Hoe creëren woningcorporaties steeds meer zekerheid met beter inzicht in hun leveranciers?

Wat weten woningcorporaties eigenlijk over de leveranciers met wie ze zaken doen? Steeds meer, zo blijkt! Waar corporaties bij de inkoop van producten en diensten voorheen blind vertrouwden op gevoel en de persoonlijke relatie, spelen datagedreven inzichten tegenwoordig een steeds prominentere rol. Zo kunnen flinke kosten worden bespaard. Maar hoe verkrijgt u deze inzichten?

Download en lees de Market Outlook Paper:
'Woningbouwcorporatie: ken uw leveranciers!'

Leveranciersmanagement; bij de Zeeuwse corporatie RWS Wonen weten ze inmiddels hoe belangrijk dat is. Met 3 miljoen boven budget bleek het vinden van twee geschikte aannemers bij de aanbesteding voor de bouw van 130 duurzame woningen nog een hels karwei. Er zijn echter heel wat directiekamers van woningcorporaties waar leveranciersmanagement nog steeds een ondergeschoven kindje is. Hier verrichten ze nauwelijks marktonderzoek naar geschikte partijen die belangrijke producten en diensten leveren. Bij de keuze voor nieuwe leveranciers stellen zij een shortlist op, waarna er vaak een keuze wordt gemaakt volgens het ons-kent-ons-principe. Informatie over de voortgang van contracten en de financiële gezondheid van leveranciers ontbreekt in veel gevallen. 'We kennen hen al jaren, het zal wel goed zijn', is de gedachte hierachter.

Leverancier op de fles
Deze gedachtegang is echter niet zonder risico's. Want hoe afhankelijk is de corporatie eigenlijk van één bepaalde leverancier? En in hoeverre leunt deze leverancier weer op zijn opdrachtgever? Het is belangrijk om duidelijk te krijgen wat de gevolgen zijn als zo'n partij onverhoopt niet meer kan leveren, bijvoorbeeld naar aanleiding van een faillissement. Voor woningcorporaties die de leverzekerheid van een aantal cruciale producten en diensten willen garanderen, is het hebben van dit soort informatie cruciaal.

Golf aan faillissementen in de bouw
Helaas blijkt in de realiteit dat deze informatie bij veel corporaties ontbreekt. Gert van den Berg, leveranciersmanagement-specialist bij Graydon, snapt wel hoe dat komt. "Als één van uw klanten failliet gaat en uw facturen niet betaald worden, is deze ‘pijn’ direct voelbaar. Bij leveranciers is dat anders. De gevolgen zijn dan meer indirect, maar kunnen wel voor enorme problemen zorgen" Als voorbeeld schetst hij de golf aan faillissementen in de bouw tijdens de hoogtijdagen van de economische crisis. "Als uw leverancier halverwege het project failliet gaat, dan moet u op zoek naar een andere partij. De prijzen gaan dan al snel omhoog en het project loopt vertraging op. Dat leidt weer tot klachten van huurders. Nu blijkt in de bouw juist dat aannemers in de problemen komen door personeels- en materiaaltekorten en de stikstofproblematiek."

Reputatieschade
Naast onzekerheid over de continuïteit van uw organisatie, kan gebrek aan inzicht ook enorme reputatieschade aanrichten. De afgelopen jaren zijn corporaties regelmatig negatief in het nieuws geweest als gevolg van fraude en mismanagement. Zo'n deuk in het imago ligt ook op de loer wanneer een belangrijke leverancier de krantenkoppen haalt met zaken die het daglicht niet kunnen verdragen. "Op een kop met chocoladeletters in De Telegraaf zit u als inkoper of bestuurder niet te wachten", aldus Van den Berg. Door dit soort nieuwsberichten groeit bij corporaties nu langzaam maar zeker het besef dat inzicht in hun leveranciers veel toegevoegde waarde heeft.

Leveranciersanalyse
Steeds meer corporaties zetten nu datagedreven inzichten in, zowel bij de keuze voor een nieuwe partij als bij het bewaken van de voortgang. "Met een strategische leveranciersanalyse brengt u snel alle risico's in kaart die een leverancier met zich meebrengt", licht Van den Berg toe. "Zo kijkt u hiermee bijvoorbeeld naar de financiële positie en de groeiverwachting. Die vergelijkt u vervolgens met andere leveranciers in de branche. Op deze manier verkrijgt u inzichten die helpen om objectief een gedegen beslissing te nemen. Het sentiment wordt hiermee naar de achtergrond geschoven.”

Als het mis gaat
In veel gevallen blijkt er geen reden om alarm te slaan. “Gelukkig maar”, haast Van den Berg daarbij te zeggen. “Maar er hoeft er maar eentje tussen te zitten met wie het onverwacht niet zo goed blijkt te gaan. De gevolgen van een faillissement kunnen dan groot zijn voor een corporatie. Denk aan de aannemer die al jarenlang renovatiewerkzaamheden uitvoert en door mismanagement ineens uitstel van betaling moet aanvragen. Met objectieve inzichten uit openbaar bronnenonderzoek naar leveranciers kunt u dit soort risico's tijdig signaleren."

Strategische partner
Niet voor elke leverancier gelden overigens dezelfde uitgangspunten. Zo telt bij een strategische partner het risico op faillissement bijvoorbeeld extra zwaar. Gaat u slechts enkele maanden met een leverancier in zee? Dan is dit aspect minder belangrijk. "Er zijn corporaties die bijvoorbeeld niet meer dan 25 procent van hun inkoop bij één partij willen neerleggen. Of ze ontdekken dat ze een behoorlijke wildgroei hebben aan kleine leveranciers, soms zelfs voor dezelfde producten of diensten. Denk bijvoorbeeld aan een corporatie die gebruik maakt van negen bloemisten in de regio. Het kan kosten besparen om zaken samen te voegen en neer te leggen bij één leverancier. Daar praten we dan samen over", aldus Van den Berg. Daarnaast helpt een analyse van leveranciers ook bij het opschonen van de systemen. In veel gevallen blijken leveranciers er namelijk dubbel in te staan, of sommigen zijn al lang opgeheven of zelfs failliet.

Leveranciersanalyses vormen dus een betrouwbare basis om gedegen en onderbouwde beslissingen te nemen. Daarnaast kunnen de nieuwe inzichten zorgen voor een flinke efficiency slag. "Wij geven inzichten en advies, maar zullen nooit roepen dat u afscheid moet nemen van een leverancier. Die beslissing is aan de woningcorporatie zelf" sluit Van den Berg af.

Meer weten over de uitdagingen van de woningbouwcorporaties en hoe Graydon kan helpen deze uitdagingen het hoofd te bieden? Lees dan onze Market Outlook Paper ‘Woningbouwcorporatie: ken uw leveranciers!’