Woningcorporatie Mitros

Een transparant leveranciersbeleid

Met ruim 28.000 woningen in Utrecht en omgeving in beheer is Mitros één van de grotere woningcorporaties in Nederland. De organisatie helpt mensen met een kleiner budget aan een geschikte woning. Juist omdat het geld van mensen met een klein budget de voornaamste inkomstenbron van Mitros vormt, is het van groot belang dat Mitros haar middelen effectief inzet en hier transparant over communiceert. Dat is geen gemakkelijke taak. Hoe zorgt een organisatie van dit formaat ervoor dat al het geld goed besteed wordt, en wat betekent dit voor het leveranciersbeleid? Hierover spraken we met Ron Sierink, de adviseur inkoop van Mitros.

Download het verhaal van Mitros

Huurder op 1

Voor een woningcorporatie staat de huurder op nummer 1. Het is altijd zoeken naar manieren om de huurder de best mogelijke voorwaarden te bieden en huurderstevredenheid te verhogen. Naast het aanbieden van een woning hoort hier ook het onderhouden van de woning bij. Daarnaast is de doelgroep met een lage vaste huur nog niet helemaal geholpen: bijkomende kosten voor gas, water en elektriciteit moeten ook laag gehouden worden.

‘Verduurzaming van de woningen heeft daarom een hoge prioriteit,’ aldus Ron. ‘Niet alleen omdat de maandelijkse lasten voor onze doelgroep dan flink omlaag kunnen, maar ook met het oog op de doelstelling om in 2050 CO2 neutraal te zijn. We verduurzamen daarom per jaar 800 tot 1000 woningen.’

Transparantie en integriteit

13 jaar geleden trad Ron in dienst bij Mitros. ‘Het mooie aan werken voor een woningcorporatie is natuurlijk het maatschappelijke doel dat gediend wordt. Anderzijds komen er ook veel andere aspecten bij kijken, zoals de zakelijke kant en de politiek. Dit maakt het heel interessant.’

Ron kwam als inkoopadviseur destijds terecht in een hele nieuwe functie voor de organisatie. ‘Voordat ik aangenomen werd als inkoopadviseur, regelde iedereen binnen de organisatie zijn eigen inkoop. Vanuit rechtmatig oogpunt was dit echter lastig, omdat deze manier van werken ten koste ging van de integriteit en uitlegbaarheid van uitgaven. Er was behoefte aan meer structuur. Vanuit hier is mijn aanvankelijke taak ontstaan, en de structuur en transparantie van het inkoopbeleid is nog steeds heel belangrijk.’

Leveranciersbeleid opzetten

‘Veruit het grootste deel van de 130 miljoen die jaarlijks uitgegeven wordt aan onze woningen gaat naar diensten die we bij verschillende leveranciers afnemen. Toen ik van start ging in mijn functie als inkoopadviseur, ben ik begonnen met het doorspitten van onze leveranciersdatabase. Ik begon helemaal op nul. Ik verdeelde alle leveranciers onder in verschillende inkoopsegmenten: een bedrijf dat het licht installeert kwam bijvoorbeeld in een ander segment dan de schilder.’

Ron kwam al vrij snel terecht bij Graydon. ‘Ik kwam uit het bedrijfsleven, waar het vanzelfsprekend is dat je eerst checkt of de partij waarmee je zaken wilt gaan doen de financiële huishouding op orde heeft. Bij Mitros leefde dat toen echter nog niet. Ik heb daarom ingevoerd dat we voordat we met een potentiële leverancier om tafel gaan eerst de gezondheid van deze leverancier nagaan, door middel van de informatie uit een kredietrapport.’

‘Je kunt faillissementen niet vermijden,

maar je kunt ze wel zien aankomen.’

Vaste leveranciers

Leveranciers die in aanmerking voor aanbesteding willen komen, wordt eerst een aantal algemene eigenschappen voorgelegd. Wanneer ze zich hierin herkennen, heeft het voor hen zin om zich aan te melden. Ron heeft deze algemene eigenschappen opgesteld toen de economische crisis van 2008 de bouw in 2010 raakte, omdat dit ertoe leidde dat een stuk meer leveranciers zich meldden bij Mitros. ‘We vinden het belangrijk dat onze leveranciers hun afspraken nakomen, maar ook dat ze een proactieve en kritische houding tegenover ons hebben. Dit helpt ons namelijk om synergie aan te brengen in onze activiteiten.’

