is namelijk belangrijk voor de bedrijven binnen ons concern, omdat we financieel verantwoordelijk zijn voor zowel Douma Staal als Fisher Edelstaal. Fisher Edelstaal zit op een andere locatie in Sneek en heeft een eigen afdeling voor logistiek en commercie. We streven echter naar uniformering in de klantbeoordeling en administratieve afhandeling van orders, en daarbij hoort ook het voortraject. Ook al praten we bij Fisher Edelstaal over andere volumes en liggen DSO en betaalachterstanden op een ander niveau, het is van belang dat we risico’s op dezelfde manier beoordelen en opvangen. Daar zijn we op dit moment druk mee bezig.”

Meer weten over Douma Staal? Bezoek hun website: www.doumastaal.nl