Graydon en customer due diligence voor de groothandel
Terug naar overzicht
blog

Voorkom imago- en reputatieschade met behulp van een Customer Due Diligence-beleid

Om te voorkomen dat er zaken wordt gedaan met frauduleuze, criminele of zelfs terroristische partijen is het noodzakelijk een Know Your Customer- (KYC), of Customer Due Dilligence- (CDD) beleid op te stellen. Maar wat is het CDD-beleid nu eigenlijk? En waarom is dit ook belangrijk voor groothandels?

CDD-beleid

Het CDD-beleid is in het leven geroepen om te voorkomen dat natuurlijke personen met kwade bedoelingen, zoals bijvoorbeeld het witwassen van geld, zich kunnen verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit. Door dit beleid goed op orde te hebben, wordt imago- en reputatieschade voorkomen. 

In de praktijk betekent een CDD-beleid dat er een gedegen klantenonderzoek uitgevoerd moet worden waarbij er getoetst wordt op compliance. Wie er dan getoetst moet worden op compliance? Dat is de ‘ultimate beneficial owner’ of uiteindelijk belanghebbende. Ook wel de UBO genoemd.

Dit is een natuurlijk persoon die:

  • Een belang heeft van minstens 25 procent in het kapitaal van de rechtspersoon
  • Minstens 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering
  • De begunstigde is van minstens 25 procent van het vermogen van de rechtspersoon

Wanneer de UBO achterhaald is, wordt deze gescreend op integriteitsrisico's. Er moet gecontroleerd worden of ze negatief in het nieuws zijn geweest en of zij voorkomen op zwarte lijsten, zoals sanctielijsten, controlelijsten en PEP-lijsten. Waarbij een PEP-lijst een lijst is van prominente publieke functies in de definitie van politiek prominente personen (Politically Exposed Persons, PEP) in Nederland. 

Verplichting vanuit banken

Groothandels worden in toenemende mate door banken verplicht om een CDD-beleid op te stellen. Hierdoor krijgt de bank ook inzicht in de relaties van de groothandel en worden indirecte connecties met criminele en terroristische partijen uitgesloten. Immers, de bank heeft via de groothandel geen zicht op de eindklant. De oorsprong hiervan ligt erin dat financiële instellingen wettelijk verplicht zijn om de identiteit van klanten vast te stellen en ongebruikelijke acties te melden. De CDD-verplichtingen zijn in Nederland verankerd in de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Sanctiewet 1997 en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Banken zijn vooral bezig met het maken van een goed onderbouwde risicoschatting van bepaalde relaties, op basis van identificatie, vaststelling van de UBO en een screening op diverse risico’s. Deze wet moet ‘netjes’ zakendoen bevorderen en wordt door de overheid gezien als een belangrijk middel in de strijd tegen de georganiseerde misdaad. Steeds vaker maken we mee dat de bank ook inzicht verlangt in de relaties van de groothandel om zo indirecte connecties met frauduleuze en criminele organisaties te voorkomen.

Monitoring

Om een risico inschatting – hoog/medium/laag – te maken, wordt in het CDD-beleid tevens bepaald hoe vaak relaties gecontroleerd moeten worden op compliance. Dit gebeurt op basis van de risicoclassificatie die opgenomen is in het beleid. De meest voorkomende risicoclassificaties zijn:

  • Clientrisico: Bijvoorbeeld voor bepaalde branches geldt een verhoogd risico voor geld witwassen omdat er veel cash geld in om gaat (horeca, casino’s e.d.) 
  • Productrisico: Bijvoorbeeld bedrijven die chemische grondstoffen of wapens produceren
  • Geografische risico’s: Bedrijven die gevestigd zijn in risicogebieden zoals Iran 

Relaties die een hoog risico vormen worden frequenter getoetst dan relaties met een laag risicoprofiel. Het advies is om het beleid te laten toetsen met de toezichthouder of bank. 

Audit Trail

Het CDD-beleid wordt geregistreerd in de Audit Trail. ‘Audit trail’ betekent letterlijk: het spoor van een audit of controle. Het stelt een onderneming of toezichthouder in staat om transacties administratief te volgen en te controleren. Zo'n controlespoor kan vooraf gaan aan een financiële transactie, maar bijvoorbeeld ook vóór het aangaan van een nieuwe klantrelatie.

Doet u dat niet of niet grondig, dan heeft dat mogelijk reputatieschade tot gevolg. Beschouw het proces van CDD niet enkel als een vervelende verplichting. Het is in het belang van uw eigen bedrijf en in het algemeen maatschappelijk belang, dat u elke betrokkenheid met frauduleuze bedrijven vermijdt.

Graydon helpt en adviseert vele bedrijven met de invulling van het CDD-beleid en de UBO-checks. Zowel nationaal, als internationaal. Neem daarom gerust contact met ons op als u hier vragen over heeft. 

Gelijkaardige publicaties
Nieuwsbrief

Schrijf u in voor de nieuwsbrief en blijf permanent geïnspireerd dankzij ...