Wanneer is het uitbesteden van werkzaamheden een goed idee?

Wanneer uw bedrijf groeit, ontstaan er vaak nieuwe werkzaamheden of vragen bestaande activiteiten om uitbreiding (grotere transportcentra, hogere behoefte aan klantenservice etc.). We zien bijvoorbeeld dat veel bedrijven ervoor kiezen om ICT-beveiliging uit te besteden, omdat dit voordeliger is en tot betere resultaten leidt dan het zelf doen. Maar wat houdt dat uitbesteden nou precies in, en waar moet u rekening mee houden?

Wanneer u werkzaamheden uitbesteedt, geeft u een externe partij de opdracht om deze werkzaamheden uit te voeren, in plaats van dat u het zelf doet. Dit kan gaan om taken die voorheen wel intern gebeurde, maar het kan ook gaan om taken waar u zich als bedrijf nog niet eerder mee hebt beziggehouden.

Het uitbesteden van taken kan veel voordelen opleveren. Zo kunt u werkzaamheden uitbesteden waar u zelf geen tijd voor heeft of waarvoor u niet over de nodige vaardigheden en/of middelen beschikt. Hierdoor kunt u zich volop richten op de activiteiten waar u zich als bedrijf mee onderscheidt.

De keerzijde van uitbesteden ligt bij het stukje controle dat u verliest. Ook kunnen er hoge kosten bij komen kijken wanneer het gaat om werkzaamheden die eerst intern verricht werden en nu verplaatst worden naar een derde partij. Toen LEGO ervoor koos om haar eigen distributiecentra op te heffen en DHL aan te stellen als distributeur, ging de overgang allesbehalve soepel. De schade voor de consumenten bleef wonderbaarlijk genoeg beperkt, maar DHL en LEGO stonden voor hoge onvoorziene kosten na het eerste jaar van de uitbesteding.

Gelukkig zijn beide partijen er uiteindelijk in geslaagd om de samenwerking tóch te laten slagen, en konden ze op de lange termijn genieten van de voordelen. De besparingen die LEGO nu maakt zijn zelfs groter dan vooraf was ingeschat.

Dingen die u niet over het hoofd moet zien als u overweegt om werkzaamheden uit te besteden:

• Schakelkosten: Deze kosten worden nog wel eens vergeten, maar kunnen flink oplopen en ook voor flinke vertragingen zorgen. Onder schakelkosten kunt u alle kosten rekenen die gerelateerd zijn aan de overgang van de oude situatie naar de nieuwe situatie. Onder deze kosten vallen bijvoorbeeld de personeelsleden en productiemiddelen (misschien zelfs vastgoed) die hiervoor werden ingezet. Wilt u hiervan af, en wat zijn de kosten daarvan? En hoe welwillend is uw personeel om de overgang soepel te laten verlopen? Ook is het goed om u te realiseren dat werkzaamheden die u wilt gaan uitbesteden misschien verwikkeld zijn in andere werkzaamheden die u intern wilt houden. Maak hier vooraf goede overwegingen over.
• Aard van werkzaamheden: Zijn de werkzaamheden die u van plan bent uit te besteden onderdeel van uw kernvaardigheden? Dan is het waarschijnlijk toch verstandiger om deze intern te houden. Er gaat in dat geval namelijk een hoop kennis verloren wanneer u deze taken aan een andere partij overlaat.
• Transactiekosten en specifieke investeringen: Transactiekosten worden bijna altijd onderschat. Het is dan ook erg moeilijk om dit op voorhand goed in te schatten. Bij investeringen die speciaal voor een specifieke samenwerking worden gemaakt, komen nog wat meer risico’s kijken. U bent dan minder flexibel om naar een andere partij te stappen, en het risico op vertraging voor beide partijen neemt toe. Het is van groot belang om vooraf duidelijke afspraken te maken met de partij aan wie u activiteiten wilt uitbesteden, bijvoorbeeld over wie welke kosten voor zijn rekening neemt.

Het kan dus een goed idee zijn om een activiteit uit te besteden wanneer deze minimaal verweven is met andere taken, de verzonken kosten van arbeid en productiemiddelen laag zijn, het werkzaamheden zijn die niet behoren tot de kernvaardigheden van uw bedrijf of wanneer u een duidelijke inschatting kunt maken van de transactiekosten en nodige investeringen. Natuurlijk wilt u dan onderaan de streep met lagere kosten en/of hogere kwaliteit eindigen.