9 dingen die op een goede factuur staan

Dit zijn de belangrijkste punten die in een factuur moeten staan.

De factuur is een van uw belangrijkste bedrijfsdocumenten, want de gezondheid van uw onderneming hangt er sterk van af. Krijgt u te maken met te late betalingen? Dan kan het onder andere helpen uw factuur te optimaliseren om het betaalgedrag van uw klanten verbeteren. Factureren is geen hogere wiskunde, maar er zijn wel een aantal belangrijke eisen waar u rekening mee moet houden.

Chapter 1

1. Verplichte gegevens

Zorg er in eerste instantie voor dat alle verplichte gegevens op de factuur staan:

  • Uw volledige naam of handelsnaam en adres
  • De volledige naam of handelsnaam en het adres van uw klant. Let op: alleen de postbus is niet voldoende
  • Het btw-nummer van uw bedrijf
  • Het KvK-nummer van uw bedrijf
  • De factuurdatum
  • Een uniek volgnummer van de factuur
  • De omschrijving en het aantal van de goederen of diensten die u heeft geleverd
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • Het bedrag dat u in rekening brengt, inclusief en exclusief btw
  • Het btw-bedrag
  • Het is bovendien verplicht de factuur uiterlijk de 15e van de maand te sturen, na de maand waarin u de goederen of diensten heeft geleverd.
Chapter 1

2. Digitale kopie

Als u elektronisch factureert, dan gelden dezelfde regels. Zorg dat alle hiervoor genoemde punten op de digitale factuur staan. Het is dan bovendien nuttig een (digitale) kopie van de factuur te bewaren omdat u moet kunnen aantonen dat de factuur authentiek en integer is.

Chapter 1

3. Gebruik het woord factuur

Hoewel het niet verplicht is om het woord ‘factuur’ te vermelden, raden wij toch aan dit te doen. Het biedt duidelijkheid en u voorkomt verwarring over het document. Door te vermelden dat het een factuur is weet u zeker dat u er alles aan heeft gedaan om duidelijk te maken dat het document een factuur is.

Chapter 1

4. Laat gratis gegeven goederen weg

Wanneer u bepaalde goederen of diensten gratis heeft geleverd, kunt u dit beter niet op de factuur zetten. Gratis goederen of diensten leveren doet u om de relatie met de klant te versterken. Houdt er wel rekening mee dat het dus extra aandacht van u vergt. Staat de transactie wel zwart op wit, dan moet u de btw zelf voldoen.

Chapter 1

5. Bewaartijd facturen

Bewaar uw facturen altijd op een veilige plek. Volgens de wet bent u verplicht uw facturen gedurende 7 jaar te bewaren. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar. Als u uw facturen niet goed bewaart kan dit voor problemen zorgen.

Chapter 1

6. Bewaarde factuur in dezelfde form als verstuurde factuur

U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft ontvangen of verstuurd. Een papieren factuur bewaart u dus op papier, een digitale op uw computer. Zorg ervoor dat er geen verwarring ontstaat door de facturen in verschillende vormen te bewaren.

Chapter 1

7. Toestemming klant

Wilt u elektronisch factureren, dan moet uw klant daar van tevoren mee akkoord zijn gegaan. U kunt niet zelf bepalen of u de factuur elektronisch of op papier verstuurd. Het is verplicht om eerst een overeenkomst te sluiten met de klant.

Chapter 1

8. Vormgeving

Let op de vormgeving van uw factuur. Zorg ervoor dat hij klantvriendelijk is en dat het onderwerp, het te betalen bedrag, de referentie en het bankrekeningnummer duidelijk leesbaar zijn zodat de klant niet moet zoeken naar de belangrijkste vermeldingen.

Chapter 1

9. De juiste datum

Factureer niet met een datum in het verleden. Een maand wordt pas afgesloten op de 15de van de daaropvolgende maand. Het gevolg? Ook de facturen worden pas rond die dag verstuurd, maar wel met de laatste dag van de vorige maand als factuurdatum. Een verschil van twee weken dus tussen factuur en verzending. En dat geeft geen positieve indruk.

Wanneer een klant merkt dat de factuurdatum al heel wat dagen achter zich ligt, dan zal hij de factuur ervaren als ‘niet dringend’. Hij zal redeneren dat wanneer de leverancier zo laat is om zijn factuur te sturen, een tijdige betaling ook wel niet zo veel uitmaakt. Met andere woorden: als u laat bent, dan zal de klant een correcte betaling ook niet zo nauw nemen.

Factureer dus niet met een datum in het verleden. Wees correct met uw data en termijnen. Anders gaan uw klanten hun eigen termijnen bepalen.

Whitepapers

De laatste best practices in credit, risk en data management.

Zakendoen: wat moet u weten?

Schat vooraf in of het verstandig is om zaken te doen met een partij

Debiteurenrisico verkleinen

4 instrumenten om uw debiteurenrisico te verkleinen

Gerelateerde blogartikelen

De laatste trends in credit, risk en data management.