5 tips voor telefonisch debiteurenbeheer

Telefonisch debiteurenbeheer is een van de minst favoriete kanten van zakendoen. Toch is het ook een van de belangrijkste: wanneer het geld niet binnenkomt, zijn alle inspanningen van alle betrokken afdelingen, voor niets geweest. Om deze telefoontjes ook plezierig voor u te houden volgen hier een aantal tips.

3 Min
03/08/2023

Houd dat in gedachten als u weer eens een onwillige debiteur aan de lijn hebt die “de factuur nooit gezien heeft”, “het geld eind van de week zal overmaken”, “de producten nooit heeft ontvangen” of andere smoezen in uw oor fluistert. 

Om deze telefoontjes ook plezierig voor u te houden volgen hier een aantal tips van professionals waarmee u goed uit de voeten kunt:

Chapter 1

1. Automatiseer uw aanmaningen

Bij het versturen van de factuur is het belangrijk om bij het afsluiten van de opdracht de overeengekomen betalingstermijn duidelijk aan te geven. Een strikt en consequent beleid ten aanzien van het versturen van aanmaningen versterkt uw positie wanneer u telefonisch moet aanmanen. Dus: drie dagen na overschrijding een eerste aanmaning en ook een tweede aanmaning geautomatiseerd erachteraan. 

Chapter 1

2. Ga niet in discussie

Discussies over het waarheidsgehalte van de uitvluchten van de klant moet u niet (willen) aangaan. Het blijft een klant, de klantrelatie moet u niet verstoren en de aard van de smoes doet er ook helemaal niet toe. Het is belangrijk dat u de klant zover krijgt dat hij nu wel gaat betalen. Denk dus mee in plaats van de strijd aan te gaan.

Chapter 1

3. Wees goed voorbereid

Zorg dat u, wanneer u de telefoon pakt, alle informatie op uw bureau heeft liggen. Zo wordt u niet verrast door allerlei tegenwerpingen als: “ik weet het opdrachtnummer niet meer”, “volgens mij klopt het bedrag niet” of “de betalingstermijn was toch 60 dagen?” Door de informatie paraat te hebben kunt u vriendelijk, doch resoluut, duidelijkheid scheppen.

Chapter 1

4. Praat met de juiste persoon

Uit ervaring weten wij dat bedrijven die in betalingsmoeilijkheden zitten, nog eens deze truc gebruiken om lastige leveranciers op afstand te houden: niet aanwezig zijn. De secretaresse of een collega kan de boodschap wel aannemen, maar dat geeft de persoon in kwestie weer de gelegenheid tijd te rekken. In het gunstigste geval wordt u een dag later teruggebeld, maar vaak komt het erop neer dat u na een aantal dagen weer zelf moet bellen. Hierdoor wordt nodeloze vertraging opgelopen. En dat wilde u nou net voorkomen!

Chapter 1

5. Maak geen verwijten en blijf in contact

Ondanks dat de klant u geld kost is het belangrijk dat de relatie goed blijft. Door in gesprek te blijven komt u eerder achter de ware reden van wanbetaling en dat kan op den duur heel belangrijk zijn. Wanneer u bijvoorbeeld als een van de eersten ontdekt dat uw afnemer echt in moeilijkheden zit, heeft dat consequenties voor uw hele bedrijf. Toekomstige leveranties, andere facturen of marketinginspanningen kunnen bijtijds worden aangepast zodat de schade voor u beperkt blijft. 

Chapter 1

Doe altijd een credit check

Om er zeker van te zijn dat uw zakenrelatie uw factuur kan betalen, raden wij u aan om altijd een credit check te doen voordat u zaken gaat doen met deze partij. Met het kredietrapport van GraydonCreditsafe weet u gemakkelijk en snel de kredietwaardigheid van uw relaties. 

Whitepapers

De laatste best practices in credit, risk en data management.

B2B e-commerce gamechanger

Mis geen omzet meer in het weekend en in de avonduren.

Is uw bedrijf financieel gezond?

5 kengetallen die impact hebben op uw kredietwaardigheid.

Gerelateerde blogartikelen

De laatste trends in credit, risk en data management.