Debiteurenbeheer

Bedrijven doen er alles aan om scherp in te kopen en met maximale winst te verkopen. Vervolgens verliezen ze door slecht debiteurenbeheer in de laatste fase van het verkoopproces (de betaling) alsnog geld. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer - wat het belang ervan direct weergeeft. Debiteurenbeheer houdt ook veel meer in dan het aansporen van klanten om te betalen. Het gaat er mede over om de reden van het niet-betalen te achterhalen. Misschien is een dienst of product niet geleverd? Of staat er een administratieve fout op de factuur? Goed debiteurenbeheer is een totaalproces dat uit het volgende bestaat:

• Vooraf bepalen van de kredietwaardigheid van klanten.
• Regelmatig scannen en monitoren van klanten op kredietrisico’s. 
• Onderhouden van klantrelaties.
• Tijdig signaleren van achterstallige betalingen.
• Tijdig signaleren van klachten.
• Terugdringen van het totale openstaande saldo (DSO).
• Voorkomen van afschrijvingen op debiteurtegoeden.

Goed debiteurenbeheer levert een directe bijdrage aan de winst, omdat minder op debiteuren hoeft te worden afgeschreven. Daarnaast beschikt het bedrijf over een betere cashflow en beschikbare liquiditeit die kan worden gebruikt voor aankopen of investeringen. Bovendien draagt goed debiteurenbeheer bij aan een positief en professioneel bedrijfsimago.

In principe bestaat het opstellen van gedegen debiteurenbeheer uit twee stappen. U bepaalt eerst uw strategie - en stelt vervolgens passende procedures op.

Stap 1. Bepaal de strategie

• Welke klanten accepteert u en onder welke voorwaarden?
• Welke klanten monitort u?
• Van welke klant neemt u afscheid - en wanneer?

Stap 2. Stel passende procedures op

• Hoe ziet uw facturatieproces eruit?
• Hoe ziet uw factuur eruit?
• Wanneer doet u een telefonische aanmaning?
• Wanneer volgt een schriftelijke aanmaning?
• Hoe ziet de aanmaning eruit?
• Wanneer schakelt u een incassobureau in?
• Wanneer gaat u procederen?
• Wat is daarin de rol van uw medewerkers? Kiest u voor outsourcing of eigen beheer?

Bedrijven werken met verschillende applicaties en systemen om risico’s te beperken en gegevens bij te houden. Deze kunnen u helpen bij het opzetten en inrichten van het debiteurenbeheer.

• Acceptatiesysteem. Op basis van kredietinformatie wordt bepaald of een nieuwe klant geaccepteerd wordt. Dit kan handmatig of geautomatiseerd gebeuren. 
• Monitoringsysteem. Dit systeem monitort de gehele portefeuille voor continu inzicht in bestaande klanten en leveranciers. Zeker bij ketenpartijen is het laatste belangrijk.
• Facturatiesysteem. Facturen kunnen handmatig of geautomatiseerd worden verstuurd (eventueel als eFactuur) – waarop aanmaningen logisch moeten aansluiten. 
• Boekhoudsysteem. Alle debiteuren en crediteuren worden hierin geboekt, wat de basis biedt voor inzicht in de cashflow en het debiteurenrisico. 
• CRM-systeem. In het Customer Relationship Management (CRM) systeem staat informatie over afspraken, contacten en contracten met klanten. Ook klachten kunnen hierin worden verwerkt, voor beter inzicht in de achtergrond van niet-betalingen.

Met het automatiseren van debiteurenbeheer kunnen alle hiervoor genoemde systemen aan elkaar worden gekoppeld. Dit leidt tot een efficiëntere workflow, maar ook tot beter inzicht doordat cashflow- en klantrapportages eenvoudig kunnen worden gegenereerd. Door kredietinformatie automatisch te koppelen, wordt het percentage niet-betalende nieuwe klanten verlaagd. En door incasso's automatisch in het proces te integreren, wordt ook het percentage niet-betalende bestaande klanten verminderd. Klik hier voor meer informatie over een efficiënter en effectiever debiteurenbeleid.

De rol van creditmanagement verandert. Zo dient hij ervoor te zorgen dat het debiteurenbeheer, het marketingbeleid en de verkoop elkaar versterken en zeker niet tegenwerken en groeit creditmanagement van reactief naar proactief, wordt winstoptimalisatie steeds belangrijker en heeft (big) data steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe past u deze trends succesvol toe? Deze whitepaper helpt u op weg naar modern creditmanagement.

Leer hoe u een effectieve en vooruitstrevende creditmanagementafdeling creeërt.