De voorkeur gaat dus uit naar een kleine groep vaste, betrouwbare leveranciers. ‘Het liefst gaan we langdurige samenwerkingen aan met leveranciers waar we prettig mee werken. Met een kleine groep vaste leveranciers kunnen we namelijk effectiever en efficiënter ons werk doen, met als gevolg hogere snelheid, betere service, een goedkoper aanbod en een hogere huurderstevredenheid.’ Maar ondanks dat aanbestedingsprocedures veel tijd in beslag nemen, vinden deze nog steeds geregeld plaats. ‘Het is ook belangrijk om je niet blind te staren op je huidige leveranciers: je moet ook gevoel houden met de markt om je heen.’

Om tafel met leveranciers

De crisis waar we in Nederland in 2008 mee te maken kregen was een extra aanleiding om de ogen open te houden voor risico’s die leveranciers met zich meebrengen. ‘In de bouw zijn de effecten van een economische crisis altijd pas later voelbaar, en het duurt vervolgens ook langer voordat alle stromen weer op orde zijn. Pas in 2010 kwam de klap voor de bouwsector. Dit zag ik al aankomen, en daarom gaf ik aan het begin van de crisis al aan dat de deze op termijn ook voor ons risico’s met zich mee zou brengen. We moesten dus toen al behoedzaam omgaan met het sluiten van langdurige contracten.’

Ron stapte naar de directie met een sterke boodschap. ‘Je kunt faillissementen niet vermijden, maar je kunt ze wel aan zien komen. En door dit op tijd te signaleren bij leveranciers waarmee je samenwerkt kan hier actie op ondernomen worden.’ Om deze reden is Mitros belangrijke leveranciers gaan monitoren. Op die manier ontvangen ze bij opmerkelijke veranderingen in scores een melding van Graydon. Dan kan er besloten worden hoe hierop het beste op gereageerd kan worden. Het biedt de mogelijkheid om met de betreffende leverancier om tafel te gaan en duidelijke afspraken te maken. Zo kunnen onvoorziene verliezen worden beperkt.

Monitoren van belangrijke leveranciers

‘Ondanks de checks vooraf hebben we toch twee keer meegemaakt dat een bouwbedrijf tijdens een project failliet is gegaan. Gelukkig hebben we dit aan zien komen doordat deze bedrijven bij ons onder bewaking stonden, ofwel gemonitord werden. We zagen bij de betreffende bedrijven dat de betaalscore steeds verder achteruit ging. Omdat deze ontwikkelingen aanhielden, ben ik in gesprek gegaan met de bedrijven. Hier ben ik open ingegaan, zodat de andere partij ook de kans kreeg om uit te leggen wat er speelde. Zo zijn we door goede gesprekken met elkaar tot nieuwe afspraken gekomen en is de schade voor Mitros minimaal gebleven.’

Transparantie en rechtvaardigheid zijn belangrijke kernwaarden voor Mitros. Dat wordt ook zichtbaar in het leveranciersbeleid van de woningcorporatie. ‘Tegenover onze leveranciers communiceren we ook altijd transparant. Zo weten de leveranciers die wij monitoren bijvoorbeeld ook dat ze bij ons onder bewaking staan.’

Risicobeheersing belangrijk om meerdere redenen

Risicobeheersing is voor Mitros niet slechts belangrijk in het beperken van financiële risico’s. ‘Er komt veel meer bij kijken. Ook bij kleinere leveranciers waarbij de financiële risico’s klein zijn, zoals bij lokale schoonmaakbedrijven, is het van belang opmerkelijke situaties zoals aankomende faillissementen vroegtijdig te constateren. Dit kan namelijk grote impact hebben op de huurderstevredenheid, en dat is minstens zo belangrijk.’

Meer weten over Mitros? Ga naar www.mitros.nl.